Binnen het tabje Inhoud kan een inkoper door middel van verschillende elementen een offerte aanvraag creëren. In Mercell Source-To-Contract maken we de splitsing tussen Vragenlijsten en Prijscomponenten. Een productlijst kan aangemaakt worden in een prijscomponent en is een slimme manier om de prijsspecificatie van de aanbieder op te vragen. U kunt deze productlijst ook koppelen met het Prijselement, zodat er geen handmatige actie meer nodig is en fouten dus worden geminimaliseerd.

Aanmaken van een productlijst

1. U dient allereerst te kiezen voor een Advanced vragenlijst en vervolgens Prijs component toevoegen. Deze optie krijgt u wanneer u in een lege vragenlijst klikt op Toevoegen. Er wordt een vragenlijst aangemaakt die Mercell Source-To-Contract herkent als een prijs component.

2. Wanneer u klikt op deze vragenlijst, ziet u dat er twee vragen standaard zijn toegevoegd, namelijk: Prijs en Prijsbijlage. Hiermee kunt u werken wanneer u een totaalprijs en een prijsbijlage wilt opvragen bij de aanbieders.

3. Klik hier op Toevoegen. U ziet hier de optie Productlijst. Wanneer u hierop klikt, krijgt u de optie om een nieuwe productlijst te starten óf deze te importeren vanuit een Excel file. Voor nu klikken we op Samenstellen in Mercell Source-To-Contract.

Ontwerpen van een productlijst

1. U heeft een productlijst geselecteerd als element. Deze ziet u staan in de vragenlijst. Klik op dit element. Er opent een pop-up met een paarse kop.

2. Standaard worden er vijf kolommen aangemaakt. In kolom C: Prijs ziet u aan de rechterkant een vrachtauto staan. Dit is de indicator dat deze kolom ingevuld moet worden door de aanbieder. Kolom D: Totaal wordt berekend.

3. Wanneer de standaard prijslijst niet toereikend is, kunt u zelf kolommen en rijen toevoegen. Klik hiervoor op het + teken in de onderstaande rij, of in de meest rechter kolom. Kies vervolgens voor Tekst, Numeriek, Valuta of Formule.

4. Wanneer u kiest voor Formule, dan wilt u een kolom laten berekenen door de software. De standaardkolom D: Totaal is zo'n berekend veld.

5. Om de instellingen van kolom D: Totaal te bekijken/wijzigen, gaat u met uw muis over de naam heen. Er verschijnt aan de rechterkant een knop met drie puntjes. Klik hierop om vervolgens op Kolom instellingen te klikken.

6. U ziet onder Formule de mogelijkheid om zelf een formule te creëren. Dit kunt u doen door op de icoontjes te klikken die hieronder staan. Dit zijn alle beschikbare elementen die u kunt gebruiken om de formule naar wens in te vullen.

7. Tot slot ziet u helemaal onderin onder elke kolom een gevulde danwel lege cel. U kunt per kolom bepalen of u de Totale som of het Gemiddelde wilt zien door op deze cel te klikken en de instellingen aan te passen. U kunt hierin ook aangeven welke som (of gemiddelde) leidend is voor u, als inkoper. Dit noemt Negometrix Berekening gemarkeerd als resultaat van de productlijst.

Koppelen van een productlijst met het prijselement in de vragenlijst

1. Hiervoor is een kolom aangeduid als resultaat. Deze kolom is leidend voor de eindprijs. Op dit moment is de productlijst slechts nog een bijlage bij de totale prijs. Het Prijselement is immers nog steeds een zelf in te vullen veld (door de aanbieder). Om de productlijst leidend te maken voor de totale prijs, gaan we deze twee elementen koppelen. Ga hiervoor naar het prijselement. Deze ziet er vaak zo uit.

2. Wanneer u klikt op het tandwiel aan de rechterkant, gaat u naar de instellingen van dit element. U ziet dat u nu twee opties heeft hoe u de prijs wilt ontvangen:

   • Aanbieders vullen één prijs in. (De aanbieder vult hier zijn totaalprijs in. Dit element is leidend ten opzichte van een eventuele productlijst)

   • Een formule gebruiken op basis van een productlijst in Mercell Source-To-Contract. (De aanbieder ziet dit element wel, maar kan deze niet invullen. Dit element wordt namelijk gevuld aan de hand van de productlijst in combinatie met eventueel een formule)

3. Klik op het turquiose veld met naam van uw productlijst. Het prijselement wordt nu gevuld door het totaal van de productlijst. Dit is het Resultaat van de productlijst. (Zie hiervoor het laatste punt bij Ontwerpen van een productlijst)

4. De productlijst is nu gekoppeld met het prijselement in de vragenlijst.

Belangrijk:

• U kunt ook direct een rij of kolom invoegen tussen twee bestaande kolommen in. Klik hiervoor op de Instellingen knop van een bestaande rij of kolom en geef aan waar je de rij of kolom wil invoegen.

Product List

Within the Content tab, a buyer can create a quote request using various elements. In Mercell Source-to-Contract we make the split between Questionnaires and Price. A product list is an effective way to request the pricing information of the supplier. You can also link this product list with the Price element, so that manual action is no longer needed and errors are minimized.

Creation of a product list

1. You first need to choose an Advanced questionnaire and then add Price component. You will get this option when you click on Add in an empty questionnaire. A questionnaire will be created that recognizes Mercell as a price component.

2. When you click on this questionnaire, you will see that two questions are added by default, namely: Price and Price component. This allows you to work when you want to request a total price and a price supplement from the suppliers.

3. Click here on Add. Here you will see the option Product list. When you click this, you will get the option to start a new product list or to import one from an Excel file. For now we click Compose in Mercell Source-to-Contract.

Designing a product list

1. You have selected a product list as an element. You will see this in the questionnaire. Click on this element. A pop-up will open with a purple headline.

2. By default, five columns are created. In column C: Price, you will see a truck on the right-hand side. This is the indicator that this column must be filled in by the supplier. Column D: Total is calculated.

3. If the standard price list is not sufficient, you can add columns and rows yourself. To do so, click on the + sign in the row below, or in the far-right column. Then choose Text, Numeric, Currency or Formula.

4. When you choose Formula, you want the software to calculate a column. The default column D: Total is such a calculated field.

5. To change the settings of column D: Total, hover your mouse over the name. A button with three dots will appear on the right-hand side. Click on this to then click on Column settings.

6. Under Formula you will see the possibility to create your own formula. You can do this by clicking on the icons below. These are all available elements that you can use to fill in the formula as you wish.

7. Finally, you will see a filled or empty cell at the bottom of each column. You can determine per column whether you want to see the Total sum or the Average by clicking on this cell and adjusting the settings. You can also indicate which sum (or average) is appropriate for you, as a buyer. This is called Mercell Calculation marked as a result of the product list.

Linking a product list with the price element in the questionnaire

1. For this purpose, a column is indicated as the result. This column is leading for the final price. At this moment the product list is only an appendix to the total price. After all, the Price element is still a field that you can fill in yourself (by the supplier). To make the product list leading for the total price, we will link these two elements. To do so, go to the price element. This often looks like this.

2. When you click on the cog on the right, you go to the settings of this element. You will see that you now have two options how you want to receive the price:

   • Suppliers fill in one price. (The supplier fills in his total price here. This element is leading with respect to a possible product list)

   • Use a formula based on a product list in Mercell Source-to-Contract. (The supplier sees this element, but cannot fill it out. This element is filled based on the product list in combination with a formula, if applicable.)

3. Click on the turquoise field with the name of your product list. The price element will now be filled by the total of the product list. This is the result of the product list. (See the last item under Designing a product list)

4. The product list is now linked to the price element in the questionnaire.

Important:

You can also directly insert a row or column between two existing columns. To do this, click on the Settings button of an existing row or column and indicate where you want to insert the row or column.