/
Administrator. Modul 4. Dynamisk sjekkliste

Administrator. Modul 4. Dynamisk sjekkliste

Owned by Julie Heggemsli (Deactivated)
Last updated: Jul 06, 2023
7 min read

Modul 4

Kapittel 1

1.1 Dynamisk sjekkliste

Virksomheten (eller operatør) kan her utforme sin egen sjekkliste, denne vil da være standard for virksomheten. 

Sjekklisteaktiviteter kan legges til ved å huke av og bruke ’legg til’ knappen, eller skjules ved å huke av i ’fjern’. Du kan flytte sjekkpunkt opp og ned i listen ved å bruke ’Flytt opp’ og ’Flytt ned’ knappene.

Aktiviteter som legges til er ikke interaktive med leverandørens aktiviteter, men informasjon rundt virksomhetens arbeidsprosesser.

Du kan også legge til linjer for å skrive egne ”huskelapper” selv om man ikke kan knytte systemfunksjoner til den.

Lagre før du avslutter. Neste gang du logger inn og bruker denne sjekklisten vil den ha dette utseende.

1.2 Invitasjon og kontraktsmaler

Når man sender ut en invitasjon eller kontraktsinformasjon er det en valgfri

funksjonalitet for brukeren å inkludere et standard brev. Dette brevet kan inneholde

hvilken som helst informasjon og kan også formateres. Standard brevene vises

kun på nettet og må ikke forveksles med beskjedene/e-post malene som sendes

ut eksternt.

Det er for tiden tre mulige valg av brevmaler for invitasjoner, kontraktsvinnere

og avslagsbrev (innenfor KAV) når du allerede har tildelt og signert en avtale med en annen leverandør.

 

Invitasjonsbrevmaler (KGV)– Vises til leverandøren når denne ser på informasjon om Konkurranser online

 

Kontraktsvinnerbrevmal (KAV)– Sendes til kontraktsvinner og vises sammen med

kontraktsinformasjonen for en kontraktsmal

 

Avslagsbrevmal (KAV) – Sendes til leverandørene som har fått endelig avslag i konkurransen ettersom du signert en kontrakt med en annen leverandør.

Å lage en brevmal:

 

  1. Trykk på Endre-linken ved siden av Invitasjon-s eller kontraktsbrevmalen fra firmaadministrasjonsskjermbilde.

 

  1. Trykk på [Lag ny…] knappen som er under malen du ønsker å lage.

 

  1. Skriv inn et malnavn og trykk [Lagre], fyll deretter inn detaljer som

vist.

 

  1. Sett inn tekst i det store feltet og formater etter eget ønske. Du kan her

velge å bruke variabler i malen, som for eksempel ord som skal erstattes

med data fra systemet når brevet blir sett/lest.

 

  1. For å bruke en variabel: velg variabel i rullegardinmenyen, plasser

markøren i den delen av teksten hvor du vil at variabelen skal plasseres og

trykk deretter [Legg til]. Variablene vil nå være plassert hvor du

plasserte markøren.

 

  1. Når du er ferdig, trykk [Lagre] og [Ferdig].

 

Du bør lagre brevet med jevne mellomrom for å forhindre at du mister data i

tilfelle din ”logg inn sesjon” utløper.

Anbefaling angående redigering: Verktøyet har ikke omfattende formateringsmuligheter, du har flere muligheter hvis du oppretter brevet i word og så kopiere det  inn i verktøyet.

Leverandørkvalifisering

Leverandørkvalifiseringen består av tre deler: Spørsmålstyper, Spørsmålsmaler

og Kategori spørreskjema. Hver av disse delene beskrives separat.

 

 

Spørsmålstyper/krav og kriterier

Innenfor spørsmålstyper kan du definere formulering og utseende innfor en gitt

ramme. Spørsmål = ulike sorters skrevne krav som eventuelt krever ett svar eller bekreftelse

 

 

Å lage og redigere en formattype:

 

  1. 1. For å komme til oversikten over format type  gå fra firma administrasjon og trykk

på Spørsmål type linken.

  1. Trykk på [Lag type] for å definere en ny format type.

  2. Fyll inn verdiene for formattypen og trykk [Lagre]. Størrelsen er skriftstørrelse

i piksler og fargen er i (RGB) farger.

  1.  Formatstilen kan nå kobles til et spørsmål, og spørsmålet vil nå vises med

den valgte formattypen.

Kravmaler

 

Kravmaler er et lagringsområde som kan brukes innenfor KGV.

Spørsmålene kan brukes innen Konkurranser, anbudsforhold, kategorier og

kontraktsgjennomganger.

Få tilgang til spørsmålsbiblioteket:

 

  1. Fra firmaadministrasjons siden, i Leverandør kvalifiseringsområde, trykk

på linken Kravmaler. Skjermbilde Krav/kriteriemaler vises.

 

Innenfor spørsmålsmalsarkivet kan man dele spørsmålene i maler, og malene

kan deretter grupperes i mapper.

 

Å lage en ny spørsmålsmal:

  1. På kravmalhovedsiden, trykk [Lag mal…] knappen.

  2. Fyll inn navn på malen og trykk [Lagre].

  3. For å redigere navnet på malen, merk malen og trykk [Endre…].

  4. Gå til malen og begynn å lage spørsmål og seksjoner ved å trykke på linken

med mal navnet.

 

På en mal kan man gruppere spørsmålene i seksjoner. Seksjonene kan brukes i

forbindelse med en Konkurranse for å tildele evalueringsrettigheter for hver

seksjon. Seksjonene vil også gruppere spørsmålene i mer logiske områder for at

leverandøren enkelt skal kunne få en oversikt i undersøkelsen

Å lage en spørsmålsseksjon:

 

  1. I spørsmålsoversikten, trykk på [Lag seksjon…] knappen.

  2. Fyll inn navnet på seksjonen og trykk [Lagre].

  3. Rediger seksjonsnavnet ved å trykke på seksjonsnavn linken.

 

Spørsmål kan tildeles seksjonen når man lager eller redigerer spørsmålene.

 

 

Å lage et spørsmål/krav:

 

  1. Trykk på [Lag spørsmål…] knappen, valg av spørsmålstype vises. Hvis du

ønsker å sette inn et spørsmål i mellom de andre spørsmålene, velg det

spørsmålet du ønsker at det nye skal stå foran, før du trykker [Lag

spørsmål…] knappen.

2. Velg spørsmålstype, for eksempel svar formatet som er påkrevd for

tilbyderne, trykk [Neste].

  • Notering – Ingen svar er påkrevd, kan bli brukt som en deler/skille

eller en forklaring

  • Flervalgsmulighet – Svaret gis ved å velge et eller flere

alternativer fra en liste

  • Enkelt valg – Svaret gis ved å velge et svaralternativ fra en liste

  • Fritekst – Svaret gis i valgfritt tekstformat – du må velge ulike lengder på tillatt tekstsvar

  • Nummer/Antall – Svaret må være i numerisk format

 

3. Fyll inn spørsmålsverdiene, og trykk [Lagre]. Fyll inn feltet for å lagre spørsmål/krav.

 

  • Seksjon (Rubrik) – Seksjonen som man ønsker spørsmålet i. Bruk øverste seksjon om man ikke ønsker spørsmålet i noen seksjon

  • Kode – Valgfri verdi, hvis du ønsker nummerering eller har en

intern kode/referanse for hvert spørsmål

  • Spørsmål – Spørsmålsteksten

  • Alternativer – Hvis spørsmålet innebærer ett eller flervalgsmulighet, fyll

inn svaralternativene

  • Innstillinger – Hvert spørsmål kan ha innstillinger som avgjør

hvordan spørsmålet opptrer

 

 

 

Å lage tabell spørsmål:

 

Tabell spørsmål er en tabell type som tillater at man mottar svarene i tabell

format. Hver rad er et vanlig spørsmål og hver kolonne er forskjellige svar. Svarene kan kun ses online og kan ikke vektes eller evalueres.

  1. Trykk på [Sett inn tabell…] knappen, tabell beskrivelse siden vises.

2. Fyll inn et spørsmål og trykk [Lagre]. Hovedsiden for å redigere tabell rader

og kolonner vises.

3. Bruk [Legg til rad..] og [Legg til kolonne..] knappene for å lage rader og

kolonner. En rad er opprettet på samme måte som et spørsmål.

 

 

Å importere spørsmål fra Excel:

 

Spørsmål kan også legges til ved hjelp av importfunksjoner. Import formatet er

Excel. Dette er et forhåndsbestemt format.

 

  1. Trykk på [Importere] knappen, import spørsmålet vises. For å laste ned

malen til Excel format klikk på linken  [Last ned import format] fra denne

siden.

  1. Velg Excel-filen med spørsmålene og seksjonene og trykk [Importere],

bekreftelse av importeringen vises.

  1. Trykk [Fortsett] for å avslutte endelig importering av spørsmålene

 

 

Å oppdatere spørsmålsversjoner:

 

Alle spørsmål som er laget eller nylig endret er lagret som en kladd, f.eks.

spørsmålsendringene er ikke klare for bruk. For at bruker skal kunne gjøre klar

spørsmålene for bruk, må man oppdatere spørsmålene til ”produksjons” versjon

 

  1. Velg spørsmålene du ønsker å oppdatere, trykk [Oppdatere til ny versjon]. Et

pop-up vindu vil vises.

 

  1. Hvis spørsmålet er linket til forskjellige områder i applikasjonen, vil de

delene som kan oppdateres vises (for eksempel i en åpen Konkurranse).

Velg de delene hvor du ønsker at spørsmålet skal oppdateres innenfor og trykk

 [Lagre]. Dette vil lagre den nye versjonen av spørsmålet til de valgte

områdene.

 

  1. Oppdatere til ny versjon kan også gjøres direkte når man redigerer

spørsmålet. Bruk [Lagre som ny versjon] knappen til å oppnå dette

 

 

Å sortere spørsmål og seksjoner:

 

Etter at spørsmål og seksjoner har blitt opprettet er det mulig å sortere disse

innenfor malen.

  1. Trykk på [Sorter] knappen, et pop-up vindu vises.

  1. Velg nedrullingsvinduet hvilken seksjon du ønsker å sortere

spørsmålene i eller om du ønsker å sortere seksjonene innefor malen.

  1. Velg seksjonen eller spørsmålet som skal flyttes og bruk [Flytt opp] eller

[Flytt ned] knappene til å flytte rundt.

  1. Trykk [Lagre] når du er ferdig.

 

 

 

Å slette spørsmål eller seksjoner:

 

Spørsmål eller seksjoner kan slettes fra en mal. Hvis et spørsmål er lagt til i en

Konkurranse eller kategori, vil ikke spørsmålet bli slettet fra kategorien eller

Konkurransen selv om den er slettet fra malen.

Merk spørsmålene og/eller seksjonene du ønsker å slette og trykk [Slett]

knappen.

Hvis man sletter en seksjon, vil det ikke slette spørsmålene innenfor seksjonen,

men flytte spørsmålene utenfor seksjonens område.

Merk at du kan velge at kravene automatisk kommer med på alle konkurranser som skapes i din virksomhet. Dette gjør du ved å velge de kravmalene som skal komme med automatisk fra oversikten i virksomhetsadministrasjonen og deretter klikke på knappen legg til/fjerne. Krav og kriterier vil automatisk bli lagt til konkurranser som lages, og det vil brukes en prosedyremal som tillater automatiske krav.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Related content