Alle konkurranser, avtaler og maler må være tilknyttet et prosjekt, og i praksis får du ikke lagret en konkurranse eller en avtale uten at du har angitt hvilket prosjekt den skal ligge i.
Et prosjekt har altså en mappefunksjon ved at du kan samle konkurranser som naturlig hører sammen i ett prosjekt.
Du kan opprette mange prosjekter, og du kan opprette mange konkurranser og avtaler i samme prosjekt.
Et prosjekt kan ikke inneholde et annet prosjekt, og du kan derfor ikke opprette under-prosjekter.
Du kan flytte konkurranser og avtaler fra ett prosjekt til et annet på et hvilket som helst tidspunkt.
Rettigheter som gis på et prosjekt vil automatisk arves ned til alle konkurransene, avtalene og malene som ligger i dette prosjektet. Du bør derfor være varsom med å gi rettigheter på prosjekt-nivå før du er klar over konsekvensene av dette. Skal du gi en bruker rettighet til en konkurranse, bør du derfor gjøre dette på den aktuelle konkurransen.
Hvilke prosjekter bør man ha?
Dette finnes det i praksis ingen fasit på, fordi forskjellige virksomheter har forskjellig behov. Men her har vi samlet noen eksempler.
Det er viktig å tenke gjennom hvem som skal ha tilgang til de forskjellige konkurransene og avtalene før man bestemmer seg for en prosjektstruktur. Som nevnt over vil rettigheter på prosjekt-nivå arves ned til alt som er lagret på prosjektet.
I kommunal sektor er det ganske vanlig å gjenspeile organisasjonen i prosjektstrukturen slik at brukere fra forskjellige deler av organisasjonen har sine egne prosjekter.
Anskaffelser IKT
Anskaffelser bygg og eiendom
Anskaffelser helse og omsorg
etc.
I tillegg kan man gjerne ha egne prosjekter for avtalene, slik at disse også gjenspeiler hvor i organisasjonen avtalene hører hjemme.
Har man større investeringsprosjekter på gang, f.eks. bygging av ny skole hvor det skal gjennomføres flere anskaffelser, er det ganske vanlig å opprette et nytt prosjekt for nettopp denne nye skolen, slik at alle delanskaffelsene er lagret på ett sted.
I statlig sektor eller i virksomheter hvor man ikke har mange egne avdelinger, benyttes gjerne en kategori-struktur:
Rammeavtaler forbruksmateriell
Driftsavtaler
Biladministrasjon
etc.
Mindre virksomheter med få anskaffelser oppretter ofte ett prosjekt pr. år, og arkiverer prosjektet når året er omme og konkurransene er avsluttet.
Enkelte oppretter også ett nytt prosjekt pr. anskaffelse.