Wat is een verklaring

Verklaring

Een verklaring is een instrument waarmee bewaakt kan worden of een leverancier voldoet aan de gestelde eisen op een specifiek aandachtsgebied. Voor elk aandachtsgebied (bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement of milieumanagement) dat een inkopende organisatie wil bewaken wordt een verklaring aangemaakt. Verklaringen worden toegevoegd aan een leverancier wanneer het betreffende aandachtsgebied relevant is voor een leverancier. Dit om te voorkomen dat verklaringen voor niet relevante aandachtsgebieden zichtbaar worden bij een leverancier. Om vast te kunnen stellen of een leverancier voldoet aan de gestelde eisen kan aan een verklaring een document (of set van documenten) worden toegevegd. Dit wordt een verklaringsdocument genoemd.

Geldigheid

De bewijsvoering van een leverancier dat deze voldoet aan de gestelde eisen voor een bepaald aandachtsgebied kent een geldigheid. Per verklaring kunnen meerdere versies van een verklaringsdocument worden toegevoegd. Elk verklaringsdocument kent daarbij zijn eigen geldigheid.

Typen verklaringen

Als het gaat om het bepalen van de geldigheid van de bewijsvoering van leveranciers zijn er twee typen documenten:

1. De Start/einddatum verklaring

2. De Uitgifte-datum verklaring

Start/einddatum verklaring

Wanneer verwacht wordt dat de aangeleverde bewijsvoering voor een bepaald aandachtsgebied een formele start- en einddatum bevat wordt een Start/einddatumverklaring gebruikt. Met dit type verklaring heeft de leverancier bij het toevoegen van een verklaringsdocument de mogelijkheid een start- en einddatum in te voeren, die aangeven hoe lang de documenten geldig zijn. Deze datums dienen overeen te komen met de start- en einddatum op het verklaringsdocument (bijvoorbeeld het ISO9001-certificaat).

Uitgiftedatum-verklaring

Wanneer verwacht wordt dat de bewijsvoering voor een bepaald aandachtsgebied geen formele einddatum bevat wordt het type Uitgiftedatum-verklaring gebruikt. Bij dit type verklaring wordt in SRM de geldigheid van de verklaring bepaald door bij de uitgiftedatum van het verklaringsdocument een door de inkopende organisatie vastgestelde geldigheidstermijn op te tellen.