Dynamiska inköpssystem i TendSign

Att teckna slutna ramavtal med andra konkurrensutsättning ger i många branscher en inlåsningseffekt där nya leverantörer på marknaden inte kan ansluta. Ofta på många år. Det förhindrar möjligheter att följa marknadens skiftningar och hindrar ibland även en sund konkurrens kring pris och kvalitet.

Förutsättningarna för Dynamiska inköpssystem har funnits länge i Visma TendSign, men i och med den senaste lagstiftningen har funktionaliteten anpassats med helt egna processer för både etablering av system (Steg 1) och att löpande kunna konkurrensutsätta mot systemet (Steg 2)

Etablering av systemet (Steg 1)
Det dynamiska inköpssystemet etableras genom att göra en upphandling av den typ som systemet avser, dvs Varor, Tjänster, Entreprenader. Upphandlingstypen anges därefter som ett Dynamiskt Inköpssystem" och annonseras också som ett sådant.

På motsvarande sätt som för t ex ett Kvalificeringssystem eller en LOV-upphandling ligger annonsen ute under hela det dynamiska inköpssystemets livstid och ansökningar kan tas emot och utvärderas löpande.

Intresserade leverantörer ansöker om att delta i systemet direkt i TendSign genom att svara på elektroniska frågeformulär, s. k. strukturerade dokument. Krav enligt ESPD (Electronic Single Procurement Document) finns det färdiga mallar för.

Inkomna ansökningar hanteras löpande inklusive stöd för kompletteringar och direkt kommunikation med varje ansökande. Kvalificerade ansökningar blir omedelbart tillgängliga för

konkurrensutsättning (Steg 2).

Upphandling inom systemet (Steg 2)
Så snart systemet etablerats och en relevant mängd leverantörer finns kvalificerade kan upphandling inom systemet inledas. Processen liknar den för andra konkurrensutsättning men "sändlistan" med deltagare hämtas dynamiskt från systemet. Dokumentation, underlag och avtalsmallar hämtas också från systemet så att förutsättningarna och ramarna från det etablerade systemet blir så effektiva som möjligt.

Baserat på de förutsättningar som angivits i det etablerade systemet kan varje upphandling inom systemet anpassas för det specifika behovet. T ex kan viktning av kriterier, kvantiteter och andra krav förtydligas och anpassas.

På samma sätt som i vanliga upphandlingar stöds även dynamiskt inköpssystem i delar, dvs olika leverantörer kan godkännas för olika delar av systemet. Vid upphandlingar inom systemet, där systemet är uppdelat i delar, kan olika listor med kvalificerade leverantörer väljas beroende på upphandlingsföremålet.

Stödet för dynamiska inköpssystem är helt integrerat i TendSign Pro.