Cloudia Kilpailutuksen versiotiedotteet 2021

Tietoa hankinnassa huomioiduista erityiskysymyksistä (Huom! Tämän asennus toteutetaan aiemmin ilmoitetun 31.12.2021 sijaan vasta illalla 25.1.2022)

• Jatkossa ko. osion vastaukset tulevat siirtymään myös Hilmaan

  • Tiedot liittyvät Hankintailmoitukset.fi -palvelun keräämiin tilastotietoihin julkisista hankinnoista

  • HUOM! Tietoja käytetään vain tilastointitarkoituksiin, eikä niitä näytetä julkaistussa ilmoituksessa

Kynnysarvojen päivitys EU-lomakkeille 1.1.2022 (asennus 31.12.2021)

• EU-ilmoitusten kynnysarvot muuttuvat. Muutoksista voi lukea lisää osoitteessa https://tem.fi/-/hankintalainsaadannon-eu-kynnysarvot-muuttuvat-1.1.2022

Tiistain 28.12.2021 järjestelmäpäivityksen aikana asennettiin seuraavia toiminnallisuuksia / parannuksia järjestelmään:

Dokumentit -osio

• Selkeytetty julkaistujen dokumenttien järjestelyä Dokumentit -osiossa.

Vanha kriteeristö

• Vanhan kriteeristön käyttö ei ole enää mahdollista muilla, paitsi kevennetyn kilpailutuksen lomakkeella. Huom! Tämä lomake on käytössä vain osalla hankintayksiköistä, ei siis kaikilla

• Vanhan kriteeristön ilmoituksia/mallipohjia voi kuitenkin edelleen käyttää pohjana. Järjestelmä konvertoi vanhat kriteerit uudelle kriteeristölle

Uusi rooli: hankintajohtaja

*Lisätoiminnallisuus

• Tällä uudella roolilla käyttäjä pääsee:

  • lukemaan ilmoitusten tietoja, saapuneita tarjouksia ja niiden liitteitä, sekä lisäämään/muokkaamaan ilmoituksille merkittyjä vastuu- ja varavastuuhenkilöitä

  • Pääsee osallistumaan sisäisiin keskusteluihin ja tekemään muistiinpanoja (*lisätoiminnallisuus)

  • Pääsee tarkastelemaan Asetukset -osion raportteja ja käyttäjämääriä, sekä hallinnoimaan osion dokumentteja sekä hankintakalenteria

• Roolilla ei kuitenkaan pääse muokkaamaan ilmoitusta, vastaamaan tarjoajien kysymyksiin. 

• Lähetä viesti -osiota hankintajohtaja roolilla pystyy käyttämään

Yksikkötieto ilmoitukselle (kansalliset sekä EU-ilmoitukset)

• Jatkossa kilpailuttavan organisaation yhteystiedoissa määritelty yksikkötieto kirjataan ilmoituksen pdf:lle sekä lähetetään Hilmaan julkaistavaksi yksikkö / alaorganisaatio-tietona
  

  • Organisaation pääkäyttäjät voivat hallinnoida käytettäviä yksiköitä järjestelmän yhteystietorekisterin kautta

Muutosilmoitus päättyneen ilmoituksen pohjalta

• Jatkossa myös päättyneen EU-hankintailmoituksen pohjalta voi luoda muutosilmoituksen

  • Muutosilmoituksella ilmoitetaan tehdyistä muutoksista alkuperäiseen hankintasopimukseen

Tarjouspalvelun ESPD

• Tehty pieni päivitys tarjouspalvelu.fi:n ESPD -osion käyttöliittymän tekstiin/ohjeistukseen ryhmittymän jäsenille ja alihankkijoille.

________________________________________________________________________________



Tiistain 30.11.2021 järjestelmäpäivityksen aikana asennettiin seuraavia toiminnallisuuksia / parannuksia järjestelmään:

Tarjottavien osien enimmäismäärä

• Jatkossa, mikäli hankinta on jaettu osiin ja on valittu, että sopimusten ja hankinnan kohteen osa-alueet liitetetään toisiinsa, pystyy tarjoaja tarjomaan osa-alueita vain asetetun rajoituksen mukaisesti

  • Vahtoehdot ovat (tarjoukset voivat koskea):

    • Kaikkia osia

    • Vain yhtä osaa

    • Osien enimmäismäärä (valinnan jälkeen määritellään, moneenko osa-alueeseen mahdollisestetaan tarjoaminen)

  • Mikäli on valittu että tarjous voi koskea vain yhtä osaa, pystyy tarjoaja jättämään tarjouksen vain yhteen osaan. Mikäli on määritelty, että tarjous voi koskea esimerkiksi max. viittä (5) osaa, pystyy tarjoaja jättämään tarjouksen enintään viiteen osa-alueeseen

• Jos tarjoaja yrittää jättää tarjouksen useampaan osaan, kuin mitä on määritelty, kertoo tarjouspalvelu tästä tarjoajalle, eikä tarjousta voi lähettää, ennenkuin tarjottavien osien määrä on sama tai vähemmän kuin asetettu tarjottavien osien enimmäismäärä
  
  

Kuva: Jos sopimuksia ja hankinnan kohteen osa-alueita ei liitetä toisiinsa, tällöin järjestelmä ei rajoita tarjoajaa teknisesti, vaan tarjouksen voisi jättää esimerkiksi kaikkiin osiin

Sähköisen huutokaupan viranomaistiedot

• Jatkossa osallistumispyyntövaiheen määräajan päätyttyä voi suorittaa yritysten viranomaistietojen tarkastuksen sekä rikosrekisteriotteiden pyytämisen

Mallipohjien liitteet

• Jatkossa mallipohjalle lisätyt liitteet tulevat myös mallipohjan kautta luodun ilmoituksen liitteeksi. Huom! Tämä ei koske jaettuja mallipohjia, vaan näille on erillinen asetus mallipohjan jakamisasetuksissa.

Dynaamisen hankintajärjestelmän korjattavana olevat sisäiset kisat

• Lisätty korjattavana oleville dynaamisen hankintajärjestelmien sisäisille kisoille oma kansio "Korjattavat"

Viranomaistietojen tarkastus

• Tehty parannus tarjoajan virallisen nimen näkyvyyteen

Liitteiden pakottaminen mallipohjalta ilmoitukselle

*Lisätoiminnallisuus

• Toiminnallisuus mahdollistaa Admin-tasoisen käyttäjän pakottamaan valittuja liitteitä mallipohjien kautta luoduille ilmoituksille

  • Pakollisuus määritellään joko mallipohjan "Liitteet ja linkit" tai Dokumentit -välilehden "Ilmoituksen liitteet" osiossa. Mikäli liite on asetettu pakolliseksi, ei liitettä voi poistaa mallipohjan kautta luodulta ilmoitukselta

Sisäiset muistiinpanot

*Lisätoiminnallisuus

• Toiminnallisuus mahdollistaa sisäisten muistiinpanojen merkitsemisen ilmoituksille

• Muistiinpanot saa ladattua PDF-muodossa Dokumentit -välilehdeltä

Kuva: Lisättyä muistiinpanoa voi muokata tai sen voi myös tarvittaessa poistaa

_______________________________________________________________________________________________________


Tiistain 26.10.2021 järjestelmäpäivityksen aikana asennettiin seuraavia toiminnallisuuksia / parannuksia järjestelmään:

Kansallinen ja EU-suunnittelukilpailu
*lisätoiminnallisuus

• Järjestelmään on lisätty seuraavia uusia ilmoituslomakkeita: Kansallinen suunnitelukilpailu, EU-suunnittelukilpailu sekä EU-suunnittelukilpailun jälki-ilmoitus. Huom! Nämä lomakkeet on tilattavissa erikseen, eivätkä ole automaattisesti käytössä kaikilla organisaatioilla.

Hankintakalenteri
*lisätoiminnallisuus

• Jatkossa Hankintakalenteri.fi -palveluun on mahdollista julkaista tietoa tulevista hankinnoista kalenterimuodossa

  • Toiminto löytyy kohdasta Asetukset > Hankintakalenteri

• Toiminnallisuuteen on lisätty mahdollisuus käyttää RSS-syötettä kalenterinäkymän liittämisessä verkkosivulle esim. organisaation kotisivuille

Tarjouspyynnön PDF

Jatkossa ilmoitusten PDF:illä näytetään tieto, mikäli osa-tarjouksia ei sallita



___________________________________________________________________________________________________


Tiistain 28.09.2021 järjestelmäpäivityksen aikana asennettiin seuraavia parannuksia järjestelmään:

Rikosrekisteriote

• Rikosrekisteriotteen toimituspyynnöstä muodostuu PDF-dokumentti. PDF-dokumentti tallentuu Dokumentit -osion dokumenttipakettiin, jonka käyttäjä voi ladata koneelleen zip-pakettina

Huutokauppa

• Huutokaupasta koostettava excel-raportti pitää jatkossa sisällään tiedon huutojen/tarjousten kokonaismäärästä

Kahden kuoren menettely mahdollisuus sisäisiin kisoihin ja minikisoihin

• Puitejärjestelyn minikisoissa sekä Dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisissä kisoissa on mahdollista ottaa käyttöön kahden kuoren menettely

Tarjousten ESPD

• Tarjousten ESPD:ltä näkee jatkossa myös hankintayksikön mahdollisesti asettamat minimivaatimukset

Lisävalinnat ilmoituksille tiettyjen CPV-koodien mukaan

• Uusi laki tieliikenteen puhtaiden ja energiatehokkaiden ajoneuvojen hankinnoista tuo hankintayksiköille uusia vaatimuksia hankinta- ja jälki-ilmoituksien ilmoitusvelvollisuuksiin. Tiettyjen CPV-koodien yhteydessä hankintayksikön tulee ilmoittaa lisätietoja kilpailutettavista ajoneuvoista/ajoneuvopalveluista.

• Toiminto sisältää uusia lisävalinta -kohtia hankinta- ja jälki-ilmoituksille

Vastuuhenkilö ja oikeudet

• Jatkossa ilmoituksen laatija voi määritellä ilmoitukselle muokkausoikeuksia; kenellä on oikeudet muokata ilmoitusta riippumatta ilmoituksen tilasta

• Ilmoituksen luontivaiheessa päävastuuhenkilöksi tulee automaattisesti ilmoituksen luoja eikä muokkausoikeuksia ole rajattu

• Huom! Jatkossa kilpailutukseen liittyvät ilmoitus-/hälytysviestit lähetetään määritellyille vastuu- ja varavastuuhenkilöille. Ilmoitusviestejä ei lähetetä enää hankintayksikön sähköpostiosoite -kenttään ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.

Lähetä viesti -toiminto

*lisätoiminnallisuus

• Lähetä viesti-toiminnon vastaanottajaksi voi valita päättyneessä vaiheessa olevan ilmoituksen osalta, kenelle tarjouksen toimittaneille tahoille viesti lähetetään.

________________________________________________________________________________________________________________

Tiistain 22.06.2021 järjestelmäpäivityksen aikana asennettiin seuraavia parannuksia järjestelmään:

ESPD-lomakkeen mallipohja

• Mahdollisuus käyttää pääkäyttäjään luomaa mallipohjaa niissä kilpailutuksissa, jossa ESPD-lomakkeen käyttö on mahdollista

• Mallipohjan voi luoda "asetukset - ESPD-mallipohjat" osiossa

Liikesalaisuustietojen käsittely rivikohtaisesti

• Merkitse liikesalaisuuksia -toimintoon lisäys: Mahdollistaa vertailutaulukon liikesalaisuustietojen massana kaikille toimittajille saman kriteerivastauksen osalta

Mahdollisuus luoda uusi kriteeri haluttuun väliin

• Hankinnan kohteen kriteereissä,  käyttäjä voi luoda uuden kriteerikysymyksen haluttuun väliin kriteerilomakkeistoilla

Viranomaistietojen haku - haun käynnistäminen massana tarjoajaryhmittymästä

• Viranomaistietojen haku toimintoon päivitys jossa voidaan käynnistää tai päivittää tietojen haku massana koko tarjoajaryhmittymästä

Jälki-ilmoitukselle automaattisesti tulevat tiedot - päivitys

• Päivityksiä jälki-ilmoitukselle automaattisesti poimittaviin tietoihin.

Pisteytyksen desimaalimuutos

• Pistetytyksessä huomiotua desimaalimäärä tarkennettu, jotta mahd. tasatilanteet esim. toisiaan lähellä olevien hintojen osalta voidaan tunnistaa paremmin huutokaupassa. Jatkossa huomioidaan 5 desimaalin tarkkuudella.

• Desimaalit tarkemmin näkyvissä myös käyttöliittymällä ja pdf tulosteissa.

Puitejärjestelyn ja DPS lukitsemistoiminnot - raja-arvot hinta&laatu

• Mahdollisuus asettaa mallipohjille hankinnan kohteen kriteereihin raja-arvot joilla ohjataan puitejärjestelyjen ja dynaamisten hankintajärjestelmien sisäisiä kilpailutuksia tekeviä käyttäjiä noudattamaan organisaation ohjeistuksia.

Sähköinen huutokauppa

• Järjestelmä estää huutokauppavaiheen huudot, jotka johtavat tasatilanteeseen johtavan tarjoajan kanssa.

________________________________________________________________________________________________________________

Tiistain 08.06.2021 järjestelmäpäivityksen aikana asennettiin seuraavia parannuksia järjestelmään: 

Muutosilmoituksen luominen

Päättyneen EU-ilmoituksen pohjalta mahdollisuus luoda muutosilmoitus. Tämä toiminnallisuus oli aiemmin vain päättyneen ilmoituksen "toiminnot-osiossa"

Ylänavigaatioon suora linkki versiotiedotteisiin

Kilpailutuksen yläpalkkiin lisätty suora linkki tukiportaalin versiotiedotteisiin

Ylänavigaation Cloudia moduulien nimipäivitys

• Yläpalkin Cloudia tuoteperheen nimien päivitys UI:n mukaiseksi

• Jos organisaatiolla on useita Cloudia tuotteita käytössä, näkyy kaikki tuotteet jokaisen tuotteen alla samassa järjestyksessä (käytettävästä tuotteesta riippumatta).

• Jos käyttöoikeutta ei ole johonkin moduuliin, tämä moduuli näkyy harmaana.

________________________________________________________________________________________________________________

Tiistain 26.05.2021 järjestelmäpäivityksen aikana asennettiin seuraavia parannuksia järjestelmään: 

Osa-alueen huomioiminen DPS ja Puitejärjestelyt sis. kilpailutuksissa - kaikki osa-alueet valinta pois

• Jatkossa ei voi tehdä osa-aluettaista kisaa suoraan ”kaikki osa-alueet” valinnalla

Korjaus, että keskeneräistä minikilpailutusta ei julkaista toimittajalle, joka ollut puitejärjestelyssä, mutta syystä tai toisesta poistettu siitä

• Jos toimittaja on poistettu puitejärjestelystä, poistuu se myös keskeneräisiltä kilpailutuksilta julkaisulistasta.

Tarjouspalveluun popuppiin rivinvaihdot

• Muutoksen myötä ESPD-tarkenteiden rivinvaihdot toimivat paremmin Tarjouspalvelussa.

Sähköinen huutokauppa - muutos jatkoajan kuvaukseen

• Lisätty tarkennuksia tekstikuvauksiin huutokaupan asetuksissa ja kutsuviestissä, siten että jatkoaikaan liittyvät kuvaukset eritelty selkeämmäksi.
  
  

________________________________________________________________________________________________________________

Tiistain 11.05.2021 järjestelmäpäivityksen aikana asennettiin seuraavia parannuksia järjestelmään: 

Kysymykset ja vastaukset - dokumentti

*lisätoiminnallisuus

• Kysymykset ja vastaukset-dokumentti on mahdollista ladata myös OpenXML-muodossa dokumentit-osiosta. Tässä muodossa kysymyksiä ja vastauksia on helpompi jatkokäsitellä järjestelmän ulkopuolella.

Hintaa ei kysytä

• Hankinnan kohteen kriteereihin on tehty muutos, jos kohteelle on hinnan kysyntä tavaksi valittu "hintaa ei kysytä"  ei tulostu tarjouslomakkeelle sekä pdf-tulosteeseen

Jälki-ilmoituksen tekeminen on mahdollista suoraan EU-suorahankintailmoituksen pohjalta

• Toiminnot listaukseen lisätty "tee jälki-ilmoitus tämän ilmoituksen pohjalta", jolloin järjestelmä luo suoraan EU jälki-ilmoituksen kyseisen EU-suorahankintailmoituksen pohjalta.

Kansallinen putu-hankintailmoitus korjaukset jatkoa: ilmoitusosiot III.2) - III.2.3)

* asiakkaat, joilla on putu-lomake käytössä

• Kansalliselle sekä EU puolutus-ja turvallisuuslomakkeelle korjattu kohdat III.2) sekä III.2.3) Hilmaa vastaaviksi

Viestien lähettäjä tietosuoja-asetuksen mukaiseksi

• Lähetettyjen viestien lähettäjätieto tarkastettu ja korjattu siten, että noudattaa tietosuojaselosteen mukaista mallia

• Automattisesti tulevat henkilötiedot poistettu viesteistä

________________________________________________________________________________________________________________

Tiistain 13.04.2021 järjestelmäpäivityksen aikana asennettiin seuraavia parannuksia järjestelmään: 

EU-jälki-ilmoitus 

• Mahdollisuus tehdä samasta EU-ilmoituksesta useampi jälki-ilmoitus toiminnallisuuden "tee jälki-ilmoitus tämän hankintailmoituksen pohjalta"

• Järjestelmä ilmoittaa, jos ilmoituksen pohjalta on luotu aiemmin jälki-ilmoitus

_______________________________________________________________________________________________________________

Tiistain 30.03.2021 järjestelmäpäivityksen aikana asennettiin seuraava parannus järjestelmään: 

EU-ilmoitusten EUVL-numero

• EU ilmoitusten EUVL-numeron pakollisuus on poistettu

• EUVL-numero tulee jatkossa automaattisesti ilmoitukselle sisäisenä tietona, joten sitä ei ole enää pakollista täyttää.

• Järjestelmään lisätty ohje käyttäjälle EUVL-numero osioon

_______________________________________________________________________________________________________________

Tiistain 16.03.2021 järjestelmäpäivityksen aikana asennettiin seuraavia parannuksia järjestelmään: 

Tarjoajien s.postiosoitteet exceliin

• DPS:n ja puitejärjestelyn sähköpostilista voidaan tuoda exceliin.

• Toiminnallisuus löytyy osioista:

  • sähköpostilista - tarjoajat "vie tarjoajien sähköpostiosoitteet exceliin" 

  • dokumentit - muut dokumentit "vie tarjoajien sähköpostiosoitteet exceliin" 

Keskeytys-toiminto

• Puitejärjestelyyn sekä DPS:n lisätty sisäisten kilpailutusten keskeytys-toiminnallisuus.

• Sisäinen kilpailutus on siis mahdollista keskeyttää, jolloin se siirtyy "keskeytetyt-kansioon", joka löytyy sisäisten kilpailutusten kansio-näkymästä.

Palaa takaisin-valinta

• Ilmoituksissa, joissa käytetään ESPD-lomaketta on kilpailutuksen päättymisen jälkeen mahdollista tarkastaa viranomaistiedot. Tähän osioon on nyt lisättu "palaa takaisin"-valinta

________________________________________________________________________________________________________________

Eilisen 16.02.2021 järjestelmäpäivityksen aikana asennettiin seuraavia parannuksia järjestelmään: 

Järjestelmästä lähtevät sähköpostiviestit

*lisätoiminnallisuus

• Järjestelmän lähettämistä sähköposteista kopio tarjouspyyntökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen, sekä hankintayksikkökohtainen valinta tarjouspyyntöjen viestin kopioista

• Ilmoituksille on avattu uusi kenttä ”Osoite johon kopio ilmoitukseen liittyvistä sähköposteista lähetetään”.

  • Käyttäjä voi syöttää sähköpostiosoitteen johon lähetetään kopio kaikista kyseiseen ilmoitukseen liittyvistä järjestelmän toimittamista sähköpostiviesteistä.

  • Viestikopio lähetetään myös niistä viesteistä, jotka toimitetaan toimittajille.

KUVA: Toiminnallisuus löytyy osiosta Tarjouspalvelun tiedot

• Pääkäyttäjille on lisäksi avattu näkymä kaikista järjestelmän toimittamista sähköpostiviesti-ilmoituksista sekä päätösvalta siitä, mistä kaikista järjestelmäviesteistä edellä mainittu kopioviesti toimitetaan.

• Tämä toiminnallisuus löytyy kohdasta asetukset - järjestelmäviestien kopiot 

  • Toiminto mahdollistaa hankintayksiköille paremman seurannan ja läpinäkyvyyden ilmoitukseen liittyvän järjestelmäviestinnän osalta.

Tieto kutsuttavien toimijoiden määrästä toimittajavalinnan yhteyteen

Monivaiheisissa menettelyissä hankintayksikkö voi ilmoittaa suunnitellun määrän toimittajia, jotka kutsutaan seuraavalle kierrokselle. Jos tieto on kirjattu hankintailmoitukselle, tuodaan se jatkossa käyttäjälle näkyviin vertailutaulukon toimittajavalintakohdan yhteyteen. Toiminto lisää järjestelmän käytettävyyttä osallistumishakemusten käsittelyn yhteydessä, kun asiaa ei tarvitse erikseen tarkistaa ilmoituksen pdf:ltä.

Lähetä viesti- toiminnallisuus: vastaanottajien valinta

Päättyneillä ilmoituksilla on mahdollista jatkossa valita Lähetä viesti -toiminnallisuuden vastaanottajaksi valitut hakemuksen/tarjouksen lähettäneet toimittajat. Toiminnolla on mm. mahdollista lähettää neuvottelumenettelyissä valituille toimittajille lisäinformaatiota tulevista neuvotteluista, ennen varsinaisen neuvottelukierroksen julkaisua.

Korjausilmoituksen julkaisusta virheilmoitus, jos edellistä ilmoitusta ei ole julkaistu vielä Tedissä

Esto korjausilmoituksen julkaisuun jos julkaisu tehty Hilmassa, mutta ei vielä TED:ssä. Toiminnolla estetään potentiaalisia virhetilanteita, jotka aiheutuvat TED tarkastuksen viiveestä.