Onko tarjouspyyntö jaettu osiin ja haluat tehdä tarjouksen useampaan osaan?
Jos tarjouspyyntö/hankinta kilpailutetaan Mercell-järjestelmässä ja se on jaettu useampaan osaan, näet sen siitä, että tarjouspyynnössä on “Tee tarjous” ja “Kaikki osat” -välilehdet.
Aloita siitä, että klikkaat tarjouspyynnön “Yleiskuvaus”-välilehdeltä “Kiinnostunut” (vihreä) tai “Lisää suosikkeihini” (violetti) -painikkeita tarpeesi mukaan. Jos klikkaat “Kiinnostunut”, hankintayksikkö saa tiedon osoittamastasi kiinnostuksesta ja järjestelmä alkaa seurata hankintaa puolestasi - saat esimerkiksi heti tiedon sähköpostitse ja viestitse Mercell-postilaatikkoosi, jos tarjouspyyntöön tulee muutoksia tai ilmoituksia. Jos klikkaat hankinnan suosikiksi, se tulee näkyviin MyMercellissä etusivulle; tämä on kätevää, jos päätät tutustua hankintaan myöhemmin. Näin sinun ei tarvitse etsiä hankintaa enää uudelleen vaan pääset siihen suoraan etusivulta.
Tarjouspyynnön jokaista osaa kannattaa ajatella omana tarjouspyyntönään. Eli jos haluat jättää tarjouksen useampaan osaan, jokaiseen niistä tulee jättää oma, erillinen tarjouksensa. Ei siis esimerkiksi riitä, että ensimmäisessä tarjouksessa ilmoitat, että tarjoat myös osaan X hinnalla X vaan tee siihenkin oma tarjouksensa, jonka lähetät erikseen.
HUOM! ESPD-lomaketta ei kuitenkaan tarvitse täyttää uudelleen jokaiseen osaan. Kun teet tarjousta ensimmäiseen osaan ja siinä samalla täytät ESPD-lomakkeen ja tallennat sen, se tallentuu järjestelmään. Kun sitten aloitat tekemään tarjousta 2. osaan, ESPD-lomake on jo täytettynä. ESPD-lomakkeen tiedot on yrityksesi osalta täytetty myös tulevaisuuden tarjouksia ajatellen eli vasta kun tulee jotain muutoksia, sinun tulee merkitä muutokset/täyttää ESPD uudelleen. Lisätietoja ESPD-lomakkeesta löydät artikkelistamme täältä.
Tarjouksen laatiminen osiin – näin etenet tarjouksessa
Jos tarjouksen tekeminen Mercellissä on sinulle uutta, lue ensin ohjeistuksemme Tarjouksen laatiminen Mercell-järjestelmässä.
Kaikki osat -välilehdeltä löydät tarjouspyynnön kaikki osat ja jokaista osiota klikkaamalla pääset sen yleiskuvaukseen.
Klikkaa haluamaasi osaa ja sen jälkeen mene “Tee tarjous” -välilehdelle ja klikkaa “Näytä tarjouspyyntö ja asiakirjat”. Sinut ohjataan Hankinta-välilehdelle tarkastelemaan hankinnan yhteenvetoa. Mene uudelleen Tee tarjous -välilehdelle ja klikkaa oikealta “Haluan tehdä tarjouksen” -painiketta. Tämä vaihe tulee tehdä jokaisen osan kohdalla aluksi, kun alat tekemään niihin tarjouksia.
Jos tämä on ensimmäinen osa/ensimmäinen tarjous, täytä ESPD-lomake. ESPD-lomaketta ei tarvitse täyttää tässä vaiheessa uudelleen, jos olet sen jo täyttänyt ensimmäisen osan tarjouksen yhteydessä. Lisää tietoa ESPD-lomakkeesta löydät artikkelistamme täältä.
Kun etenet tarjouksessa, huomaat sivun ylälaidassa olevasta janasta, kuinka täytetyt osiot muuttuvat vihreiksi, tämä tarkoittaa, että pääset etenemään tarjouksessa.
Lähetä tarjouksesi “Lähetä tarjous” -painikkeesta viimeisestä osiosta.
HUOM! Jos tarjouksestasi puuttuu pakollisia osioita, järjestelmä antaa sinulle ilmoituksen/virheviestin, kun klikkaat Lähetä tarjous -painiketta. Tällöin sinun tulee jatkaa tarjouksesi täyttämistä loppuun ennen kuin voit lähettää tarjouksesi.
Kun olet lähettänyt tarjouksen, löydät kaikki tarjouksesi tästä hankinnasta “Lähetetyt tarjoukset” -välilehdeltä. Täältä voit tarkastella tarjouksia, lähetetty tarjous on tilassa “Aktiivinen”. Jos haluat lähettää tarjouksen uudelleen (jos esimerkiksi huomaat, että unohdit liittää dokumentin tai unohdit tarjouksesta jotain), voit lähettää uuden tarjouksen “Lähetä uusi tarjous” -painikkeesta. HUOM! Jo lähetettyä tarjousta ei sinänsä voi muokata eli hankintayksikkö saa tarjouksesi eikä sitä voi peruuttaa, mutta voit lähettää uuden aina tarjouspyynnön määräaikaan saakka ja tämä uusi tarjous korvaa aiemman. Kun olet lähettänyt uuden tarjouksen, “Lähetetyt tarjoukset” -välilehdellä näet, että ylin tarjous on uusin ja sen tila on “Aktiivinen”. Aiemman tarjouksen tila on “Ei-aktiivinen”. Tämä tarkoittaa, ettei tätä aiempaa vanhaa tarjousta oteta huomioon, vaan aina uusin tarjous on se, joka on voimassa.