Brug nødprocedurer i Mercell

I nogle tilfælde er der et presserende behov, der skal være opfyldt, og hvor almindelige krav til udbudsfrister ikke kan overholdes.

Selv om reglerne indeholder bestemmelser om udbudsfrister og procedurer for tildeling af en kontrakt, er der stadig en række undtagelser i udbudsreglerne, der kan være relevante, når der er behov for at gennemføre et indkøb hurtigt.

I hastetilfælde er det muligt at fastsætte en væsentligt kortere tilbudsfrist end den, der gælder i almindelige indkøb. F.eks. Kan udbudsfristen i en åben udbudskonkurrence forkortes fra 35 til 15 dage.

Desuden kan klienten i nogle tilfælde bruge den proceduremæssige konkurrence med forhandling uden forudgående varsel. Der skal så være en særlig omstændighed, som klienten ikke har skylden for og ikke kunne forudse. De uforudsete omstændigheder skal også gøre det umuligt at overholde de forkortede minimumsfrister, der er nævnt ovenfor.

Gennemføre et udbud med kortere tilbudsfrist

I Mercell er der ingen barrierer, der forhindrer dig i at sætte korte deadlines. Du behøver ikke foretage nogen specielle indstillinger i udbuddet for at bruge forkortede deadlines. Det betyder, at du kan tilmelde udbuddet som normalt.

Hvad du skal huske er at retfærdiggøre brugen af ​​hasteproceduren i meddelelsesformularen.

Klik på ‘Gå til skema/skjema’:

Gå til skemaet del VI.1, hak felten af for “Hastetilfælde/Hastetilfelle” og beskriv begrundelsen i tekstboksen:

Derefter registrerer og publiserer du udbuddet almindeligvis.

Brug procedureskemaet "udbud med forhandling uden forudgående meddelelse"

Denne form for procedure er tilladt i meget specielle tilfælde. For eksempel. når der opstår kriser, der udgør en risiko for væsentlig materiel skade eller fare for liv og sundhed. Eksempler på dette er hurtig sikring af jordskredsområder og køb af udstyr i krisesituationer, hvor kontraktleverandørerne ikke kan opfylde deres leveringsforpligtelser

I et forhandlingsudbud uden forudgående varsel skal du invitere leverandører til at afgive bud og vælge ikke at annoncere konkurrencen på TED. Du tilføjer leverandører til udbuddet under fanen Leverandør.

Dette kan kun gøres ved at vælge 'Under national tærskelværdi' i konkurrenceindstillingerne og undlade at vælge formularen.

Selvom dette teknisk set ikke er den korrekte tærskelværdi, er dette den eneste mulighed, da du skal undgå at annoncere på TED.

Leverandører kan ikke se, at du har valgt denne tærskel, men protokoller og andre automatisk genererede dokumenter kan indeholde en henvisning til tærskelvalget.

Under fanen 'Betingelser' skal du vælge, om du vil invitere et udvalg af leverandører, eller om du også skal sende anmodningen til leverandører i Mercell-databasen.

Vi anbefaler, at du vælger 'Mercells database over leverandører og udvalgte leverandører', da du derefter når et større marked, end hvis du kun inviterer udvalgte leverandører. Hvis du stadig vælger kun at sende til udvalgte leverandører, får du en kasse med en anbefaling også til Mercells leverandørbase. Du kan dog lukke dette og kun invitere udvalgte leverandører.

Hvis du skal bruge ESPD-formularen, skal du aktivere denne manuelt under fanen 'Betingelser'.

Under fanen ‘Leverandører’ kan du indsætte de leverandørene du ønsker at invitere.

Husk at føre protokol

Når du vælger at anvende denne procedure, må dette begrundes i anskaffelsesprotokollen.

Klik på ‘Protokoll’ og klik på overskriften ‘Aftalen - Inforrmation om genstand, varighed, værdi og regler’:

I boksen ‘Kommentarer til prosedyre og/eller avtale’ fyller du ut begrunnelsen.

Gjennomføre forhandlinger

Hvis du har behov for å gjøre noen avklaringer med leverandørene eller gjennomføre forhandlinger, kan du bruke en av disse metodene:

1. Bruke forhandlingsmodulen: Forhandlingsmodulen - slik gjennomfører du forhandlinger

2. Endre tilbudsfristen for de enkelte leverandørene

3. Bruke kommunikasjonsmodulen. Leverandøren kan sende oppdaterte tilbudsdokumenter som vedlegg i meldinger.

Bruker du forhandlingsmodulen vil systemet automatisk protokollføre alle forhandlingsrunder og endringer i tilbudene. Se egen veileder for bruk av forhandlingsmodulen

Det er altså mulig å endre tilbudsfristene for leverandørene etter at den opprinnelige fristen har gått ut. Dette er en forenklet måte å ha forhandlinger på, men du mister den automatiske protokollfunksjonen som forhandlingsmodulen gir deg.

Gå til fanen ‘Leverandører’ og klikk på leverandøren som skal få ny frist:

Klikk på ‘Sett ny tilbudsfrist’:

Klikk OK på meldingen som kommer opp.

Sett ny frist og legg inn en melding til leverandøren:

Det sendes nå en e-post til leverandøren med informasjon om at konkurransen er blitt åpnet for nytt tilbud.

Gjenta for de øvrige leverandørene hvis relevant.

Med denne metoden vil de oppdaterte tilbudene være tilgjengelig for deg som innkjøper så fort leverandøren har levert tilbudet, og leverandøren kan også levere nye tilbud helt frem til fristen er utløpt.

Laste opp dokumenter eller importere e-post i en konkurranse

I noen tilfeller kan det gå såpass fort i svingene at du har kommunisert med leverandørene på vanlig e-post i stedet for å bruke kommunikasjonsfunksjonen i Mercell. Det kan da være aktuelt å laste opp et vedlegg i konkurransen etter at fristen har gått ut, slik at du har dokumentasjonen samlet i Mercell.

Hvis du skal importere en e-post fra f.eks. Outlook, må du først lagre e-posten på PC-en eller filserveren.

Lagre en e-post i MS Outlook

De fleste e-post-programmer har mulighet for å lagre en e-post som en fil eller dokument. muligheter for å lagre e-poster i e-post-programmet. Forskjellige programmer og programversjoner har forskjellige løsninger, men vi tar med eksempel fra MS Outlook.

Dobbeltklikk på e-posten du ønsker å importere til Mercell. Klikk på Fil og velg ‘Lagre som’.

Gi filen et navn og velg en plassering. Hvis du velger filformat ‘Meldingsformat i Outlook’ vil filen lagres som en fil som senere vil åpnes i Outlook.

Laste opp et dokument eller vedlegg

E-posten vi lagret i forrige avsnitt, kan nå behandles som et vanlig vedlegg.

Gå til fanen ‘Leverandører’ og klikk på den leverandøren du skal laste opp vedlegget på:

Velg fanen ‘Tilbud/kval. anmodning detaljer’, menyen ‘Dokumenter’ og klikk på ‘+ Last opp vedlegg’, og last opp dokumentene du ønsker å importere.

Vedlegget vil ikke være synlig for leverandøren, men det vil være tilgjengelig for oppdragsgiver under ‘Dokumenter’ på ‘Sammenlign tilbud’-funksjonen.