ESPD i TendSign

Se en kort film om ESPD i TendSign.

ESPD förfrågan (upphandlarens ställda krav)

Mercell TendSign erbjuder ESPD mallar på alla systemets aktuella språk. I dessa mallar är respektive ESPD krav utmärkt med ESPD ikoner. Du kan hämta dessa mallar in i er egen organisations egna mallar och får då med er de grundläggande ESPD-märkta kraven.

När du publicerar en upphandling som innehåller ESPD-märkta krav kan leverantörerna som lämnar anbud antingen svara direkt i systemet, eller så kan de exportera ut en s.k. ESPD request i XML format. Den kan de sedan fylla i med hjälp av andra verktyg som exporterar ut en ESPD response i ett motsvarande format.

ESPD svar (leverantörens svar på specifika krav)

Har leverantören en svarsfil (ESPD response XML) med sina svar från ett annat system kan den importeras i den aktuella upphandlingen i Mercell TendSign. De svar som matchar mot ESPD-märkta krav i upphandlingen besvaras då automatiskt med svaren från den importerade filen. Eventuella ytterligare frågor som ställs i upphandlingen besvaras online i verktyget innan anbud kan skickas.

eCertis

EU har sedan en längre tid sammanställt en databas där respektive EU-land kan dokumentera hur olika kvalificeringskrav uppfylls och t.ex. vilka typer av certifikat som finns. När leverantören som ska lämna anbud granskar ett krav i Mercell TendSign, som är kopplat till ett ESPD-märkt krav, erbjuder Mercell TendSign information till leverantören baserat på leverantörens nationella hemvist. Informationen hämtas från EUs eCertis databas och förutsätter att det aktuella landet har registrerat in de uppgifter som erfordras.

Några frågor och svar

FRÅGA: Hur mycket kan man redigera ESPD-mallen i Docs?

SVAR: För varje ESPD finns dels en koppling till eCertis databasen, så att man för varje ESPD krav kan ta reda på vilka certifikat som gäller för just det kravet. Dessutom är varje krav märkt med ett unikt ID-nummer som gör att en leverantör kan importera sina svar via en XML fil. Detta betyder också, vilket är mycket viktigt, att innebörden i ett specifikt krav inte får ändras! Upphandlaren kan ändra mindre saker som ett visst ord men får inte ändra innebörden av texten i kravet. Om det görs kommer det att finnas ett krav med en eCertiskoppling som inte stämmer.

FRÅGA: Om man i sin mall hämtar TendSigns ESPD-mall och önskar "plocka in" krav i sitt egna strukturerade dokument (ex vis administrativa föreskrifter), tappar man funktioner då? Ex ned och uppladdningsfunktion och kopplingar till TEDs funktioner kring detta?

SVAR: Även om du flyttar en fråga från ESPD malldokumentet till ett av dina egna dokument bibehålls kopplingarna så att svaren som en leverantör importerar hamnar på motsvarande fråga. Kopplingarna till eCertis databasen bibehålls också.

FRÅGA: Om vi till exempel flyttar 50 % av innehållet i ESPD:n till vårt Docs-dokument ”Administrativa föreskrifter” och baka in det där, så har inte det strukturerade dokumentet funktionen att ladda ner/ladda upp i TEDs html-format?

SVAR: Kopplingarna bibehålls

FRÅGA: Om jag förstår systemet rätt, så har endast det strukturerade dokumentet ”ESPD” som ni har som mall just den speciella funktionen? Finns väl inte på övriga strukturerade dokument?

SVAR: Det stämmer, funktionen att kunna importera svar via en XML fil finns bara för ESPD frågorna

FRÅGA: "Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?" är ert önskade svar - NEJ, dessutom är frågan viktad. UE tycker att önskat svar skulle vara ja, och undrar vad viktningen har för funktion. Texten ligger under:
Del III

• A: skäl...

• Deltagande i ...

• b. Finns denna information tillgänglig kostnadsfritt för myndigheterna i en EU-medlemsstats databas?

SVAR: Vi har implementerat vår mall utefter de rekommendationer som ges i EU-tjänsten, där det önskade svaret på frågan är nej. Viktningen som visas bredvid kravet har inte någon egentlig funktion utan avspeglar att den tekniska implementationen är av typen flervalsfråga.

FRÅGA: Varje e-fråga (om selfcleaning) avslutas med möjlighet att lämna webbadress och kod. Vad avser detta? Jag har för mig att TS har beskrivit detta någonstans?

SVAR: Denna info finns hos Upphandlingsmydigheten:
https://frageportalen.upphandlingsmyndigheten.se/org/upphandlingsmyndigheten/d/espd-i-norsk-upphandling/

FRÅGA: Kan jag lägga till krav med frågor i ESPD-mallen i TendSign utan att det blir i XML-filen? T.ex. lägga in krav med frågor under Del II: Information om den ekonomiska aktören.

SVAR: ESPD mallen i TendSign är i princip ett "vanligt strukturerat dokument" med vissa specifika egenskaper för de textavsnitt som har ESPD markeringsikonen. De avsnitt som har en ESPD-ikon har en underliggande konfiguration och identitet som gör att de dels

• stödjer att ha följdfrågor

• att deras identifikationsnummer gör att vi kan skapa en XML-fil med dem

• att vi kan matcha svar från en leverantörs XML svarsfil med dem

• att vi kan göra uppslag mot eCertis databasen för dem

Alltså: Om kunden önskar lägga in andra textavsnitt och eller egna frågor i samma dokument går det bra. Dessa "icke ESPD markerade" avsnitt kommer då att vara vanliga texter och frågor som inte kommer att ha ovan beskrivna ESPD märkning och funktionalitet.