Regels toepassen op contractvelden
- Jeroen van Duijvenvoorde
Analytics
Naast het toevoegen van verschillende soorten velden is het ook mogelijk om regels toe te passen over velden. Bij het toevoegen van een veld heb je naast het tabblad ‘Beschrijving’ ook een tabblad ‘Regels’. Wanneer je hier naar toe gaat en klikt op toevoegen kom je in onderstaand scherm uit:
Er kan gekozen worden uit de volgende soorten regels:
Verplicht veld
Voorgeschreven format
Bereik
Vergelijk
Standaard waarde
Alleen lezen
Zichtbaar als
Refereer aan
Toevoegen aan deelnemers
Bewaar historie
Elke regel wordt hieronder toegelicht.
Verplicht veld
Een verplicht veld kun je als regel bij een veld toepassen als je wilt dat het veld verplicht wordt om in te vullen. Wanneer een contract wordt ingevuld kunnen de wijzigingen niet eerder worden opgeslagen als het veld niet is ingevuld.
Voorgeschreven format
Voorgeschreven format kan gebruikt worden als je wilt dat er bijvoorbeeld niet meer dan 10 letters en/of cijfers worden ingevuld. Denk aan een telefoonnummer. Er zijn speciale coderingen om toe te passen aan de hand van het format wat je wilt hebben. Als je hier gebruik van wilt maken kun je het beste contact opnemen met de Servicedesk en adviseren wij welke codering je nodig heeft.
Bereik
Deze regel kun je gebruiken als je een bereik wilt toepassen op een veld. Dit kan bijvoorbeeld op een datumveld zijn, waarbij je wilt dat er alleen een datum ingevuld kan worden die tussen een bepaalde periode valt. Een ander voorbeeld is prijs. Als je wilt dat er alleen een prijs ingevuld kan worden onder de 1000 euro dan dien je een bereik op te geven waarbij de minimale waarde 0 euro is en de maximale waarde 1000 euro.
Vergelijk
Met de ‘Vergelijk’ regel kun je het contractveld vergelijken met een ander veld en aangeven of iets bijvoorbeeld gelijk, groter of kleiner ingevuld moet worden in vergelijking met het andere contractveld. In onderstaand figuur is een voorbeeld weergegeven welke velden je hiervoor dient in te stellen.
Standaard waarde
Deze regel kun je gebruiken indien voor elk contract hetzelfde ingevuld moet worden in dat betreffende veld. Je kiest voor een ‘zelf ingegeven waarde’. Vervolgens kun je kiezen wat voor soort waarde het moet zijn. Tekst, getal of datum. In de regel daaronder kun je de waarde invullen.
Alleen lezen
De regel ‘alleen lezen’ staat in verband met de ‘standaard waarde’ regel. Als je een standaard waarde regel heeft toegepast kun je er voor kiezen om een extra regel met ‘alleen lezen’ toe te passen. Dit zorgt ervoor dat de standaard ingevulde waarde ook niet gewijzigd kan worden.
Zichtbaar als
Dit is één van de meest gebruikte regels. Je wilt namelijk niet dat altijd elk veldbaar zichtbaar is in een contract, omdat het veld voor dat contract bijvoorbeeld niet van toepassing is. Met het ‘zichtbaar als’ veld kun je velden relateren aan een andere veld en aangeven bij welke optie het veld pas naar voren mag komen. Voor het instellen van deze regel dien je de juiste gegevens in te vullen bij de waarde velden, zodat het systeem precies weet wat zij moet doen.
Uitleg van de velden
Bronwaarde 1: Dit dient altijd contractveld te zijn. Het veld wordt namelijk gekoppeld aan een ander veld in de contracttemplate.
Type waarde 1: Dit veld hoef je niet in te vullen.
Waarde criterium 1: Hier dien je het veld te selecteren waar je het aan wilt koppelen
Bronwaarde 2: Dit veld hoef je niet in te vullen
Type waarde 2: Dit veld dien je aan te passen naar hetzelfde geval als type waarde 1. In bovenstaand figuur is dit een heel getal.
Waarde criterium 2: In dit veld dien je aan te geven bij welke optie van het gerelateerde veld het huidige veld naar voren moet komen. In bovenstaand voorbeeld is het gerelateerd aan het veld: Verlenging van toepassing? Waar een dropdown optie is toegepast met de 1e optie ‘Ja’ en de 2e optie: ‘Nee’. Het huidige veld moet naar voren komen als verlenging toegepast ‘Ja’ is. Dit is de eerste optie en daarom nummer 1. Deze 1 vul je in bij waarde criterium 2.
Voorwaarde: De voorwaarde is in dit geval gelijk aan, omdat het veld alleen naar voren dient te komen als het van toepassing is. Het is echter ook mogelijk om aan te geven dat het gelijk aan en groter dan moeten zijn of minder dan. In dit geval zou het veld dan ook naar voren komen boven de 1.
Refereer aan
Met deze regel kun je het veld refereren aan een ander veld. Alles wat je in dat andere veld invult wordt daarmee ook automatisch in het huidige veld, waar je de regel hebt toegepast, ingevuld. Er wordt dan ook duidelijk aangegeven dat dit veld niet aangepast kan worden.
Toevoegen aan deelnemers
Deze regel kun je toepassen bij een gebruikersveld. Denk bijvoorbeeld aan een veld voor contracteigenaar of inkoper. Als je jouw collega’s toevoegt aan deze gebruikersvelden dan betekent dit niet dat zij ook automatisch deelnemer zijn in het contract bij het tabblad ‘Deelnemers’. Door deze regel toe te passen gebeurt dit wel automatisch.
Bewaar historie
Als je de historie wilt zien van een veld kun je deze regel toepassen. Op deze manier weet precies wie, wanneer en wat er is ingevuld en gewijzigd bij het betreffende veld waar deze regel is ingesteld.