Innkjøpsposter og kriterier

Ting som tilbys i Mercell Sourcing kalles innkjøpsvarer. Innkjøpsvarer opprettes enten i “grupper” eller “deler”.

• Hvis det aktuelle kjøpet er inndelt i deler opprettes en ny seksjon under “Innkjøpsposter og kriterer” der objektene oppføres.

• Hvis kjøpet ikke er inndelt i deler opprettes en gruppe under “Innkjøpsposter og krav” der objektene oppføres

Du kan også legge til krav for objekter og også angi kvalitetspoeng for dem hvis du bruker kvalitetspoengbasert definisjon av innkjøpselementkrav. Der det er aktuelt, angi ytterligere eller innledende informasjon relatert til kravene for innkjøpselementet angående responsen og responderen.

Innledende informasjon

Du kan velge en innledning fra forhåndslagrede tekster for innkjøpskravene eller ved å skrive inn innledningen i tekstfeltet.

• Merk: Hvis du vil lagre dette som en forhåndslagret tekst, merker du av i boksen “Legg til som forhåndslagret” og skriver inn et navn på teksten. Når du klikker på Legg til i den overordnede fanen, blir denne teksten lagret som en forhåndslagret tekst for fremtidig bruk.

Du kan skjule all poengrelatert informasjon fra leverandøren ved å velge “Skjul alle poengdata fra anbudsgivere”.

Legg til en gruppe

Hvis du har valgt at anskaffelsesobjektet ikke kan deles inn i partier, og at delsvar i partier ikke tillates, har du kun mulighet til å velge “Legg til gruppe” i fanen for innkjøpsposter og krav.

“Legg til grupp” vil la deg lage en ny gruppe for anskaffelsesobjekter. I vinduet som dukker opp kan du gjøre følgende:

• Gi gruppen et navn

• Angi pris og prisdesimaler

• Legge til anskaffelsesobjekt og krav

Legg til et delområde

Hvis anskaffelsesobjektet kan deles inn i partier, og at delsvar i partier er lov, kan du lage delområder i fanen for innkjøpsposter og krav.

Et nytt delområde blir laget når du trykker på knappen “Legg til delområde”. Herfra kan du legge til følgende detaljer:

• Gi delområdet et navn

• Angi pris og prisdesimaler

• Legg til anskaffelsesobjekt og krav

• Hvis deltilbud er tillatt og forholdet til de minste er valgt som beregningsmåte for prispoeng vises følgende alternativer:

  • Delvise anbud med delområde tillatt

    • Hvis «Ja» er valgt, kan tilbyderen bestemme hvilke varer i delområdet de tilbyr og hvilke de ikke tilbyr

  • Artikkelens vekt i den maksimale prispoengsummen kan bestemmes

    • Hvis «Ja» er valgt, er det mulig å definere en vekt for ulike varer ut fra maksimalprisen (se artikkelen Prisvekt)

  • Delområde skal anbudsføres

    • Hvis «Ja» er valgt, kan ikke tilbyderen forlate anbudskonkurransen uten å gi tilbud på delområdet.

Behandling av alle grupper eller delområder

Øverst til høyre i kriteriedelen av anskaffelsesobjektet finnes det funksjonsikoner som gjør det mulig å behandle alle grupper/områder samtidig.

• Kontroller informasjon

  • Systemet markerer manglende obligatorisk informasjon eller motstridende valg med rødt

• Forhåndsvisning (øyeikon)

  • Forhåndsvisningen åpnes i en egen fane, der du kan se hvordan inndataskjemaet for innkjøpsobjektene og kriterieseksjonen ser ut for anbudsgiveren.

  • MERK! Hvis det finnes flere underområder eller grupper i anskaffelsen, er de lukket som standard, og ønsket gruppe/underområde kan åpnes via lenken «Utvid gruppe >>».

• Felt for metadata om varen

  • Funksjonen kan brukes til å legge til spesifikke tilleggsdatafelter for alle innkjøpsartikler på én gang (f.eks. pakningsstørrelse, produktkode).

• Last opp innkjøpsartikler fra en Excel-fil (se instruksjonene nedenfor)

  • Du kan importere innkjøpspostene på én gang ved å importere en Excel-fil i et bestemt format

• Lukk alle grupper/delområder

  • Du kan lukke alle grupper/seksjoner du oppretter i rader for enkel administrasjon

• Åpne alle grupper/delområder

  • Du kan åpne alle grupper/underområder du har opprettet, slik at all informasjon i hver seksjon blir synlig

Behandling av en enkelt gruppe eller et delområde

Øverst til høyre i hver gruppe/delområde-seksjon finner du funksjonsikoner som du kan bruke til å håndtere den aktuelle gruppen/delområdet.

• Slett de valgte elementene og kriteriene i gruppen/underområdet

  • Velg de ønskede objektene og/eller kriteriene i gruppen/underområdet ved å krysse av i boksen på slutten av hver linje.

  • Klikk på det røde søppelbøtteikonet

• Eksporter valgene til en kriteriegruppe (se artikkelen Kriteriebibliotek)

  • Velg de ønskede elementene og/eller kriteriene i gruppen eller delområdet ved å krysse av i boksen på slutten av linjen.

  • Klikk på ikonet med skyen og pilen

• Kriteriebibliotek (se artikkelen Kriteriebibliotek)

  • Velg de ønskede elementene og/eller kriteriene for gruppen eller underområdet ved å merke av i boksen på slutten av linjen.

  • Klikk på bokikonet

• Flytte eller kopiere objekter og kriterier i en gruppe/et underområde (se artikkelen om flytting og redigering av objekter og kriterier i en gruppe)

  • Velg de ønskede objektene og/eller kriteriene i gruppen eller underområdet ved å krysse av i boksen på slutten av linjen.

  • Klikk på pil-ikonet for fremover

• Lukk gruppen/seksjonen

  • Klikk på understrek-ikonet for å lukke seksjonen og bare se navnet på hver gruppe/underområde.

• Slett gruppe/underområde

  • Fjern hele gruppen/underområdet fra den røde boksen

Innkjøpsobjekter

Innkjøpsobjekter kan opprettes manuelt eller importeres ved hjelp av Excel-import.

Legg til et nytt objekt manuelt

• Legg til en ny objektpost ved å skrive navnet i feltet «Ny post».

• Legg til antallet som skal kjøpes inn (MERK! Hvis du lar antallet som skal kjøpes inn stå tomt, behandler systemet antallet som ett)

• Legg til en enhet

  • Hva er den sammenlignbare enheten, og i hvilken enhet vil du at budgiveren skal angi prisen

Redigere et element

Til høyre for hver varelinje finnes det alternativer for å endre varen.

• Slett elementet

  • Fjern det aktuelle objektet fra gruppen/seksjonen ved å klikke på det røde krysset

• Flytt elementet

  • Du kan flytte elementet til en annen posisjon i gruppen/seksjonen ved å ta tak i pilikonet og dra det til ønsket posisjon (dra og slipp).

  • MERK Hvis du vil flytte et objekt til en annen gruppe/delområde, velger du pilknappen «Flytte og kopiere gruppe/delområde-objekter og -kriterier» øverst i gruppe/delområde-delen

• Utvid flere aktiviteter ved å klikke på ikonet med tre linjer

  • Lukk elementet

    • Klikk på alternativet «Lukk objekt» for å samle detaljene på én linje, slik at det blir enklere å administrere objektene

  • Kopier elementet

    • Funksjonen lager en kopi av objektet

  • Metadata for objektet

    • Funksjonen kan brukes til å definere objektdatafelter til de ekstra metadataene som er definert for alle elementer (se behandling av alle grupper/underområder > ekstra informasjonsfelt for elementer)

Last opp innkjøpsartikler fra en Excel-fil

Varene som skal anskaffes, kan importeres ved hjelp av en Excel-mal i et mengdeformat.

• Velg «Last opp innkjøpsartikler fra en Excel-fil»

  • I vinduet som åpnes, kan du laste ned den riktige importmalen for mengde ved å klikke på «Last ned mal»

    • Innkjøpspostene er definert i den kvantitative importfilen

• Du kan deretter laste opp filen ved enten å dra den lagrede Excel-filen fra skrivebordet til vinduet, eller du kan klikke på området for å velge filen manuelt

• Kryss av for «Grupper/underområder og objekter» som importeres fra Excel, vil erstatte de nåværende» for å overskrive informasjonen i seksjonen for innkjøpsposter og -kriterier som du tidligere har lagt inn manuelt.

  • Klikk på knappen «Send» for å importere gruppene/underområdene og objektene.

  • Hvis du ikke merker av i denne boksen, vil gruppene/områdene og objektene bli lagt inn etter de eksisterende i fanen

Utfylling av det kvantitative Excel-skjemaet

Excel har felter i mengdeformat der du kan fylle ut de nødvendige opplysningene. Du må fylle ut dataene i kolonnene A og B i arket. Feltene C til F er imidlertid valgfrie. Hvis du fyller ut disse feltene med informasjon, vil de bli overført til under overskriftene for innkjøpsmål.

• I kolonne A definerer du om raden er (OG) en gruppe/et delområde eller (O) en identifikator.

• Navnet på objektet defineres i kolonne B

• Mengden som skal anskaffes, defineres i kolonne C

• Enheten er definert i kolonne D

• Produktkoden defineres i kolonne F

• Fra og med kolonne G kan du opprette egne tilleggskolonner, som vises i anskaffelsespostene som tilleggsinformasjon