Kysymysten hallinta

Tarjoajat voivat Tarjouspalvelussa esittää kysymyksiä hankintayksikölle liittyen voimassa olevaan kilpailutukseen. Lisätietokysymyksiä on mahdollista esittää siihen määräaikaan asti, jonka hankintayksikkö on hankintailmoituksessa määritellyt.

Jos voimassa olevassa kilpailutuksessa on vastaamattomia kysymyksiä, kyseisen kilpailutuksen nimen edessä näkyy valkoinen kysymysmerkki. Jokaisesta saapuneesta kysymyksestä tulee myös sähköpostiviesti ilmoituksen vastuuhenkilölle.

Vastaamattomien kysymysten lukumäärä listautuu tietosivulle.

Avoimiin kysymyksiin vastataan ''Lisätietokysymykset'' välilehdellä tai ”Kysymysten hallinta” -toiminnossa.

Etsi oikea kilpailutus ”Voimassa olevat” -kansiosta ja siirry kysymysten hallintaan tietosivun kautta ”Siirry kysymysten hallintaan'' tai menemällä ''Lisätietokysymykset'' välilehdelle.

Kysymysten hallinta -toiminto

Kysymysten hallintaan pääsee etusivulta kohdasta ”Asetukset” > ”Kysymysten hallinta” tai tarjouspyynnön tietosivun kautta.

Tarjouspyynnöt listautuvat kysymysten hallinta -näkymään. Listaus on järjestetty niin, että ensimmäiseksi tulevat tarjouspyynnöt, joissa on avoimia kysymyksiä. 

Tarjouspyyntöön kohdistuvia kysymyksiä pääsee tarkastelemaan valitsemalla tarjouspyynnön. Kysymysten hallinnassa voidaan käsitellä saapuneita, keskeneräisiä ja vastattuja kysymyksiä sekä luoda uusia kysymyksiä/vastauksia.

Saapuneet

Näkymään listautuvat tarjouspyyntöön käsittelyhetkellä saapuneet, vastaamattomat kysymykset (kpl).

Vastaa

Toiminnolla näkymä avaa kysymyksen ja vastauksen hallintanäkymän.

• Kysymys 

  • Kysymystä voidaan muokata 

• Liitä vastaamaton kysymys tähän kysymykseen, jos halutaan lisätä yksi tai useampi vastaamaton kysymys 

  • Avautuvasta ikkunasta voidaan liittää vastaamaton kysymys käsittelyyn 

  • Valitse listauksesta haluttu kysymys ja klikkaa ”Liitä valitut kysymykset” 

• Vastaus 

  • Kenttään syötetään kysymyksen vastaus 

• Linkit

  • Vastaukseen voidaan lisätä linkki

• Liitetiedostot

  • Vastaukselle voidaan lisätä liitetiedosto. Dokumentin tiedostokoko ei saa ylittää 50 megatavua, mutta liitteiden yhteismäärää ei ole rajoitettu. 

Kun kentät on täytetty, voidaan tiedot tallentaa ilman lähetetystä ”Tallenna” -toiminnolla. Tallennuksen jälkeen kysymys siirtyy ”Kesken” -välilehdelle. "Palauta saapuneeksi" poistaa tämän vastauksen ja palauttaa kysymykseen mahdollisesti niputetut kysymykset takaisin saapuneisiin.

• Vastaanottajat

  • Näytä vastaanottajat, näyttää vastaanottajien sähköpostiosoitteet

• Muut vastaanottajat 

  • Syötä kenttään rivinvaihdoilla eroteltuina sähköpostiosoitteet, joihin haluat vastaukset lähettää; yksi sähköpostiosoite per rivi. Vastaukset lähetetään automaattisesti kaikille tarjouspyyntöön tutustuneille

• Tallenna ja julkaise 

  • Vastauksesta lähetetään sähköpostiviesti vastaanottajat -kenttään syötettyihin sähköpostiosoitteiseen sekä kaikille tarjouspyyntöön tutustuneille. 

Niputa valitut yhdeksi kysymykseksi

Voit niputtaa haluamasi kysymykset yhdeksi kysymykseksi valitsemalla halutut kysymykset ja klikkaamalla ”Niputa valitut yhdeksi kysymykseksi”.

• Valitse halutut kysymykset yksitellen tai kaikki kysymykset ”Valitse kaikki” -toiminnolla

• Tämän jälkeen kysymys avautuu samanlaiseen ikkunaan kuin kohdassa ”Vastaa”. Tarkemmat ohjeet kysymysten käsittelyyn ko. kohdassa
  
  

Kesken

Näkymään listautuvat tarjouspyyntöön saapuneet kysymykset, joihin vastaaminen on jo aloitettu, mutta ei vielä lähetetty.

Muokkaa 

• Kysymys avautuu samanlaiseen ikkunaan kuin kohdassa ”Vastaa". Tarkemmat ohjeet kysymysten käsittelyyn kohdasta ”Vastaa”. 

Lähetä vastaukset valittuihin

Toiminnolla voit lähettää monta vastausta tutustuneille yhdessä sähköpostissa.

• Valitse halutut kysymykset yksitellen tai kaikki kysymykset ”Valitse kaikki” -toiminnolla 

• Vastaanottajat: 

  • Syötä kenttään rivinvaihdoilla eroteltuina sähköpostiosoitteet, joihin haluat vastaukset lähettää. Vastaukset lähetetään automaattisesti kaikille tarjouspyyntöön tutustuneille 

• ”Näytä vastaanottajat” -toiminnolla näet tarkan listan tarjouspyyntöön tutustuneista 

• ”Muokkaa” -toiminnolla voit vielä muokata vastausta ennen lähetystä 

• Kun vastaukset ovat valmiit, lähetä vastaukset klikkaamalla ”Lähetä valitut vastaukset yhtenä 

• sähköpostina” 

Luo uusi kysymys/vastaus

Uusi kysymys/vastaus laaditaan kohdassa ”Kesken”. Uuden kysymyksen laatimista koskevat samat toiminnot kuin keskeneräisiä kysymyksiä. Katso tarkemmat ohjeet uuden kysymyksen laadintaan kohdasta ”Vastaa”.

Vastatut

Vastatut kysymykset välilehdelle listautuvat kysymykset, joihin on vastattu. Vastattuja kysymyksiä koskevat samat toiminnot kuin keskeneräisiä kysymyksiä. Katso tarkemmat ohjeet vastattujen kysymysten hallintaan kohdasta ”Kesken”.