Kilpailutusintegraatio Cloudia Sopimukseen

Webinaari Kilpailutusintegraation käyttämisestä: 

//www.youtube-nocookie.com/embed/0ZaLFQCLzmY

Kilpailutusintegraatio helpottaa ja automatisoi kilpailutusten tietojen hyödyntämistä sopimusten laatimisessa ja hallinnassa.

Tyypillinen ensimmäinen vaihe on sopimusluonnoksen liittäminen tarjouspyynnölle (1-3)

Cloudia Kilpailutuksessa keskeneräisen, työn alla olevan tarjouspyynnön pohjalta voidaan automatisoidusti luoda sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimukseen. Tämä sopimuskokonaisuus linkittyy automaattisesti Cloudia Kilpailutuksessa kyseessä olevaan kilpailutukseen. Cloudia Sopimuksessa laaditaan rakenteinen sopimusluonnos, joka kytketään työn alla olevaan tarjouspyyntöön. Cloudia Kilpailutuksessa liitetty sopimusluonnos näkyy automaattisesti tarjouspyynnön liitteenä.

 

Kilpailuttaminen (4)

Varsinainen kilpailutusprosessi hoidetaan normaalisti Cloudia Kilpailutuksessa valittua hankintamenettelyä käyttäen. Tarjouspalvelussa tarjoajat voivat tarkastella tarjouspyyntöön liitettyä sopimusluonnosta. Kun kilpailutusprosessi on viety loppuun ja hankintapäätös tehty, kilpailutuksen tiedot päivitetään Cloudia Kilpailutuksesta automatisoidusti Cloudia Sopimukseen tähän kilpailutukseen liittyvään sopimuskokonaisuuteen.

Sopimusten laadinta valituille toimittajille (5)

Kilpailutuksessa valitulle tai valituille toimittajille laaditaan sopimukset Cloudia Sopimuksessa. Jos valittuna on vain yksi toimittaja, valitaan tämän toimittajan tarjous ja käytettävä sopimuspohja. Jos kilpailutuksessa valittiin useampi toimittaja, valitaan haluttu tarjous, jonka sopimus laaditaan ensimmäisenä.

Tyypillisesti sopimuspohjana käytetään tarjouspyyntöön kytkettyä aiemmin laadittua sopimusluonnosta. Vaihtoehtoisesti pohjana voidaan käyttää mitä tahansa muuta Cloudia Sopimuksessa olemassa olevaa sopimuspohjaa, aiempaa sopimusta tai sopimukset voidaan laatia tyhjään pohjaan. Jos kilpailutuksessa valittiin useampi toimittaja, ensimmäiselle toimittajalle luotua sopimusta voidaan käyttää pohjana seuraaville valituille toimittajille.

Sopimukselle tulee automaattisesti esitäytettynä ko. kilpailutuksen ja ko. toimittajan tietoja. Sopimuksen rakenteisiin sopimuskohtiin (sopimuksen sisältö) voidaan poimia valittuja yksittäisiä tietoja tarjouspyynnöltä, hankintapäätökseltä ja toimittajan tarjoukselta. Lisäksi sopimukselle voidaan poimia liitteiksi asiakirjoja tarjouspyynnöltä ja toimittajan tarjoukselta.

Samoin kaikki tai valitut rakenteisesti kilpailutetut kohderyhmät ja hankinnan kohteet sekä tarjoajan niihin antamat hinnat voidaan liittää sopimuksen tietoihin. Myös näihin liittyvät kriteerikysymykset ja tarjoajan niihin antamat vastaukset voidaan poimia käytettäväksi. Sopimukselle liitetyistä tuotetiedoista on mahdollista luoda erillinen tuoteliite Excel- ja PDF-muodossa.

Sopimusten julkaisu (6)

Kun toimittajien sopimukset on laadittu, ne julkaistaan tyypillisesti tilaajien ja asiakkaiden löydettäväksi Työpöydälle (jos se on organisaatoilla käytössä). Työpöydälle voidaan julkaista myös sopimukselle liitettyjä tuotetietoja.

Sopimusajan elinkaari ja uusi kilpailutus (7-8)

Sopimusajan elinkaaren aikana Cloudia Sopimukseen tallentuu automaattisesti erilaista myöhemmin hyödynnettävää tietoa, kuten sopimukseen liittyvät reklamaatiot, muutokset ja tehtävälistoihin tehdyt kirjaukset. Sopimuksille voidaan asettaa muistutukset, jotka hälyttävät hyvissä ajoin etukäteen ennen sopimuskauden loppumista ja muistuttavat mahdollisen uuden aiheeseen liittyvän kilpailuttamisen valmistelun aloittamisesta. Cloudia Sopimukseen kertyneet historiatiedot toimivat tärkeänä taustatietona uuden kilpailutuskierroksen suunnittelussa.

Sopimusluonnoksen laadinta ja vienti tarjouspyynnölle

Tarjouspyynnölle voidaan tuoda sopimusluonnos tai useita sopimusluonnoksia liitteeksi (Yleistä kohdan vaiheet 1 - 3).

Sopimusluonnos tuodaan tarjouspyynnölle sopimusluonnokseksi:

1. Cloudia Kilpailutuksesta päivitetään sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimukseen

2. Tee Cloudia Sopimuksessa sopimusluonnos ja lähetä Kilpailutukseen

3. Tuotu sopimusluonnos näkyy Kilpailutusjärjestelmässä Liitteet ja linkit -välilehdellä 

HUOM! Jos sopimuskokonaisuutta ei haluta perustaa tässä vaiheessa, kun tarjouspyyntö on keskeneräinen tai sopimusluonnosta ei haluta tuoda tarjouspyynnölle liitteeksi, voidaan siirtyä suoraan ohjeessa kohtaan "Hankintasopimuksen tekeminen Cloudia Sopimuksessa".

Cloudia Kilpailutuksesta päivitetään sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimukseen

• Valitse Cloudia Kilpailutuksesta tarjouspyyntö joka päivitetään Cloudia Sopimus -järjestelmään.

• Valitse Sopimusluonnos sivulta ”Päivitä sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimus -järjestelmään” 

  • Tämä toiminto vie ja päivittää kilpailutuksen tiedot Cloudia Sopimus -järjestelmään sopimuskokonaisuudeksi. Vientiä ei voi myöhemmin peruuttaa, mutta sen voi toistaa, jolloin tiedot päivittyvät. 

  • Sopimuskokonaisuuden voi tarvittaessa poistaa Cloudia Sopimuksesta 

  • Toiminto vaatii Cloudia Sopimuksen käyttäjätunnuksen sekä salasanan. Täytä pyydetyt tunnustiedot ja klikkaa ”Lähetä”. HUOM! Jos organisaatiolla on AD-kirjautuminen Cloudia Sopimukseen tulee siirtoon käyttää siirtotunnuksia. Siirtotunnus on Cloudia Sopimuksen sisäinen käyttäjätunnus, joka pääkäyttäjän tulee luoda käyttäjähallintaan haluttuun yksikköön.

• Päivityksen jälkeen sopimuskokonaisuus löytyy Cloudia Sopimuksen sopimuskokonaisuus -listauksesta

Automaattisesti tarjouspyynnöltä sopimuskokonaisuudelle siirtyvät tiedot

Perustiedot:

• Sopimuskokonaisuuden nimi = Hankinnan nimi

• Sopimuskokonaisuuden kuvaus = Hankinnan kuvaus

• Sopimuskokonaisuuden numero = Hankinnan tunniste- tai viitenumero

• Sopimuskokonaisuuden kausi = Hankinnan voimassaoloaika 

  • Päivämäärät (siirtyvät kohdasta ”hankinnan voimassaoloaika”)

    • jos määritelty molemmat päivämäärät = määräaikainen

    • jos määritelty vain alkamispäivä = toistaiseksi voimassa oleva

Vastuuhenkilöt ja käyttäjät:

• Organisaatio = Hankinta-asian viejän eli Cloudia Sopimukseen kirjautuneen käyttäjän organisaatio

• Sopimuskokonaisuuden vastuuhenkilö = Hankinta-asian viejä eli Cloudia Sopimukseen kirjautunut käyttäjä

Arvo:

• Ennakoitu arvo yhteensä = Täsmällinen arvo tai hintahaarukka

  • Ennakoitu arvo

    • Jos määritelty vain ala-arvo, se tuodaan

    • Jos määritelty molemmat arvot, tuodaan yläarvo 

Huom! Arvoa ei jyvitetä sopimuksille automaattisesti

Sopimuskokonaisuuden lukuoikeudet tulevat kaikille organisaation käyttäjille.

HUOM! Tarjouspyynnön muokkausta voidaan jatkaa ja muutokset voi tarvittaessa päivittää Cloudia Sopimukseen sopimuskokonaisuudelle. Myös kilpailutusprosessi suoritetaan normaalisti loppuun asti aina hankintapäätöksen tiedoksiantoon saakka.

Päivitä sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimus -järjestelmään:

• Päivitä sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimus -järjestelmään 

• Mikäli kilpailutus on jo viety sopimuskokonaisuudeksi Cloudia Sopimus -järjestelmään, tämä toiminto päivittää sopimuskokonaisuuden tiedot.

Tee Cloudia Sopimuksessa sopimusluonnos ja lähetä Kilpailutukseen

• Valitse lähetettävä sopimusluonnos sopimuskokonaisuuden alta tai sopimuslistauksesta

• Valitse ”Lähetä kilpailutukseen”  

• Toiminto vaatii Cloudia Kilpailutuksen käyttäjätunnuksen sekä salasanan

  • Täytä pyydetyt tunnustiedot ja klikkaa ”Ok” 

Tuotu sopimusluonnos näkyy Cloudia Kilpailutuksen "Liitteet ja linkit" -välilehdellä

Sopimusluonnos näkyy tarjouspyynnöllä "Liitteet ja linkit" -välilehdellä PDF-muodossa. Mukana siirtyvät myös "Sopimuksen liitteet" -kohtaan ladatut liitteet. 

Hankintasopimuksen tekeminen Cloudia Sopimuksessa

Kun tarjouspyynnön määräaika on päättynyt ja tarjouspyyntö on hankintasopimusvaiheessa, voidaan tarjouspyynnöstä tehdä hankintasopimus Cloudia Sopimuksessa.

1. Cloudia Kilpailutuksesta päivitetään sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimukseen

2. Sopimuksen laadinta Cloudia Sopimuksessa

Cloudia Kilpailutuksesta päivitetään sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimukseen

• Valitse Cloudia Kilpailutuksesta tarjouspyyntö joka päivitetään Cloudia Sopimus -järjestelmään.

• Valitse ”Päivitä sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimus -järjestelmään” 

  • Tämä toiminto vie ja päivittää kilpailutuksen tiedot Cloudia Sopimus -järjestelmään sopimuskokonaisuudeksi. Vientiä ei voi myöhemmin peruuttaa, mutta sen voi toistaa, jolloin tiedot päivittyvät. 

• Toiminto vaatii Cloudia Sopimuksen käyttäjätunnuksen sekä salasanan. Täytä pyydetyt tunnustiedot ja klikkaa ”Lähetä”

Sopimuksen laadinta Cloudia Sopimuksessa

• Tuodun sopimuskokonaisuuden alle luodaan sopimus

• Osa tiedoista siirtyy sopimukselle suoraan sopimuspohjasta ja rakenteisiin sopimuskohtiin voidaan poimia sisältöä tarjouspyynnöltä sekä tarjoukselta

Valitse tarjous, jolta tiedot tuodaan:

• Valitse tarjous joka halutaan linkittää hankintasopimukseen

• Valitse “Valitse tarjous” ja avautuvasta ikkunasta sopimukselle linkitettävä tarjoaja/toimittaja

Jos sopimus halutaan tehdä sopimuspohjaan:

• Kun sopimustyyppi on valittuna, voidaan sopimus tehdä halutun sopimuksen pohjalta

  • Tässä kohdassa sopimus voidaan linkittää esimerkiksi sopimusluonnoksessa olleeseen sopimukseen.

Automaattisesti sopimukselle siirtyvät sekä sopimukselle poimittavat tiedot

Perustiedot:

• Tilaajat = Mukana olevat yhteisö 

  • Jos tarjouspyynnöllä on määritelty Mukana olevia yhteisöjä, käyttäjä voi valita yhden tai useamman yhteisön, jotka tulevat sopimukselle Tilaajiksi. ”Poimi kontakti” ”Kilpailutuksesta” 

• Toimittajat = poimitaan tarjoustiedoista

  • "Poimi kontakti" "Tarjoukselta"

• Sopimuskausi = Hankintasopimuksen voimassaoloaika 

• Sopimuksen liitteet = Käyttäjä voi poimia liitteitä tarjouspyynnön ja tarjouksen tiedoista

  • Tarjouspyynnöltä

    • Tarjouspyyntö

    • Hankintapäätös

    • Avauspöytäkirja

    • Kysymykset ja vastaukset

    • Vertailutaulukko

    • Tarjouspyynnön muut liitteet (liitteet ja linkit -välilehti)

  • Tarjoukselta

    • Tarjousdokumentti

    • Tarjouksen liitteet

Sopimuskohdat:

• Sopimuskohdat = Käyttäjä voi per sopimuskohta hakea sisältöä hankinnan tiedoista (tarjouspyyntö, tarjous, hankintapäätös)

  • Tee uusi sopimuskohta

  • Valitse "Poimi kilpailutuksesta"

  • Valitse haluttu tieto kilpailutuksesta ja klikkaa "Valitse"

Metatieto

• Metatieto = Käyttäjä voi per metatieto hakea sisältöä hankinnan tiedoista (tarjouspyyntö, tarjous, hankintapäätös)

  • Tee uusi metatieto

  • Valitse "Poimi kilpailutuksesta"

  • Valitse haluttu tieto kilpailutuksesta ja klikkaa "Valitse"

Arvo:

• Sopimuksen arvo = Täsmällinen arvo tai hintahaarukka

  • jos määritelty vain ala-arvo, se tuodaan

  • jos määritelty molemmat arvot, tuodaan yläarvo

Tuotteet:

• Lisää tarjouksesta

  • Lisää kaikki tuoteryhmät ja tuotteet

    • Kaikki kilpailutuksen tuoteryhmät ja tuotteet listautuvat sopimukselle

    • Jos valinta otetaan pois, voidaan itse valita halutut tuotteet/ tuoteryhmät mukaan sopimukselle

    • Valitulle tuotteelle tulee automaattisesti hinta ja hankittava määrä

  • Tuo kriteerit automaattisesti

    • Valituille tuotteille tulee automaattisesti kaikki sille kohdistetut kriteerit
      
      

• Vaihtoehtoisesti tuotteeseen kohdistuvat lisätiedot voidaan poimia valinnalla "Poimi tuotteen kriteereistä".

  • Avautuvasta pop-up -ikkunasta voidaan valita ne kriteerit, jotka halutaan tuotteen lisätietokenttään

HUOM! Muilta osin sopimuksen laadinta menee normaalin ohjeistuksen mukaisesti. Käyttöohjeet löytyvät Cloudia Sopimuksesta.