Kommunikation med leverandører

Denne vejledning er for ordregivere

Fanen "Kommunikation" vises på alle udbud både før og efter publicering.

Kommunikationsløsningen i Mercell består af:

Kommunikation: Kommunikation bør kun bruges, når der kun sendes meddelelser til en eller et udvalg af leverandørerne.
Tillægsinformation: Oplysninger, der tilfalder alle registrerede leverandører, skal finde sted gennem funktionen for tillægsinformation.

Det anbefales, at al kommunikation og korrespondance med leverandører finder sted gennem kommunikationsløsningen, og at brugen af traditionel e-mail undgås. Så vil det være let at dokumentere al kommunikation, der har fundet sted under udbuddet, og du har al kommunikation ét sted.

Kommunikation

Når du klikker på Indbakke til venstre, får du en liste over indgående beskeder fra udbyderne. Hvis du klikker på beskeden i indbakken, kan du læse beskeden i vinduet til højre.

Knapperne over meddelelsen har følgende funktioner:

	Med denne knappen kan du sende et svar direkte til afsender. Ingen af de andre leverandørene vil se denne besked.
	Med denne knappen kan du videresende beskeden, f.eks. til en kollega.
	Med denne knappen kan du give beskeden en type/kategori. Denne funktion forudsætter at systemadministratoren hos jer har oprettet beskedkategorier.
	Med denne knap kan du gemme beskeden i arkivet. Du finder arkivet i mappelisten til venstre på skærmen. Denne knap har ingen forbindelse til sag / arkiv i din virksomhed. Hvis du har integration mellem Mercell og sag / arkiv, registreres beskeden automatisk.
	Når du klikker på denne knap, downloader du en pdf af beskeden. Du kan derefter manuelt arkivere dette i en sag / et arkiv. Du kan også udskrive beskeden på papir.

Sende en besked til en eller flere leverandører

Husk, at oplysninger, der vil påvirke, hvordan leverandører laver deres tilbud, skal sendes til alle leverandører. Derefter skal du bruge funktionen til yderligere information.

Hvis du skal sende en besked til en eller flere af leverandørene, klikker du på “Ny besked” til venstre i billedet.

Klik for at sætte modtager/modtagere på.

Kontroller den eller de udbydere, som du sender beskeden til. Klik derefter på pilen i midten af skærmen for at flytte modtageren til listen over modtagere.

Klik så på:

Beskeden sendes som en blind kopi. Dette betyder, at den enkelte modtager ikke kan se, om andre har modtaget den samme besked.

Giv beskeden et emne, skriv beskeden og klik på “Send”. Du kan også gemme beskeden som en kladde, hvis du ikke vil sende den med det samme.

Når beskeden er sendt, kan du kontrollere, om modtageren har læst den. Den lille konvolut angiver, om beskeden er læst eller ej.

	Beskeden er ikke læst
	Beskeden er læst. Holder du markøren over konvolutten, vil du se hvornår beskeden blev læst.

Send tillægsinformation til alle leverandører

Når du modtager et spørgsmål fra en leverandør, er udgangspunktet, at både spørgsmålet og svaret skal sendes til alle leverandører, der har registreret en interesse i udbuddet. Den eneste undtagelse er, når svaret kun vedrører en leverandør.

Sørg for, at du opretholder udbyderens anonymitet. Hvis spørgsmålet stilles på en måde, der gør det muligt at identificere, hvem der stillede spørgsmålet, skal du sørge for at omformulere ordlyden for at anonymisere afsenderen.

For at sende nye oplysninger til leverandørerne skal du gå til “Yderligere oplysninger” og klikke på “+Ny tillægsinformation”.

Udfyld emne, spørgsmål og svar i beskrivelsesfeltet. Her kan du samle flere spørgsmål og svar i en og samme besked.

Det er også muligt at sende vedhæftede filer ved at klikke på + Upload. Denne funktion skal dog bruges med forsigtighed. Vores anbefaling er, at alle udbudsdokumenter, både originale og eventuelt opdaterede, skal være under filer i Mercell og derfor IKKE sendes som vedhæftet fil her. På denne måde sikrer du, at leverandørerne til enhver tid har dokumenterne et sted i udbuddet og ikke spredt over forskellige steder (dokumenter og tillægsinformation).

Klik derefter på “Send” og OK i det felt, der vises.

Alle leverandører, der har registreret en interesse i udbud, modtager nu en e-mail med underretning, hvis der er sendt nye oplysninger i udbuddet.