Om interne en externe betrokkenen op de hoogte te houden van de actuele geldigheid van de diverse verklaringsdocumenten worden zij op de onderstaande wijze geïnformeerd door middel van een notificatie.

Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de leverancier geacht wordt 2 weken voor het verlopen van de geldigheid de betreffende verklaring te vernieuwen. In onderstaande toelichting wordt dit de 'gewenste vernieuwdatum' genoemd. De achtergrond hiervan is dat de inkopende organisatie ook de tijd moet hebben om de toegevoegde verklaring te controleren. 

Vendor manager notificatie

·     1 maand voor verlopen verklaring - notificatie binnen SRM

·     Op de dag dat de geldigheid van de verklaring afloopt - notificatie binnen SRM

·     2 weken na verlopen geldigheid verklaring - notificatie binnen SRM

·     Dagelijks overzicht 'niet gelezen' notificaties - via e-mail

Leverancier contactpersoon notificatie

·     1 maand voor verlopen verklaring

·     1 dag voor de gewenste vernieuwdatum

·     1 dag na de gewenste vernieuwdatum

·     1 week na de gewenste vernieuwdatum (vanaf dit moment, totdat leverancier de verklaring heeft toegevoegd blijft hij iedere week een notificatie ontvangen)