Päätöksen sähköinen allekirjoitus

*lisämaksullinen toiminnallisuus

Päätös on mahdollista allekirjoittaa sähköisesti.

Valitse allekirjoitustavaksi sähköinen allekirjoitus

• Allekirjoittajan voi valita 

  • Alasvetovalikosta (käyttäjät tulevat yhteystietorekisteriin lisätyistä henkilöistä)

  • Uusi allekirjoittaja "lisää uusi allekirjoittaja"

    • Lisää halutut allekirjoittajat

Julkaisu hankintakalenterissa

Päätös on mahdollista julkaista hankintakalenterissa (*lisämaksullinen toiminnallisuus)

Jatka sähköiseen allekirjoitukseen

Hankintapäätöksen allekirjoittaminen

Allekirjoitusjärjestys

• Valitse onko allekirjoitusjärjestyksellä merkitystä. Allekirjoittaminen voidaan suorittaa joko allekirjoitusjärjestystä käyttäen tai ilman järjestystä.

  • Kyllä

    • Jos valitaan, että allekirjoitusjärjestyksellä on merkitystä, ei myöhempänä järjestyksessä oleva henkilö voi allekirjoittaa ennen kuin järjestyksessä aiempi on allekirjoittanut.

  • Ei

    • Jos valitaan, että allekirjoitusjärjestyksellä ei ole merkitystä, voi kuka tahansa allekirjoittajista allekirjoittaa missä vaiheessa tahansa. Jotta allekirjoitusprosessi valmistuu, tulee kaikkien määriteltyjen allekirjoittajien suorittaa allekirjoitus.

Syötä allekirjoittajan

• Puhelinnumero

• Sähköpostiosoite

Allekirjoitettavat dokumentit

• Sähköisen allekirjoituksen liitteeksi tulee automaattisesti aiemmin tehty päätös

• Voit myös valita allekirjoituksen liitteeksi vertailutaulukon kohdasta "valitse vertailutaulukko"

Lähetä allekirjoituskutsu

• Lähetä allekirjoituskutsu allekirjoittajille

KUVA: Lähetä allekirjoituskutsut allekirjoittajille, kun pakolliset tiedot on syötetty

Käynnissä olevan allekirjoitusprosessin toiminnot

• Allekirjoitusprosessin tila päivittyy puolen tunnin välein, voit kuitenkin tarkistaa reaaliaikaisen tilan valitsemalla "tarkista allekirjoituksen tila", joka päivittää allekirjoituksen nykyisen tilan heti

• Jos allekirjoittaja ei ole allekirjoittanut päätöstä, voit lähettää hänelle muistutusviestin sähköpostitse valitsemalla "lähetä muistutus valituille"

• Palaa muokkaamaan kumoaa allekirjoitusprosessin, jolloin pääsee muokkaamaan päätöstä alusta

• HUOM! Jos allekirjoittajan tiedot ovat väärin valitse "palaa muokkaamaan", jolloin pääset asettamaan allekirjoittajan tiedot uudelleen

Päätöksen sähköinen allekirjoittaminen

• Jokainen allekirjoittaja saa allekirjoitussähköpostin samaan aikaan (mikäli allekirjoitusjärjestys käytössä -täppä ei ole päällä). 

• Sähköposti sisältää tietoa allekirjoitettavasta sopimuksesta, mahdollisen saatteen, allekirjoituksen määräajan sekä linkin allekirjoituspalveluun

• Linkkiä klikattaessa allekirjoittaja saapuu kirjautumissivulle, johon hänen tulee syötää sähköpostiosoitteensa ja klikata kännykän kuvaa. 

• Järjestelmä lähettää allekirjoittajan puhelimeen tunnuskoodin tekstiviestillä, joka tulee syöttää alempaan ikkunaan. 

• Tekstiviesti lähetetään puhelinnumeroon, joka määriteltiin allekirjoittajien tietojen yhteydessä Cloudia Sopimuksessa. Kun tunnuskoodi on syötetty, allekirjoittaja saapuu allekirjoituspalveluun. 

• Avaintecin allekirjoituspalvelu

  • Allekirjoituspalvelu listaa kaikki ko. henkilön allekirjoitettavat asiakirjat. Valitse listalta sopimus, jonka haluat allekirjoittaa.  

  • Mikäli vastaanottajalla on vain yksi sopimus allekirjoitettavana, kyseisen sopimuksen allekirjoitussivu avautuu automaattisesti

Hyväksy tai hylkää sopimuksen sähköinen allekirjoitus

• Hyväksyn sopimuksen ehdot (kuva alla)

  • Valitse "Olen lukenut asiakirjat ja hyväksyn"

  • Valitse allekirjoita

  • Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa voit valita tunnistautumistavan seuraavista tavoista:

    • FINEID: VRK -kortti

    • Pankkitunnisteella: Verkkopankkitunnukset

    • Mobiilivarmenteella

• En hyväksy sopimuksen ehtoja (kuva alla)

  • Valitse "En hyväksy"

  • Kirjoita tarvittaessa perustelu ja valitse "Hylkää"

  • Jos sopimuksen ehtoja ei hyväksytä, tulee sähköisen allekirjoitusprosessin tilaksi hylätty

• Allekirjoituksen jälkeen sivulle tulee ilmoitus allekirjoitettu ja allekirjoituksen tiedot päivittyvät Cloudia Kilpailutukseen

• Mikäli päätös hylätään, näytölle tulee ilmoitus "Hylätty" ja allekirjoitusprosessin tilaksi Cloudia Kilpailutuksessa päivittyy hylätty 

Päätös on allekirjoitettu

• Kun allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet päätöksen, muuttuu päätöksen tila Kilpailutukseen.

• Valitse kyseinen ja valitse valikko-painikkeesta "muokkaa"

Tiedoksianto

• Valitse 

  • Tiedoksiantopäivämäärä kalenteri-ikonista tai syötä käsin

  • "Tiedoksianto on tehty", tällä valinnalla kerrotaan järjestelmälle, että tiedoksianto on tehty jotain muuta kautta eli järjestelmä siirry tiedoksiantovaiheeseen laisinkaan

• Tallenna ja jatka

  • Valinnasta riippuen järjestelmä siirtyy tiedoksiantoon taikka päätöslistaukseen 

KUVA: Allekirjoitettu dokumentti kohdasta voit katsoa allekirjoitusdokumenttia sekä dokumentteja, jotka ovat olleet allekirjoitusprosessissa.

KUVA: Allekirjoituksen yhteenveto-dokumentilla näkyy allekirjoitusprosessin tarkemmat tiedot