Het systeem geeft in verschillende situaties verschillende statussen weer. Hieronder wordt aangegeven welke statussen naar voren kunnen komen met daarbij een uitleg wat de status precies inhoudt.

Ten eerste is er een verschil in ‘Status’ en ‘Naleving’. In de rapport functionaliteit is er de mogelijkheid om te kiezen voor deze twee kolommen. Status betekent hierin de status van het moment, waarbij het gaat om of de verklaring is ingediend of niet. Naleving gaat om wat er gebeurd na de beoordeling van de verklaring. Bijvoorbeeld: Hoe wordt de verklaring geëvalueerd? Voldoet deze of juist niet?

Status

• Evalueer: De status evalueer betekent dat de verklaring is ingediend door de leverancier en dat de inkopende organisatie deze verklaring dient te evalueren/beoordelen.

• Afgemeld: Afgemeld betekent dat de leverancier heeft aangegeven de verklaring niet aan te kunnen leveren.

• In behandeling: De status in behandeling betekent dat de leverancier heeft aangegeven nog bezig te zijn met het verkrijgen en aanleveren van de verklaring. Voor deze status dient de leverancier ook een verwachte datum op te geven wanneer ze daadwerkelijk de verklaring zullen gaan aanleveren.

Als er geen status bij staat betekent dat de leverancier er nog niets mee gedaan heeft.

Naleving

• Voldoet: Wanneer de status ‘voldoet’ is toegekend betekent dit dat de verklaring is goedgekeurd na de evaluatie.

• Voldoetniet: Wanneer de status ‘Voldoetniet’ is toegekend betekent dit dat de verklaring is afgekeurd na de evaluatie.

• Verlopen: De status verlopen komt naar voren als de geldigheidsdatum van de verklaring is verstreken. De leverancier krijgt rond deze periode ook automatisch een herinnering om een nieuwe verklaring te uploaden, zodat de leverancier ruim voor de geldigheidsdatum een nieuwe verklaring kan uploaden. Als dit dus niet gebeurd zal uiteindelijk de status verlopen naar voren komen.