I en konkurranse med forhandlinger, må man levere reviderte tilbud, ofte etter at det er gjennomført møter eller andre avklaringer om hva som bør forbedres i et revidert tilbud.
I Mercell kan oppdragsgiver gjøre dette på forskjellige måter, og noen benytter en egen modul for nettopp forhandlinger. For deg som er leverandør vil levering av et revidert tilbud oppleves på samme måte som å levere et helt vanlig tilbud.
Det kan hende dere opplever at innkjøper henviser til “forhandlingsmodulen” i Mercell når dere blir instruert i å levere revidert tilbud. Dette skyldes at innkjøper ikke kjenner til leverandørsiden av en forhandlet konkurranse. Som leverandør leverer du altså tilbud på vanlig måte, men vi vil allikevel vise deg hvordan det foregår i praksis.
Slik oppretter innkjøper forhandlingsrunder
Dette er egentlig ikke så viktig for deg som leverandør hvordan dette fungerer, men det kan være nyttig å kjenne til.
Når det første tilbudet er evaluert, kan innkjøper aktivere forhandlingsmodulen og opprette forhandlingsrunder. Innkjøper kan gjøre forskjellige innstillinger på forhandlingsrundene:
Alle leverandører kan ha samme eller forskjellige frister. I tilfeller der det er gjennomført møter over flere dager, bør de forskjellige leverandørene ha like lang tid til å levere revidert tilbud. Derfor kan det gis forskjellige frister. I siste forhandlingsrunde skal imidlertid alle ha samme frist.
Reviderte tilbud kan være synlig for innkjøper så fort leverandørene har levert tilbudet, eller først etter at forhandlingsrunden er avsluttet.
Innkjøper kan legge inn kommentarer og laste opp dokumenter til forhandlingsrundene, både felles kommentar og dokument til alle, eller individuelle kommentarer og dokumenter til de enkelte leverandørene.
Dersom du skal besvare tilbudselementer (svare på krav, legge inn priser eller besvare kriterier) direkte i portalen ved tilbudslevering, kan innkjøper velge hvilke tilbudselementer du kan endre i revidert tilbud. Innkjøper kan også legge inn kommentarer knyttet til de enkelte tilbudselementene for å gi leverandørene veiledning om hva som evt. bør endres.
I konkurranser hvor du bare skal laste opp dokumenter, må innkjøper huske å aktivere mulighet for å laste opp dokumenter i forhandlingsrunden.
Hvis innkjøper glemmer å aktivere denne muligheten, får du altså ikke lastet opp nye dokumenter eller endret besvarelsen.