Masseutsendelse/Informasjonsmelding/Spørsmål og svar
- Former user (Deleted)
- Torben Jenssen
Her legger du inn kompletterende informasjon om anskaffelsen til de som har hentet konkurransegrunnlaget, stille spørsmål til leverandører og svare på spørsmål som har kommet inn fra leverandører.
Hvilket alternativ velger du?
Beroende på hva du vil gjøre, ny informasjonsmelding, nytt spørsmål eller spørsmål og svar, velger du det alternativet som ønskes øverst på siden og fyller i ønsket tekst. Informasjonsmeldingen krever ikke svar i motsats til spørsmål som krever dette. Du kan sende informasjonsmelding eller spørsmål til en spesifikk leverandør eller til alle leverandører (dvs. alle registrerte interessenter). Dette gjør du gjennom å velge enten Privat melding eller Offentlig melding. Hvis du velger Privat melding får du opp valgene i listen Til leverandør. En privat melding kan aldri publiseres til alle registrerte interessenter og en offentlig melding kan da på samme vis ikke publiseres bare for en interessent. Med alle registrerte interessenter menes alle registrerte systembrukere som har hentet grunnlaget ved å logge seg på TendSign. Offentlige meldinger vises også for anonyme grunnlagshentere som går inn på Spørsmål og svar på den publiserte annonsen for anskaffelsen. Meldingen eller spørsmålet lagres når du klikker på knappen publiser.
Når du legger inn et nytt spørsmål, ny informasjonsmelding eller svarer på et spørsmål kan du velge å sende e-post direkte ved å huke av ruten for dette. Meldingen eller spørsmålet går umiddelbart til mottakeren/mottakerene. Denne meldingen sendes uten at du får bekreftelse på sendt melding.
Hva skjer om du ikke sender ut informasjonen direkte?
Hvis du velger og ikke sende informasjonen direkte via e-post legges meldingen inn på spørsmål og svar-finksjonen og interessentene finner meldingen via de vanlige veiene inn til spørmål og svar i systemet. Dels via linken på Min startside lengst opp der antall Nye meldinger vises. Dels kommer informasjonen med i den daglige e-postutsendelsen fra systemet med informasjon om nye hendelser som er av interesse for brukerne. Denne e-postutsendelsen sendes ved midnatt hver natt. Dette vil si att brukerne får informasjon om nye hendelser på morgningen dagen etter at du har publisert et innlegg (hvis de ikke allerede har vært inne og lest dette i systemet). Leverandøren kan finne nye spørsmål og svar via Tilbudets startside og trinnet Spørsmål og svar i tilbudsprosessen.
Hva bør du tenke på når det gjelder kompletteringsinformasjon?
Observere at du ikke bør sende kompletterings informasjon til interessentene via masseutsendelse, bruk funksjonen spørsmål og svar. Det er fordi leverandører som har registrert seg på TendSign etter at du har sendt ut masseutsendelsen, ikke får den kompletterende informasjonen.
Hvis kompletteringen er med filer som du behøver å laste opp, gjør du det med å laste opp filene via menyalternativet Offentlig konkurransegrunnlag på anskaffelsens startside og henvise til kompletteringen via funksjonen Spørsmål og svar.