I denne vejledning viser vi dig, hvordan du opretter et dynamisk indkøbssystem (DPS), og hvordan du gennemfører udbud på DPS.
Sådan oprettes indkøbssystem (DPS) i Mercell:
Du meddeler først et begrænset udbud.
Du behandler alle ansøgninger og viser alle leverandører, der opfylder kvalifikationskravene. Du kan ikke begrænse antallet af leverandører.
Først når du skal købe en bestemt tjeneste, beder du om et tilbud fra leverandørerne.
Afkald / indkøb skal udføres på følgende måde:
Alle leverandører, der er kvalificerede til ordningen på tidspunktet for afbrydelsen, opfordres til at afgive tilbud. Tilbudsfristen skal være mindst 10 dage.
Du tildeler en kontrakt efter at have overvejet de tildelingskriterier, du har angivet i meddelelsen. Tildelingskriterierne kan specificeres for hvert enkelt opkald
Du offenliggør en kontraktstildeling når udbuddet er slut og leverandør er tildelt og evt. stand still perioden er overstået.
Du kan kvalificere leverandører løbende i hele perioden.
Start registrering af Dynamisk indkøbssystem i Mercell Udbudportal
Du starter med at oprette et nyt udbud.
I feltet til venstre skal du vælge "Udbud- Begrænset" herunder fremgår det som “kunngjøring av konkurrrense med kvalifisering”
I indstillinger du indtaste navnet på udbuddet og vælge:
"Over EU-tærskelværdien",
Gældende regler
Form 02 - udbudsbekendtgørelse,
Begrænset udbud,
Den rigtige kontrakttype
Afkryds feltet for dynamisk indkøbssystem helt nederst.
hvis DPS skal opdeles i kategorier, skal du markere 'Opdel i delaftaler'
Når valgene er sat op med ønskede indstillinger, klikker du på "Gem".
Gå til fanebladet Beskrivelse.
OBS
Når du opretter et dynamisk indkøbssystem, skal du indstille "Kvalifikationsfrist" svarende til varigheden af hele indkøbsordningen. Dette skyldes, at leverandører skal være i stand til at kvalificere sig i hele denne periode.
Den første prækvalifikationsrunde varer i 30 dage. Du kan derfor ikke begynde at gennemføre udbud på systemet, før der er gået 30 dage.
Herefter registrerer du DPS færdig som prækvalifikation og begynder på tilbudsfasen.
Sådan opretter du kategorier
Et dynamisk indkøbssystem kan opdeles i kategorier, der defineres objektivt på baggrund af egenskaberne ved de indkøb, der skal udføres inden for den enkelte kategori.
Sådanne kategorier kan f.eks. være:
Geografisk opdeling
Maksimum tilladt størrelse på kontrakter
Varernes eller tjenesternes egenskaber
Registrering af kategorier foregår på samme måde som delaftaler i andre udbud.
Kvalifikationskrav skal registeres på hovedaftalen i det dynamiske indkøbssystem.
Gå til fanen “Delaftaler”
Vælg, hvordan leverandørerne kan ansøge om at deltage i det dynamiske indkøbssystem, hvis dette er relevant, eller vælg 'Alle delaftaler'.
Klik på + Tilføj for at oprette en kategori og indtast navnet på kategorien, og klik på 'Opret'.
TIP: Hvis der er mange oplysninger, der skal være ens for alle kategorier, kan du med fordel registrere den første kategori og kopiere den. Derefter ændrer du, hvad der skal være anderledes i de efterfølgende.
Klik på de forskellige kategorier, og udfyld de enkelte.
Filer, du uploader til hoved-DPS, vises også i de enkelte kategorier. Du kan derfor uploade filer, der er fælles for alle kategorier i hoved-DPS, og derefter uploade filer relateret til den enkelte kategori under 'filer' på kategorien.
Udfør ansøgernes kvalifikationer
Da leverandørerne registrerer interesse og indsender ansøgninger om deltagelse, kan du se deres status under fanen Leverandører. Status betyder:
Få adgang. Leverandøren har udtrykt interesse for at deltage i udbuddet.
Ønsker at indsende en prækvalifikationsanmodning. Leverandøren har klikket på en knap mærket Ønsker at levere prækvalifikationsanmodning. Dette skal ikke betragtes som bindende for leverandøren, og han kan når som helst trække sin interesse tilbage.
Prækvalifikationsanmodninger leveret. Leverandørerne på denne liste har indsendt en ansøgning, men er endnu ikke godkendt. Disse udbydere modtager ikke en invitation til at afgive bud, når du offentliggør udbud på DPS.
Prækvalificeret. Disse leverandører er godkendt som leverandører. Når du offentliggør et ny udbud på DPS, vil invitationen til at deltage i udbuddet blive sendt til udbyderne på denne liste.
Hvis DPS er opdelt i kategorier, skal du ind på den enkelte kategori og kvalificere de leverandører, der har ansøgt.
For at godkende en leverandør skal du klikke på leverandørnavnet under fanen Leverandører og vælge fanen Udvælgelsesdetajler.
Klik på ESPD-udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriter, og foretag en vurdering af, om leverandøren er kvalificeret eller ej. Dette sker på samme måde som i et almindelig udbud.
Under menuen prækvalifikation skal du vælge, om leverandøren er kvalificeret eller ej. Hvis leverandøren er kvalificeret, skal du vælge Kvalificeret, indtaste en kommentar og uploade et dokument til leverandøren.
Klik på og derefter på Gem
Vælg fanen “Opsummering” og vælg en anden leverandør.
For at godkende flere leverandører samtidig skal du gå til “Evaluer” =”Sammenlign kval. anmodninger”
På samme måde som når du kører et almindeligt udbud, gennemgår du nu alle trinene og markerer kravene med "I henhold til krav" eller "Ikke i henhold til krav".
Send prækvalifikationsmeddelelse
Klik på knappen Kvalificer for at underrette leverandørene om, at de er kvalificeret eller ej. Denne knap kan findes både i “Evaluer”= “Sammenlign kval. anmodning” og på forsiden af udbuddet.
Når du klikker på knappen, vil du se et billede, hvor du skal sikre kvalifikationerne. Klik på OK for at sende beslutningen til leverandørerne.
Gennemfør udbud på indkøbssystemet
Når du skal gøre et indkøb gennem indkøbssystemt, opretter du et udbud. Fra forsiden af Mercell skal du kigge efter selve DPS.
Når du er i DPS, skal du klikke på Opret udbud.
Registrering og gennemførelse af udbud foregår nu på den sædvanlige måde som i et almindelig udbud.
De leverandører, der er kvalificerede i indkøbssystemet, tilføjes til udbuddet. Du finder disse under Leverandører i udbuddet.
Krav til indkøbsproceduren i udbud i DPS følger Udbudsloven
Du skal indstille en deadline på mindst 10 dage
Der er ikke krav om ventetid efter tildeling
Udbud registreret på DPS kan findes under fanen Udbud.
Relaterte artikler:
Add Comment