MyMercell-palveluun sisäänkirjautumisen jälkeen klikkaa päävalikon plusmerkkiä ja klikkaa “Tarjouspyyntö” luodaksesi uuden tarjouspyynnön. Voit myös luoda uuden tarjouspyynnön vanhan tarjouspyynnön pohjalta, katso ohje: “Tarjouspyynnön kopioiminen/luominen vanhan pohjalta”. Kolmas tapa on mennä haluamaasi kansioon ja klikata “Lisää uusi” Tarjouspyynnöt-välilehden alalaidasta.
Määrittele sitten uuden tarjouspyynnön asetukset. Jos olet luonut uuden tarjouspyynnön vanhan mallin pohjalta, ovat asetukset oletusarvoisesti samat kuin alkuperäisessä tarjouspyynnössä. Tarjouspyynnön asetukset ovat erittäin tärkeitä kynnysarvojen, hankintamenettelyjen sekä tarjouspyyntöön liittyvän hankintailmoituslomakkeen osalta.
Uuden tarjouspyynnön luominen alusta asti
1.Klikkaa päävalikon plus-ikonia ja klikkaa “Tarjouspyyntö” luodaksesi uuden tarjouspyynnön.
2. Määrittele sitten uuden tarjouspyynnön asetukset ensimmäisellä sivulla. “Ilmoituksen tyyppi” -kohdassa valitset, millainen hankinta on kyseessä.
3. Oikealla näet tiedot, jotka tulee täyttää, punaisella merkityt ovat pakollisia tietoja. Jos et ole vielä luonut omaa kansiota tälle tarjouspyynnölle, järjestelmä pyytää sen luomaan kohdassa “Kansion nimi”. Jos olet jo luonut kansion, voit valita sen pudotusvalikosta. Huomaathan, että kun kirjoitat tarjouspyynnön otsikon, tämä otsikko näkyy tarjouspyynnön otsikkona kaikkialla. Tähän osioon saattaa tulla myös uusia kenttiä täytettäviksi sitä mukaa, kun täytät tietoja (ks. alempi kuva). Täällä määrität myös sen, onko hankinta jaettu osiin.
4. Tallenna tiedot yläoikealta Tallenna-painikkeesta, jotta pääset eteenpäin. Huomaathan, että voit palata tähän näkymään takaisin muuttamaan asetuksia niin halutessasi.
Tarjouspyynnössä eteneminen
Kun olet täyttänyt ensimmäisen sivun tiedot ja tallentanut, pääset tarjouspyynnön seuraavaan vaiheeseen, jossa täytät tarjouspyynnön muut tiedot haluamassasi järjestyksessä. Tila-välilehdellä (ks. alempi kuva), näet kaikki järjestelmän antamat osiot, joita voit joko täyttää tai jättää täyttämättä, jos ette tarvitse niitä tässä tarjouspyynnössä. Nämä osiot ovat:
Kuvaus
Poissulkemisperusteet
Valintaperusteet
Vähimmäisvaatimukset
Tuotteet
Asiakirjat
Dynaamiset asiakirjat
Toimittajat
Ehdot
Välitavoitteet
CPV-koodit
Lomake
Oikealla näet roskakori-ikonin jokaisen osion perässä, ja sitä klikkaamalla voit poistaa haluamiasi osioita, jos ette niitä tarvitse. Jokaisen osion edessä on värillinen palkki (joko punainen, keltainen tai vihreä) ja väri sekä osion perässä oleva laskuri, esimerkiksi 0/8, kertovat, onko osion kaikki tiedot täytetty ja onko osio täten valmis. Jos väri on vihreä ja laskurissa esimerkiksi 2/2, se kertoo, että osio on valmis.
Voit käydä hankinnan osiot, joilla jokaisella on oma välilehtensä, läpi haluamassasi järjestyksessä. Kun olet valmis osion kanssa, klikkaa osion perässä olevaa peukalon näköistä ok-ikonia, ja näin merkitset sen valmiiksi. Vinkki! Voit aina klikata yläpalkissa olevaa Tarkista-painiketta, joka kertoo, onko hankinta valmis julkaistavaksi vai onko jotain vielä kesken.
Hankinnan kuvaus
Kuvaus-välilehdellä näet tarjouspyynnön otsikon ja täällä voit myös määritellä tarjouspyynnön vastuuhenkilön ja vastaanottajan “Vastuuhenkilö”-kohdasta henkilöikonia klikkaamalla. Vastuuhenkilö on vastuussa tarjouspyynnöstä ja vastaanottaja saa vastuuhenkilön lisäksi kaiken viestinnän liittyen tähän tarjouspyyntöön. Viesteistä tulee aina sähköposti-ilmoitus, mutta itse viesti on luettavissa MyMercellissä “Viestit”-osiossa, jonne pääset etusivulta ylävasemmalta.
Hankinnan tunniste -kohtaan voi halutessaan laittaa omavalintaisen tunnisteen. “Kuvaus” ja “Hankinnan kuvaus” -kohdat ovat pakollisia ja maksimimerkkimäärä on 4000 merkkiä.
Oikealla olevaan “Tiedot”-osioon merkitään tarjouspyynnön eri päivämääriä, muun muassa sopimuksen kesto, tarjousten jättöaika ja kysymysten esittämisen määräaika. Muistathan tallentaa lopuksi yläoikealla olevasta Tallenna-painikkeesta.
Arviointi
Arviointimenetelmän ja -kriteerien asetukset määritellään Arviointi-välilehdellä. Täällä päätät myös poissulkemisperusteet (ESPD), valintaperusteet (ESPD), tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset sekä määrittelet tarjouspyynnön hinnoiteltavat tuotteet. Sovellettavat kohdat riippuvat hankinnan yleisasetuksista ja arvosta suhteessa kynnyarvoihin. Voit lukea ohjeistukset Arviointi-kohtaan artikkelistamme täältä.
Asiakirjat
Asiakirjat-välilehdellä voitte lisätä tarjouspyyntöön liittyviä asiakirjoja/liitteitä. Asiakirjat → Lisää uusi -kohdasta pääset lataamaan liitteet. Dynaamiset asiakirjat tarkoittavat asiakirjoja/malleja, jotka on luotu järjestelmään niin, että ne päivittyvät automaattisesti, jos niihin tehdään jossain kohtaa muutoksia.
Toimittajat
Täällä pääset kutsumaan toimittajia (tarjoajia) tähän tarjouspyyntöön. Voit lisätä toimittajia yksitellen tai ryhmä kerrallaan. Lisää uusi -kohdasta pääset lisäämään uusia toimittajia, tällöin sinulle avautuu näkymä (ks. kuva alla) ja sinun tulee täyttää pyydetyt tiedot, punaisella merkityt ovat pakollisia.
Jos haluat valita jo lisättyjä toimittajia, voit valita ne “Valitse”-pudotusvalikosta.
Ehdot
Ehdot-välilehdellä määritellään tarjouspyynnön perusasetuksia, joista osa on määritelty jo tarjouspyynnön alussa etusivulla, kun aloitit luomaan uutta tarjouspyyntöä.
Neljän silmän periaate: tarjouksen avaaminen tapahtuu kahden eri käyttäjän toimesta 15 minuutin aikarajan sisällä.
Sähköinen allekirjoitus: valitse tämä, jos haluat tarjoajien tunnistautuvan sähköisesti. Mercell-järjestelmä tukee suomalaisia pankkitunnuksia, mobiilivarmennetta ja ID-kortin käyttöä.
Rinnakkaiset tarjoukset: valitse tämä, jos sallit, että sama tarjoaja voi lähettää rinnakkaisia tarjouksia samaan tarjouspyyntöön.
Vaihtoehtoiset tarjoukset: jos vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään, tarjoajat voivat tarjota useita erilaisia ratkaisuja, jotka täyttävät vaatimukset. Mercell suosittelee arvioimaan vaihtoehtoiset tarjoukset järjestelmän ulkopuolella.
Julkaise suoraan HILMAan: valitse tämä, jos haluat, että tarjouspyyntö julkaistaan suoraan HILMA-palveluun. Jos jätät tämän valitsematta, Mercellin laadunvalvonta tarkistaa aineiston ennen julkaisua. Hankintailmoitus toimitetaan tällöin suoraan kolmansien osapuolien tietokantaan (Hilma tai TED).
Käytä ESPD-lomaketta: valitse tämä, jos haluat käyttää tarjouspyynnössä ESPD-lomaketta tai jotain sen osaa.
Välitavoitteet
Välitavoitteet-välilehdellä voit määritellä esimerkiksi sisäisiä tavoitteita tarjouspyynnön eri vaiheisiin ja voit määritellä näille tavoitteille vastuuhenkilöt.