Tiedote 29.5.2023 / eForms-lomakeuudistus julkaistaan syksyllä

Suomi ottaa 1.9.2023 käyttöön uudet vakiolomakkeet EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta. Uudistuksen taustalla on komission täytäntöönpanoasetus (EU) 2019/1780. Cloudia Kilpailutus muuttuu uudistusten vaatimusten mukaisesti ja käyttäjille tullaan julkaisemaan uusia työkaluja, jotta hankintailmoitusten julkaisu on jatkossakin mahdollista ja helppoa osana kilpailutusprosessia.

Tärkeää huomioitavaa eFormsin aikatauluista ja korjausilmoituksista!

• Hilman ohjausryhmä on päättänyt, että Suomessa otetaan 1.9. käyttöön eForms-muotoiset hankintailmoitukset EU-kynnysarvon ylittäville hankinnoille (sis. erityisalojen ja puolustus- ja turvallisuushankinnat)

  • Kaikki uudet EU-ilmoitukset tulee julkaista 1.9. lähtien käyttäen eForms-mukaista ilmoituspohjaa.

  • Vanhoja hankintailmoituksia voi korjata Hilmaan vanhan korjausilmoituksen mukaisesti 30.9. asti.

• 1.10. lähtien tulee mahdolliset korjaukset julkaista eForms-hankintailmoituksen muodossa, vaikka alkuperäinen hankintailmoitus olisi julkaistu vanhan tietomallin mukaisilla vakiolomakkeilla.

  • Koska eForms-tietomalli muuttaa merkittävästi hankintailmoitusten tietomallia, ei eForms-muotoiselle korjausilmoitukselle voida poimia kaikkia tietoja korjattavalta hankintailmoitukselta.

  • Käyttäjän tulee varautua syöttämään manuaalisesti tietoja korjausilmoitukselle, jos korjauksen yhteydessä tietomalli muuttuu vanhasta eForms muotoon. Tietojen vastaavuudesta alkuperäisen korjattavan ilmoituksen sekä eForms korjausilmoituksen välillä vastaa ilmoituksen tekijä, verraten tietosisältöjä korjattavaan hankintailmoitukseen.

  • eForms-korjausilmoitukselle tullaan vaatimaan myös tietoja, joita ei ole alkuperäisessä hankintailmoituksessa ole ilmoitettu.

• Cloudia antaa vahvan suosituksen aikatauluttaa loppukesän ja syksyn julkaistavat hankintailmoitukset siten, ettei konversiota tarvitse tehdä korjausilmoitusta luotaessa.

  • Tämä tarkoittaa sitä, että hankintailmoitusten määräajat suunnitellaan siten, että kilpailutus päättyy hyvissä ajoin ennen 30.9., jos alkuperäinen ilmoitus on julkaistu ennen 1.9. vanhan tietomallin mukaisella hankintailmoituksella.

  • Vaihtoehtoisesti suositellaan odottamaan mahdollisuuksien mukaan 1.9. asti uusien hankintailmoitusten julkaisussa ja täten laatimaan alkuperäinen ilmoitus eForms-muotoisena.

• Ennen 1.9. julkaistut voimassa olevat dynaamiset hankintajärjestelmät ja näiden korjaaminen eForms-uudistuksen myötä

  • Voimassa olevat dynaamiset hankintajärjestelmät jäävät tämän hetken tiedon mukaan sellaisenaan voimaan, eikä niille tarvitse suorittaa konversiota hankintailmoituksen osalta eForms muotoon 1.9. jälkeen.

  • Kuitenkin, mikäli dynaamisesta hankintajärjestelmästä tulee julkaista korjausilmoitus Hilmaan 30.9. jälkeen, tulee käyttäjien varautua konvertoimaan manuaalisesti tietoja eForms-korjausilmoituksen vaatimaan muotoon.