Afvisning af leverandør eller tilbud
- Former user (Deleted)
Afvisning af leverandører sker med den samme knap, uanset hvor du er i indkøbsprocessen, eller om det er leverandøren eller tilbudet, der skal afvises.
Gå til fanen Leverandører, og rul ned til listen over leverandører.
Klik på håndikonet
Du kommer nu ind på siden for denne leverandør og får denne boks op.
Her kan du indtaste en kommentar i tekstfeltet, og du kan uploade et dokument.
Forskellige købere har forskellige fremgangsmåder, og du kan bruge den procedure, der passer dig bedst:
Nogle vælger at skrive hele årsagen til afvisning i tekstboksen. Teksten, du indtaster her, overføres til indkøbsprotokollen og vises også i meddelelsen sendt til leverandøren.
Andre vælger at skrive et separat brev med begrundelsen for afvisning og uploade dette som en vedhæftet fil. I så fald kan du skrive "Se vedhæftet brev" eller lignende i tekstboksen. For at leverandøren kan læse brevet, skal det være markeret "Giv leverandør adgang til afvisningsdokumenter", men dette er som standard markeret.
Bemærk, at den besked, du skriver i tekstboksen, overføres til protokollen.
Her har vi indtastet en kort tekst som et eksempel.
Når du klikker på Afvis-knappen, sendes en e-mail til sælgeren, der meddeler dem, at de har modtaget en besked i Mercell.
Du kan finde den eller de afviste leverandører under menuen “status øvrige leverandører”.
Meddelelse sendes til leverandøren
Emnefeltet i e-mailen har navnet på udbuddet og teksten "Ordregiver har valgt ikke at fortsætte med dig som leverandør". Det er derfor klart for leverandøren, at der er sket noget med leverandørens status.
Når han klikker på linket i e-mailen, kommer han til denne meddelelse i Mercell. Her ser du, at den begrundelse, vi skrev i infoboksen, vises direkte i denne meddelelse.
Tjek om leverandøren har læst beskeden
Når beskeden er sendt, kan du kontrollere, om modtageren har læst den. Gå til fanen Log på udbuddet.
Klik på link til systembesked
På billedet ovenfor ser du en lille konvolut foran firmanavnet. Den lille konvolut angiver, om beskeden er læst eller ej.
 | Beskeden er ikke læst |
 | Beskeden er læst. Holder du markøren over konvolutten, vil du se tidspunktet beskeden blev læst på. |
Visning af afvisningsoplysninger hos leverandøren
Leverandøren har adgang til både begrundelsen og dokumentet, hvis du har uploadet en vedhæftet fil på fanen Afvisning i udbuddet.
Inviter sælgeren tilbage
Hvis du af forskellige årsager skal tage leverandøren tilbage i varmen, kan du gøre dette med knappen Inviter igen. Gå til fanen Leverandører og undermenuen Status for andre leverandører. Der finder du et lille kryds i højre side af skærmen.
Hvis du klikker på leverandørnavnet vil du også finde knappen, hvor du igen kan invitere tilbage.
Klik på knappen og du får en boks op, hvor du må udfylde en begrundelse.
Hvis du ikke udfylder en begrundelse, modtager du en besked om dette.
Inviter en leverandør igen efter opgaven
Det sker fra tid til anden, at en afvist leverandør klager over tildelingen og får medhold. Hvis du er nødt til at invitere en afvist leverandør, efter at tildelingsbeslutningen er sendt, skal du klikke på Revaluering for at åbne udbuddet igen.
Udbuddet er nu i evalueringsstatus, og du har mulighed for at invitere en afvist leverandør igen. Følg den samme opskrift som ovenfor.