HankintaPALA - Päättyvät sopimukset

Toimiva Hankintasopimus - Luonnollisesti koko julkisen hankinnan tavoite on aikaansaada toimiva ja kokonaistaloudellisesti edullisin hankintasopimus.

Hankinnan valmisteluvaiheessa luodaan virallisten hankinta-asiakirjojen joukkoon sopimusluonnos, jonka sisältö ei tule enää muuttua hankintapäätöksen jälkeen. Hankintasopimukseen kirjattujen ehtojen tulee olla kilpailutuksen ehtojen mukainen.

Sopimuksen laadinnassa voidaan käyttää myös hyväksi erilaisia vakiosopimusehtoja. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (eli tuttavallisemmin “JYSE” ) ovat valtiovarainministeriön ylläpitämiä sopimusehtoja. Näissä yleisissä sopimusehdoissa on huomioitu hankintalain sopimuksille asettamat vaatimukset, siinä määrin kuin se on mahdollista yleisissä ehdoissa.  Varsinaisen hankintasopimuksen ehtoja voidaan täydentää yleisillä sopimusehdoilla, ja sopimusasiakirjaan tai tarjouspyyntöön tulee kirjata miten ja miltä osin näitä yleisiä sopimusehtoja sovelletaan tai ei sovelleta.

Sopimusluonnokseen lisätään hankintapäätöksen jälkeen vain hankinnan voittajan tiedot ja hankintasopimus tehdään kirjallisesti. 

Noudata odotusaikaa- Ennen kun voidaan allekirjoittaa EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta hankintasopimus valitun toimittajan kanssa, on odotettava hankintalain mukainen odotusaika.

EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa odotusaika on 14 vuorokautta hankintapäätöksen tiedoksiannosta.

EU-kynnysarvot ylittävissä, mutta puitejärjestelyyn perustuvissa hankinnoissa ja dynaamisissa puitesopimus järjestelyissä odotusajan pituus on lyhyempi, eli 10 vuorokautta.

Tätä odotusaikasääntelyä ei sovelleta kansallisissa hankinnoissa eikä myöskään suorahankinnoissa.

Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa, jos hyväksyttyjä tarjouksia saadaan vain yksi, eikä tarjouskilpailussa ole jäljellä muita asianosaisia.

Ja tämän odotusajan katsotaan pääsääntöisesti käynnistyvän siitä hetkestä, kun sähköinen viesti on sen vastaanottajan laitteessa.

Sopimuskausi alkaa sopimuksessa ilmoitettuna ajankohtana. Usein pohditaan, miten pitkä sopimuskausi voi sitten maksimissaan olla?

Sopimuskausi voi olla kestoltaan määräaikainen, tai toistaiseksi voimassaoleva.

Hankintasopimukseen valitaan yleensä yksi toimittaja, mutta hankintasopimus voidaan tehdä myös puitesopimusjärjestelynä. Puitesopimuksen kesto voi olla korkeintaan 4 vuotta.

Hankintayksikkö valitsee puitejärjestelyyn toimittajat hankintalain mukaisella hankintamenettelyllä ja valittavien toimittajien määrä on ilmoitettava ennakkoon tarjouspyynnössä.

Puitejärjestelyn sisällä voidaan kilpailuttaa sisäisiä hankintoja ( eli järjestää “minikilpailutuksia”) , tai hankintoja voidaan tehdä valituilta toimittajilta hankintasopimuksessa ilmoitetuin ehdoin, ilman erillisiä kilpailutuksia.

Puitejärjestelyn ja siihen perustuvien sopimusten kestoaika ei tarvitse olla keskenään yhtä pitkiä, eli puitejärjestelyyn sisäisesti kilpailutettu hankinta, tai siihen perustuva sopimus voi siis olla kestoltaan pidempi, kuin varsinaisen puitejärjestelyn kesto.

Julkisista hankinnoista annettu laissa, tuttavallisemmin hankintalaissa ei ole määäritetty maksimikestoaikaa hankintasopimukselle, mutta sopimuskauden pituutta rajoittaa hankintalainsäädännön osalta lähinnä hankintayksikön velvollisuus käyttää hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet.

Eli kohdella toimittajia tasapuolisesti, syrjimättä, avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Myös hankinnan ehtojen ja olosuhteiden tulee pysyä muuttumattomina koko oletetun sopimuskauden aikana.

Määräaikaisessa hankintasopimuksessa etuna on ehdottomasti se, että markkinoilla toimivat muut toimittajat voivat luottaa siihen, että palvelu, tavara tai urakka tulee uudelleen kilpailutettavaksi sopimuskauden päätyttyä ja näin voivat itse valmistautua tulevaan tarjouskilpailuun.

Noudata hankintasopimusta - Sopimuskaudella sopimusta tulee noudattaa puolin ja toisin. On hyvä muistaa, että sopimuskauden aikana molempien osapuolten - sekä toimittajien että hankintayksiköiden - tulee seurata sopimuksen noudattamista. Molemmat osapuolet voivat aina tarkistaa sopimuksessa mainitut laatuvaatimukset ja ehdot, ja katsoa, täyttyvätkö ne. Jos eivät, tai jos tehdään sellaisia muutoksia kesken sopimuskauden, joita ei ole mainittu sopimuksessa, voidaan ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.

Saako sopimusta mitenkään muuttaa sopimuskauden aikana?  

Kyllä saa, mutta sopimusmuutoksella ei saa muuttaa hankintasopimuksen yleistä luonnetta. 

Jos muutoksen tarve johtuu sellaisista olosuhteista, joita huolellinenkaan hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen, on muutos sallittu myös lain mukaan.

Jotta kyseessä olisi sallittu olosuhdemuutos, täytyy näiden alla olevan kolmen ehdon täyttyä samanaikaisesti:

1.Kyseistä asiaa ei olisi voitu kohtuudella olettaa otettavan huomioon hankintaa tai sopimusta tehdessä, 

2.Olosuhdemuutos on tapahtunut sopimuksen tekemisen jälkeen 

3.Olosuhdemuutoksella on välitön vaikutus sopimuksen kohteeseen

Esimerkiksi koronapandemian aikana, tai Ukrainan sodan vaikutuksesta, ollaan oltu monta kertaa siinä tilanteessa, että hankintasopimuksen sisältöä on täytynyt muuttaa ennakoimattomien olosuhteiden vuoksi.  

Sopimusmuutoksesta tulee tehdä ilmoitus jälki-ilmoituslomakkeella.

Suurin osa hankintasopimuksista solmitaan 2-5 vuoden määräajaksi. Toisinaan määräaikaisissa sopimuksissa varataan niin sanottu optiomahdollisuus sopimuksen jatkamista varten.

Määräaikainen sopimus päättyy sopimuskauden päätyttyä ilman erillistä irtisanomista. 

Hankintasopimus voidaan solmia myös toistaiseksi voimassa olevaksi, jos siinä on määritetty myös erikseen irtisanomisaika. 

Sopimuskauden kestäessä kauemmin kuin neljä vuotta, tulisi selvittää, onko edelleen perusteet jatkaa toistaiseksi voimassa olevaa sopimusta eli noudatetaanko edelleen hankintalain perusperiaatteita* vai onko markkinoiden tilanne muuttunut siten, että sopimus tulisi kilpailuttaa uudelleen.

Myös toimittajien kannattaa olla valppaana sopimuskauden aikana tilanteessa jossa hankintayksikkö ostaa palveluita tai tavaroita pitkän toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen perusteella. Mikäli tilanne markkinoilla on muuttunut tai herää epäilys rikkooko hankintayksikkö hankintalain perusperiaatteita,* voidaan asiaa tiedustella tietopyynnöllä, tämä voi johtaa kysymykseen tulisiko hankintasopimus päättää ja kilpailuttaa uudelleen.

*Hankintalain 2 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintasopimukseen on hyvä kirjata, millä edellytyksillä se voidaan sopimuskauden aikana päättää (kun kyseessä ei ole määräaikainen sopimus). Sekä Irtisanomisen että purkamisen osalta. 

Irtisanominen:

Irtisanominen voi olla mahdollista ilman erityistä syytä, tai voidaan myös sopia edellytyksistä, joiden puitteissa irtisanominen on mahdollista.

On hyvä sopia, missä muodossa irtisanominen tulee tehdä ja kenelle irtisanomisilmoitus tulee kirjallisena lähettää.  Sopimuksessä määritetty irtisanomisaika alkaa kulua siitä, kun ilmoitus on otettu vastaan.

Irtisanomisajan pituus on aina hyvä suhteuttaa sopimuksen kestoon tai sopimuksessa toimitettavaan tavaran tai palvelun luonteeseen.

Purkaminen:

Sopimuksen purkaminen edellyttää aina olennaista sopimusrikkomusta ja siihen on oltava pätevä ja perusteltu syy. 

Sopimus voidaan purkaa välittömästi, vastapuolen suorituksessa olevasta vakavasta virheestä tai merkittävästä viivästyksestä, jonka johdosta sopimuksen voimassaoloa ei voida pitää enää toisen osapuolen kannalta kohtuullisena.

Purkaminen on yksipuolinen oikeustoimi, jonka seurauksena hankintasopimuksen sitovuus lakkaa välittömästi. 

Esimerkiksi jos esimerkiksi toimittaja on siirtänyt tai siirtää sopimuksensa kolmannelle osapuolelle esimerkiksi liiketoimintakaupan seurauksena, eivätkä sopimuksessa mainitut ehdot tai vaatimukset enää täyty, on kyse olennaisesta muutoksesta.

Esimerkkinä myös, jos sopimuksen tekohetkellä kilpailutuksen voittanutta toimittajaa, on koskenut jokin pakollisista poissulkemisperusteista. 

On hyvä kirjata hankintasopimukseen, mitkä ovat sellaisia vakavia sopimusrikkomuksia, jotka ovat edellytyksiä sopimuksen purkamiselle.

Hankintalaissa ei ole suoraan mainittu optio-sanaa. Sen sijaan optiot voivat perustua hankintalain kahteen eri kohtaan:

• suorahankinta lisätilauksissa (41 §:n 2 mom.) ja 

• sopimusmuutospykälä (136 §:n 2 mom. 1 kohta)

Optioita ei voi käyttää, jos niistä ei ole ilmoitettu tarjouspyynnössä. 

Hankintasopimukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot on otettava huomioon hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa. 

Tarjouspyynnössä tulee määritellä optioiden sisältö ja kesto.

Optiokauden pituutta ei ole erikseen rajoitettu hankintalaissa mutta samat aiemmin mainitut perusperiaatteet pätevät, eli onko edelleen perusteet jatkaa hankintasopimusta eli noudatetaanko edelleen hankintalain aiemmin mainittuja perusperiaatteita*

Optio voi siis olla myös toistaiseksi voimassa oleva.

Hankintasopimuksen kirjatuilla optio- ja pidennysehdoilla tarkoitetaan esimerkiksi sitä, milloin hankintayksikkö tekee päätöksen option käyttämisestä tai käyttämättä jättämisestä. Ehtona on hyvä myös määritellä tarvitaanko option käyttämiseen molempien osapuolten hyväksyntä vai päättääkö käytöstä yksin hankintayksikkö. 

Molemminpuolisen hyväksynnän vahvuutena on se, että toimittajan tarvitsee sitoutua vain perussopimuskauteen, mikä vähentää toimittajan riskejä hankinnan toteutuksessa.

Toimittajien kannattaa muistaa myös tämä hankintasopimusluonnosta tarkastellessa, tarjousvaiheen vielä ollessa käynnissä.