Skip to end of banner
Go to start of banner

Elektronisk signering av avtaler

Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this content. View the current version.

Compare with Current View Version History

« Previous Version 10 Current »

Denne veilederen er for oppdragsgiver

Digital signering skjer gjennom en 3. parts leverandør av digitale sertifikater, Signicat.

Signicat håndterer integrasjonen mellom Mercell og en rekke europeiske digitale sertifikater. På nettsidene til Signicat finner du en komplett oversikt over hvilke sertifikater som kan benyttes til signering av avtaler i de forskjellige landene: https://developer.signicat.com/documentation/signing/signing-methods/

For at avtaledokumentene skal kunne signeres i Mercell, må følgende vilkår være oppfylt:

  • Avtalen må ha en avtalepart

  • Selve avtalen må være delt med leverandøren

  • Dokumentene som skal signeres må være synlig for leverandøren.

I denne guiden går vi kun gjennom selve signeringen, mens registrering av avtalen finner du her.

Før avtalen kan signeres må den aktiveres.

Sende dokumenter til signering

Dokumentene som skal signeres må ligge på avtaleparten/leverandøren.

  1. Gå til fanebladet "Avtale" 

  2. Øverst på siden ser du avtalepart/leverandør 

  3. Klikk på leverandørnavnet

 

Du kommer til dette bildet:

Her ser du hvilke dokumenter som er lagt til/lastet opp på avtalen.

De dokumentene leverandøren leverte inn med tilbudet, vil automatisk bli overført til avtalen. Dersom du har brukt dynamiske dokumenter i konkurransen (dynamisk konkurransegrunnlag og/eller dynamisk avtalemal) vil disse også overføres fra konkurransen til avtalen.

Du kan også legge til nye dokumenter ved å klikke på + Legg til .

De dokumenter som er huket av under "Leverandør" vil bli være med i dokumentpakken som sendes til signering.

Vær OBS på at alle dokumentene som skal signeres må være registrert når du starter signeringsprosessen. Hvis du finner ut at dokumenter mangler, eller ikke er delt med leverandøren etter at signeringsprosessen er startet, må du avbryte signeringsprosessen og starte på nytt.

 

Start signeringsprosessen

Før du starter prosessen er det viktig at de(n) som skal signere har tilgang til avtalen. Dette ser du i fanebladet "Brukere". Lesetilgang er tilstrekkelig for å kunne signere.

For å starte signeringsprosessen, må du klikke deg inn på leverandør/avtalepart og klikke på ikonet  i menyen.

Du kommer nå inn i signeringsprosessen. Du ser hele prosessen i pilene øverst

 

Første steg er å velge intern signatar, dvs. den eller de personene i din virksomhet som skal signere.

Velg signatar

Klikk på Legg til signatar

Du får nå opp en liste over tilgjengelige signatarer.

Huk av for signatar(er) og klikk på Lagre.

Hvis du ikke finner personen som skal signere, må du gå tilbake til avtalen, og legge til personen under Brukere-fanen. Det er tilstrekkelig at vedkommende har Lese-tilgang. Deretter kan du fortsette prosessen når du har gitt tilgang.

Legg merke til at du ikke kan velge leverandørens signatar. Dette må leverandøren gjøre selv når han får avtalen til signering, dersom det er noen andre enn den som er oppgitt som skal signere.

Klikk på Neste.

I neste steg, får du en oppsummering av de dokumentene som er inkludert i signaturprosessen. Klikk på Send til intern signeringsrunde for å sende avtalen til signering.

Hvis det mangler dokumenter til signering, må du avbryte signeringsprosessen, gå tilbake til avtalen og huke av for de dokumentene som skal signeres på nytt.

Send til intern signeringsrunde

Interne signatarer vil nå motta et varsel med invitasjon til signering. 

Klikker man på lenken kommer du til meldingen i Mercell, hvor man igjen klikker på lenken for å komme til avtalen som skal signeres.

 

Signatar klikker på Signer for å fortsette.

 

Oversikt over dokumenter til signering kommer da opp. Man kan klikke på skyen for å laste ned  dokumenter.

Klikk "Neste side" for å fortsette.

Bekreft at dokumentene er lest og godkjent.

 

I neste bilde må man velge hvilket sertifikat man ønsker å bruke. Mulige sertifikater i Norge er: Bank ID, Commfides eller Buypass. BankID på mobil fungerer for alle banker. 

Klikk på Neste side for å gå videre i signeringsprosessen. 

De videre stegene vil variere ut fra hvilket sertifikat man har valgt. Man  må derfor følge instruksjonene som kommer opp på skjermen. 

Når interne signatarer har signert, mottar den som startet selve signeringsprosessen varsel på epost:

Når alle interne signatarer har signert får prosessansvarlig også varsel, slik at han/hun kan sende avtalen til leverandøren for signering.

 

Send til ekstern signering

Følg lenken i meldingen vist ovenfor for å komme tilbake til signeringsprosessen.

Klikk på Send til ekstern signering for å fortsette prosessen.

 

Når invitasjonen er sendt mottar kontaktpersonen hos avtalepart et varsel på epost. 

Leverandøren signerer

Leverandøren vil motta en epost med lenke til signeringen på samme måte som oppdragsgiver. 

Signeringen er tilgjengelig i fanebladet "Signer avtale".

Her kan leverandørens avtaleansvarlig legge til andre signatarer dersom vedkommende ikke har prokura eller fullmakt til å signere avtaler.

Signeringen foregår på samme måte som hos oppdragsgiver; bekreft at dokumenter er lest, velg sertifikat og fullfør signeringen.

Når signering er fullført må leverandør klikke på "Klikk her for å bekrefte fullført signering"

 

Når leverandøren bekrefter får han opp denne infoboksen:

 

Ferdigstill signering

Prosessansvarlig (den som startet signeringsprosessen) mottar en epost når leverandør/avtalepart har signert og bekreftet fullført signering.

Klikker du på lenken, åpner du systemmeldingen i Mercell.

Klikker du på lenken i meldingen, kommer du inn på signeringsprosessen.

Her ser du en oversikt over dokumentene og signaturfilene (Signature). Filen kalt Signature viser hvem som har signert, og hvilket sertifikat som er benyttet. Filen med den nyeste datoen er leverandørens signaturfil.

Dersom du ikke aksepterer leverandørens signering, f.eks. fordi vedkommende signatar ikke har prokura, kan du avbryte signeringsprosessen ved å klikke på 'Avbryt', og starte en ny signeringsrunde. Det er viktig at dere har god kommunikasjon med leverandøren om dette. Vi anbefaler at dere bruker kommunikasjonsmodulen til dette, slik at dette blir logget i systemet.

 Klikk på ‘Ferdigstill signering’.

Signeringsprosessen er nå ferdig, og avtalen er ferdig signert.

Du kan sjekke gyldigheten til de digitale sertifikatene, dette er beskrevet i denne guiden: Sjekk gyldigheten på digital signatur

Relaterte artikler

  • No labels