I denne vejledning viser vi dig, hvordan du opretter et dynamisk indkøbssystem (DPS), og hvordan du gennemfører udbud på DPS.
Sådan oprettes indkøbssystem (DPS) i Mercell:
Du angiver først et begrænset udbud.
Du evaluerer alle ansøgninger, og optager alle der opfylder kvalifikationskravene i DPS'et. Du kan ikke begrænse antallet af leverandører.
Ansøgninger skal behandles løbende inden for 10 dage efter de er modtaget. Dette kan udvides til 15 dage i specielle tilfælde. f.eks. hvis man skal vurdere supplerende information.
Først når du skal foretage et indkøb, beder du om et tilbud fra leverandørerne.
Afkald / indkøb skal udføres på følgende måde:
Du kan tidligst gennemføre et udbud 30 dage efter at DPS er blevet sendt til TED
Alle indkomne ansøgninger modtaget inden dag 30, skal være behandlet før du gennemfører det første miniudbud.
Alle leverandører, der er kvalificerede til ordningen på tidspunktet for afsendelse af miniudbuddet opfordres til at afgive tilbud på miniudbuddet. Tilbudsfristen skal være mindst 10 dage.
Du tildeler en kontrakt på baggrund af dine tildelingskriterier for det konkrete miniudbud.
Du skal offenliggøre en kontrakttildeling på hver enkelt miniudbud, når udbuddet er slut og leverandør er tildelt og evt. stand still perioden er overstået. Dette skal gøres senest ved udgangen af de følgende kvartal.
Du kan kvalificere leverandører løbende i hele perioden.
Start registrering af Dynamisk indkøbssystem i Mercell Udbudportal
Du starter med at oprette et nyt udbud.
I feltet til venstre skal du vælge "Udbud- Begrænset"
I indstillinger du indtaste navnet på udbuddet og vælge:
"Over EU-tærskelværdi",
Vælg EU-direktiv
Skema 02 - udbudsbekendtgørelse
Begrænset udbud
Kontrakttype
Afkryds feltet for dynamisk indkøbssystem helt nederst
DPS kan opdeles i kategorier, det skal du markere 'Opdel i kategorier'
Tryk på "Gem".
Gå til fanebladet Beskrivelse.
OBS
Når du opretter et dynamisk indkøbssystem, skal du indstille "Ansøgningsfrist" til at være minimum 30 dage efter afsendelsen af den oprindelige meddelelse om DPS’et. Når denne periode er det vigitgt at lave en ny version af DPS og indsætte en tidsfrist der modsvarer den forventede længde på DPS’et løbetid, som kan være ubegrænset. Dette skyldes, at leverandører skal være i stand til at kvalificere sig i hele denne periode.
Den første prækvalifikationsrunde varer i 30 dage. Du må derfor ikke begynde at gennemføre miniudbud før der er gået 30 dage.
Sådan opretter du kategorier
Et dynamisk indkøbssystem kan opdeles i kategorier, der defineres objektivt på baggrund af egenskaberne ved de indkøb, der skal udføres inden for den enkelte kategori.
Sådanne kategorier kan f.eks. være:
Geografisk opdeling
Maksimum tilladt størrelse på kontrakter
Varernes eller tjenesternes egenskaber
Registrering af kategorier foregår på samme måde som delaftaler i andre udbud.
Egnethedskrav skal registeres på hovedaftalen i det dynamiske indkøbssystem.
Når du opretter DPS, skal du sørge for at markere 'Opdel i kategorier', se billedet længere oppe i denne vejledning.
Gå til fanen “Kategorier”
Vælg, hvordan leverandørerne kan ansøge om at deltage i det dynamiske indkøbssystem, hvis dette er relevant, eller vælg 'Alle kategorier'.
Klik på + Tilføj for at oprette en kategori og indtast navnet på kategorien, og klik på 'Opret'.
TIP: Hvis der er mange oplysninger, der skal være ens for alle kategorier, kan du med fordel registrere den første kategori og kopiere den. Derefter ændrer du, hvad der skal være anderledes i de efterfølgende.
Klik på de forskellige kategorier, og udfyld de enkelte.
Filer, du uploader til hoved-DPS, vises også i de enkelte kategorier. Du kan derfor uploade filer, der er fælles for alle kategorier i hoved-DPS, og derefter uploade filer relateret til den enkelte kategori under 'filer' på kategorien.
Alle kategorier skal offentliggøres samlet. Du kan ikke tilføje nye kategorier, efter at de er blevet offentliggjort.
Hvis du finder ud af, at ordningen ikke fungerer for en af kategorierne, kan den enkelte kategori annulleres på samme måde, som du annullerer et udbud.
Udfør ansøgernes kvalifikationer
Når leverandørerne melder deres interesse og indsender ansøgninger om deltagelse, kan du se deres status under fanen Leverandører. Status betyder:
Få adgang. Leverandøren har meldt interesse for at deltage i opgaven.
Ønsker at indsende en prækvalifikationsanmodning. Leverandøren har klikket på en knap mærket Ønsker at levere prækvalifikationsanmodning. Dette skal ikke betragtes som bindende for leverandøren, og han kan når som helst trække sin interesse tilbage.
Prækvalifikationsanmodninger leveret. Leverandørerne med denne status har indsendt en ansøgning, men er endnu ikke godkendt. Disse udbydere modtager ikke en invitation til at afgive bud, når du offentliggør miniudbud på DPS før du har kvalificeret dem.
Prækvalificeret. Disse leverandører er godkendt som leverandører. Når du offentliggør et ny miniudbud på DPS, vil invitationen til at deltage i udbuddet blive sendt til udbyderne på denne liste.
Hvis DPS er opdelt i kategorier, skal du ind på den enkelte kategori og kvalificere de leverandører, der har ansøgt.
For at godkende en leverandør skal du klikke på leverandørnavnet under fanen Leverandører og vælge fanen Udvælgelsesdetajler.
Klik på ESPD-udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriter, og foretag en vurdering af, om leverandøren er kvalificeret eller ej. Dette sker på samme måde som i et almindelig udbud.
Under menuen prækvalifikation skal du vælge, om leverandøren er kvalificeret eller ej. Hvis leverandøren er kvalificeret, skal du vælge Kvalificeret, indtaste en kommentar og/eller uploade et dokument til leverandøren.
Klik på og derefter på Gem
Vælg fanen “Opsummering” og vælg en anden leverandør.
For at godkende flere leverandører samtidig skal du gå til “Evaluer” =”Sammenlign kval. anmodninger”
På samme måde som når du kører et almindeligt udbud, gennemgår du nu alle trinene og markerer kravene med "Opfylder krav" eller "Opfylder Ikke krav".
Send prækvalifikationsmeddelelse
Klik på knappen Kvalificer for at underrette leverandørene om, at de er kvalificeret eller ej. Denne knap kan findes både i “Evaluer”= “Sammenlign kval. anmodning” og på forsiden af udbuddet.
Når du klikker på knappen, vil du se et billede, hvor du skal sikre kvalifikationerne. Klik på OK for at sende beslutningen til leverandørerne.
Gennemfør udbud på indkøbssystemet
Når du skal gøre et indkøb gennem indkøbssystemt, opretter du et udbud. Fra forsiden af Mercell skal du kigge efter selve DPS.
Når du er i DPS, skal du klikke på Opret miniudbud.
Registrering og gennemførelse af udbud foregår nu på den sædvanlige måde som i et almindelig udbud.
De leverandører, der er kvalificerede i indkøbssystemet, tilføjes til udbuddet. Du finder disse under Leverandører i udbuddet.
Krav til indkøbsproceduren i udbud i DPS følger Udbudsloven
Du skal indstille en deadline på mindst 10 dage
Der er ikke krav om ventetid efter tildeling
Miniudbud registreret på DPS kan findes under fanen Miniudbud.
Relaterte artikler:
Add Comment