/
Rapporten

Rapporten

Owned by Former user (Deleted)
Sep 28, 2023
4 min read

Wat zijn rapporten?

Rapporten openen en bekijken?

Rapportinstellingen openen en bekijken?

Rapportontwerp openen en bekijken

Rapport aanmaken

Dynamische datumvelden

Rapport periodiek verzenden

 

Wat zijn rapporten?

 

Rapporten is het menu waarin ten behoeve van de diverse instrumenten rapportages gedefinieerd, onderhouden en getoond worden. Het gaat dan bijv. om een overzicht van aanvragen of contracten. Op basis van een gebruikersrol kan een gebruiker voor een of meerdere instrumenten rapporten definiëren. Een rapport bestaat minimaal uit een aantal kolommen met daaraan eventueel toegevoegd de gewenste groepering, sortering en filtering.

 

Rapporten openen en bekijken

 

Volg onderstaande stappen om een rapport te bekijken:

 

  1. Open het menu 'Overzicht'.

  2. Open in het navigatiemenu aan de linkerzijde de gewenste module (bijv. aanbesteden of contractmanagement).

  3. Open binnen de geselecteerde module de tab 'Rapporten'. In de tab Rapporten zie je een overzicht van alle aangemaakte rapporten binnen de betreffende module.

  4. Open het gewenste rapport door erop te klikken

 

Rapportinstellingen openen en bekijken

 

Volg onderstaande stappen om de instellingen van een rapport te openen en bekijken:

 

  1. Navigeer naar de module waar het betreffende rapport betrekking op heeft.

  2. Klik op de tab 'Rapporten'.

  3. Plaats je cursor op het betreffende rapport. Wanneer jij de eigenaar bent van het rapport verschijnen nu 3 knoppen: Kopieer, Ontwerp en Instellingen. 

  4. Klik op 'Instellingen'.

  5. Pas de instellingen aan.

 

Rapportontwerp openen en bekijken

 

Volg onderstaande stappen om de instellingen van een rapport te openen en bekijken:

 

  1. Navigeer naar de module waar het betreffende rapport betrekking op heeft.

  2. Klik op de tab 'Rapporten'.

  3. Plaats je cursor op het betreffende rapport. Wanneer jij de eigenaar bent van het rapport verschijnen nu 3 knoppen: Kopieer, Ontwerp en Instellingen. 

  4. Klik op 'Ontwerp'.

  5. Pas het ontwerp van het rapport aan.

 

Rapport aanmaken

 

Volg onderstaande stappen om een rapport toe te voegen:

 

  1. Open de betreffende module waar je een rapport voor wilt aanmaken.

  2. Klik op de tab 'Rapporten'.

  3. Klik op de knop 'Nieuw' rechtsboven in beeld.

  4. Voer minimaal een naam in. Het veld label kan gebruikt worden om rapporten te groeperen.

    1. Selecteer bij een rapport voor de module ‘Aanbesteden/Sourcing & Tendering’ of het rapport betrekking heeft op 'aanvragen' of 'aanbieders'.

    2. Door middel van het selecteren van de checkbox naast 'Niet beperkt tot mijn eigen items / lidmaatschappen' worden in het rapport ook de items (bijv. aanvragen of contracten) getoond van gebruikers uit de gebruikersgroep(en) waarin u bent opgenomen (zonder dat u onderdeel bent van de aanbesteding of het dossier waar de contracten cq. in aanvragen zijn opgenomen).

    3. Door middel van het selecteren van de checkbox naast ‘Tel resultaatrijen’ wordt het aantal rijen dat weergegeven wordt in het rapport weergegeven in het rapport.

    4. Klik ‘Bevestig’. Dit opent het menu 'Ontwerp' van het rapport.

  5. Door te slepen kunnen velden opgenomen worden in het rapport.

    1. Filters: bepaalt voorwaarden waaraan voldaan moet worden om opgenomen te worden in het rapport. U kunt meerdere filters toepassen op een rapport. Indien meer dan 1 filter gedefinieerd wordt dient aangegeven te worden of aan beide filters voldaan dient te worden (optie 'EN') of dat aan een van de gedefinieerde filters voldaan dient te worden (optie 'OF').

    2. Kolommen: bepaalt de kolommen die opgenomen worden in het rapport. U kunt meerdere kolommen toevoegen aan een rapport

    3. Formule: Voor de hieraan toegevoegde kolommen kunt u een totaal, gemiddelde, minimum of maximum opnemen in het rapport. Hier kunnen alleen velden in opgenomen worden die ook reeds in Kolommen zijn toegevoegd.

    4. Groepeer regels op: Bepaalt hoe de resultaten in het rapport gegroepeerd worden.

    5. Sorteer op: Bepaalt hoe de resultaten (binnen eventuele groeperingen) in het rapport gesorteerd worden.

  6. Klik rechtsboven op ‘Bewaar’ om de rapportdefinitie vast te leggen.

  7. Klik rechtsboven op 'Toon rapport' om het rapport te openen of ‘Gereed’ om het ontwerp menu te verlaten.

 

Dynamische datumvelden

 

Binnen rapporten is het mogelijk om filters toe te passen op basis van velden. Dynamische datum reeks toevoegen beschrijft hoe bij de definitie van filters op datumvelden een dynamische datum reeks als filter opgenomen kan worden. Voorbeelden van dynamische datumreeksen zijn Deze maand, Vorige week, Vandaag, Komende 7 dgn. etc.

Volg onderstaande stappen om een dynamische datumfilter toe te voegen aan een rapport:

 

  1. Open het rapportontwerp van het rapport waaraan de dynamische datumfilter toegevoegd dient te worden.

  2. Sleep het gewenste datumveld waarop de dynamische datum reeks van toepassing dient te zijn naar ‘Filter’.

  3. Selecteer 'In' als operator.

  4. Selecteer de gewenste dynamische datumreeks. De volgende reeksen zijn beschikbaar:

    • Kalender jaar

      • Huidig jaar

      • Vorig jaar

      • Komend jaar

    • Kalender maand

      • Deze maand

      • Vorige maand

      • Komende maand

      • Huidige en vorige maand

      • Huidige en komende maand

    • Kalender week

      • Deze week

      • Vorige week

      • Komende week

    • Dag

      • Vandaag

      • Verleden

      • Toekomst     

      • Gisteren

      • Morgen

      • Afgelopen 7 dagen

      • Afgelopen 30 dagen

      • Afgelopen 60 dagen

      • Afgelopen 90 dagen

      • Afgelopen 120 dagen

      • Komende 7 dagen

      • Komende 30 dagen

      • Komende 60 dagen

      • Komende 90 dagen

      • Komende 120 dagen

  5. Klik  rechtsboven op 'Bewaar'. Herhaal stap 3 t/m 5 indien meerdere dynamische datum reeksen dienen te worden toegevoegd.

  6. Klik rechtsboven op 'Toon rapport' om het rapport te openen of ‘Gereed’ om het ontwerp menu te verlaten.

 

Rapport periodiek verzenden

 

Optioneel kunnen rapporten ook automatisch via e-mail met een bepaald interval verzonden worden naar één of meerdere e-mail adressen.

  1. Ga met je muis over het betreffende rapport. Wanneer jij de eigenaar bent van het rapport verschijnen nu 3 knoppen: Kopieer, Ontwerp en Instellingen. 

  2. Klik op 'Instellingen'.

  3. Open de tab 'Agenderen'.

  4. Geef aan hoe vaak het rapport verstuurd dient te worden. Voer vervolgens de e-mailadressen in waar het rapport periodiek naar verzonden moet worden. Scheidt de e-mailadressen door een komma. Het is niet noodzakelijk dat de e-mail adressen waarnaar een rapport verzonden wordt ook bekend zijn als gebruiker binnen het systeem.

Rapporten worden batch gewijs om 06:00 GMT verzonden op de ingestelde dagen.

Related content