...
innhoDynamisk dokumentmal
Hvordan opprette en dynamisk dokumentmal. Et dynamisk dokument er et dokument som automatisk henter inn informasjon som registrereres i Mercell. Når du legger inn beskrivelse, frister og kriterier, vil et dynamisk dokument kunne hente inn denne informasjonen og presentere den i dokumentformat (pdf). Opprettet: 29. september 2017 12:13
Endret: 19. oktober 2017 11:49
Dynamisk dokumentmal
Hvordan opprette en dynamisk dokumentmal
Appendix 1: Opprett nytt prosjekt
Outline
Hvordan opprette en dynamisk dokumentmal
Hvordan opprette en dynamisk dokumentmal i Mercell. Oppbygging av dokument og etablering av mal.
Opprettet: 31. august 2017 08:54
Endret: 30. oktober 2018 16:02
...
Hva er et dynamisk dokument?
Et dynamisk dokument er et dokument som automatisk henter inn informasjon som registrereres i Mercell. Når du legger inn beskrivelse, frister og kriterier, vil et dynamisk dokument kunne hente inn denne informasjonen og presentere den i dokumentformat (pdf).
Hvorfor benytte dynamisk dokument?
...
Hva er et dynamisk dokument?
Et dynamisk dokument er et dokument som automatisk henter inn informasjon som registrereres i Mercell. Når du legger inn beskrivelse, frister og kriterier, vil et dynamisk dokument kunne hente inn denne informasjonen og presentere den i dokumentformat (pdf).
Hvorfor benytte dynamisk dokument?
Hensikten med å bruke et dynamiske dokumenter er å sikre at informasjonen i konkurransedokumentene er lik informasjonen som er oppgitt i kunngjøringen. Du registerer informasjonen kun på ett sted, og du behøver for eksempel ikke å oppdatere konkurransedokumentet manuelt hvis noe endrer seg underveis i konkurranseregistreringen.
...
Vi anbefaler at man oppretter et eget Prosjekt for maler generelt. Dette Prosjektet bør kun administreres av en som er ansvalig for maler for virksomheten, og bør være en admin-bruker/superbruker av systemet.
Veileder - Opprett nytt prosjekt
Se Tillegg 1
Prosjektnavnet bør reflektere at prosjektet benyttes kun til maler. For eksempel 00 MALER FOR VIRKSOMHETEN.
2
1
1
Prosjektnavnet bør inneholde informasjon om at dette prosjektet benyttes til etablering og tilgjengeliggjøring av maler
2
Beskriv gjerne hva dette prosjektet skal brukes til
Les mer om etablering og administrasjon av maler her Opprette og administrere maler
Opprett en "Malkilde"-konkurranse
Maler i Mercell må etableres ut ifra en konkurranse. Derfor må du opprette en ny konkurranse for å starte oppbyggingen av en ny dynamisk dokumentmal. Vi kaller denne typen konkurranse en "Malkilde", fordi det ikke er en konkurranse som skal publiseres, men kun brukes til å bygge maler.
Gå til fanebladet Konkurranser i prosjektet og klikk på "Legg til" eller på 
I skjermbildet med innstillinger behøver du ikke ta stilling til type kunngjøring, terskelverdi eller skjema. Dette er irrelevant i denne sammenhengen.
Gi Malkilden en overskrift som reflekterer innholdet. For eksempel: "01 Malkilde - Konkurransegrunnlag Del I"
2
1
1
Overskriften bør reflektere hva innholdet er
2
Klikk Lagre når overskrift er oppgitt.
Klikk Lagre for å fortsette
Opprett nytt dynamisk dokument
Gå til fanebladet "Dokumenter" og velg seksjonen "Dynamiske dokumenter"
2
1
1
Seksjon - Dynamiske dokumenter
2
Klikk "Legg til" Klikk ‘+ Legg til’ for å opprette et nytt dokument
Klikk på "Legg til" for å starte opprettelsen av et nytt dynamisk dokument
Du Du skal nå gi dokumentet et navn. Dette navnet må vise hva malen inneholder. Du må også velge hva slags type dokument dette skal være: Konkurransedokument eller Avtaledokument.
3
2
1
1
Velg hva slags type dokument dette er (konkurranse eller avtale)
...
Gi maldokumentet et navn som reflekterer innholdet
...
Lagre for å fortsette
Klikk "Lagre"Klikk ‘Lagre’
Du vil nå se et nytt faneblad som heter "Innhold". Det er her du skal begynne å bygge opp avsnitt og innhold i dokumentet.
2
1
1
Huk av hvis du ønsker at virksomhetens logo skal være på forsiden av dokumentet. Ta kontakt med Mercell hvis logo ikke er lagt til.
2
Last ned: Lagre en PDF av dokumentet. Dette er slik dokumentet vil se ut også for leverandører Forhåndsvisning: Se hvordan dokumentets innhold ser ut. Favoritt: Marker dokumentet som favoritt hvis du ønsker rask tilgang fra forsiden i Mercell.
Avsnitt og innhold
...
Avsnitt og innhold
Klikk på 
for å legge til innhold i dokumentet.
8
7
6
5
4
3
2
1
1
I det første avsnittet som opprettes kan du kun velge nivå 1. Senere vil du kunne velge undernivå.
2
Type innhold - Her kan du velge om det skal hentes innhold fra konkurranseregistrering i Mercell (F.eks. Kvalifikasjonskrav)
3
Overskriften i avsnittet
4
Huk av her hvis du ikke ønsker at avsnitt nummereres automatisk
5
Tekst i avsnitt
6
Det er mulig å laste opp bilder i et avsnitt
7
Lagrer og oppretter nytt avsnitt
8
Lagre avsnittet
Nivå
Det første avsnittet som opprettes blir automatisk "Nivå 1". Etter hvert som avsnitt bygges opp kan du bygge opp undernivå. Dette fungerer på samme måte som overskriftsnivåer i f.eks Word.
Uten avsnittsnummer
Huk av for dette hvis du ikke at avsnittet skal nummereres automatisk
Overskrift
Dette vil være avsnittets overskrift
Innhold
Her finner du en nedtrekksfane hvor du kan velge type innhold. Hvis dette er satt til "Kun tekst/hjelpetekst/verdi" er det kun informasjon i tekstboksen nedenfor (Beskrivelse) som vises i dokumentet.
Hvis du velger f.eks. "Konkurranse: Tildelingskriterier" vil dokumentet hente informasjon fra konkurransen det ligger i. I praksis vil det bety at når denne malen brukes på en reell konkurranse, så vil tildelingskriteriene som legges til på konkurransen automatisk overføres til konkurransegrunnlaget.
Beskrivelse
Tekst som fylles ut her vil være synlig i dokumentet
Avsnitt med tekst - standard innhold
Et avsnitt som ikke skal hente informasjon fra konkurransen eller inneholde hjelpetekst/verdier er gjerne "standardtekster" som ikke vil være nødvendig å justere på i hver enkelt konkurranse. For eksempel informasjon om oppdragsgiver.
Oppgi overskrift, fyll ut beskrivelse og klikk Lagre.
1
1
Klikk for å endre eller på X for å slette.
Sett inn verdi (fra konkurranse)
Avsnitt kan hente informasjon fra registrerte felter i en konkurranse. For eksempel "Tilbudsfrist"
- Lag et nytt avsnitt
- Velg "Nivå"
- Oppgi overskrift (f.eks. Tilbudsfrist)
- Klikk "Lagre"
Pass på at markøren er i tekstboksen (Beskrivelse), og klikk på "Sett inn verdi"
I eksempelet nedenfor er det også lagt til en tekst foran verdien som skal settes inn:
2
1
1
Verdien som hentes inn vil vises her
2
Klikk her for å komme til hjelpetekst eller verdiregistrering
I neste bilde skal du velge type: "Verdi hentet fra konkurranse, avtale eller leverandør"
1
1
Velg denne for å hente verdi fra Mercell
Velg "Konkurranse" for å se hvilke verdier som kan hentes inn:
2
1
1
I denne nedtrekksfanen kan du velge mellom en rekke verdier. Tilbudfrist, vedståelsesfrist, beskrivelse osv.
2
Klikk "Lagre og lukk" for å sette inn verdien i dokumentet ditt
Klikk "Sett inn" når ønsket verdi er valgt
Et verdifelt/flettefelt som du nå har opprettet vil være markert med grønn bakgrunnsfarge i avsnittet.
2
1
1
Feltet markeres med grønn bakgrunnsfarge
2
Husk å Lagre!
MERK! Du vil ikke kunne se selve verdien, i dette eksemplet tilbudsfristen, i avsnittet. Når en tilbudsfrist er lagt til på konkurransen, vil denne vises i dokumentet slik:
1
1
Tilbudsfristen er hentet inn, og vil oppdateres automatisk hvis den blir endret på den aktuelle konkurransen.
Avsnitt med innhold hentet fra faneblad
Avsnitt kan hente informasjon fra et faneblad i en konkurranse. For eksempel "Tildelingskriterier"
- Lag et nytt avsnitt
- Velg "Nivå"
- Oppgi overskrift (f.eks. Tilbudsfrist)
- Velg "Innhold"
- Eks: "Konkurranse: Tildelingkriterier"
- Klikk "Lagre"
MERK! Du vil ikke kunne se selve innholdet, i dette eksemplet "Tildelingskriterier", i avsnittet. Når tildelingskriterier er lagt til på konkurransen, vil de vises i dokumentet slik:
Avsnitt med hjelpetekst
Det vil i mange tilfeller være nødvendig å lage avsnitt som brukeren er nødt til å justere/redigere i hver enkelt konkurranse. I dynamiske dokumenter kan du opprette avsnitt med hjelpetekster for å sikre at disse avsnittene blir håndtert riktig.
- Lag et nytt avsnitt
- Velg "Nivå"
- Oppgi overskrift (f.eks. Evalueringsperiode)
- Klikk "Lagre"
Pass på at markøren er i tekstboksen (Beskrivelse), og klikk på "Lagre og lukk"
4
3
2
1
1
La valget stå på "Brukerdefinert verdi"
2
Gi feltet et navn som reflekterer hva det gjelder
3
La dette valget stå som "Opprett ny"
4
Denne teksten skal være en hjelpetekst/instruksjon til en bruker av den dynamiske malen. Teksten vil ikke være synlig i konkurransegrunnlaget.
Hvis du scroller ned i dette vinduet, vil du se flere valg. Disse brukes kun ved bruk av malen, og ikke i selve opprettelsen
5
4
3
2
1
1
Klikk "Lagre og lukk" for å lagre hjelpetekst, og sette det inn i dokumentet
2
Scroll ned
3
Her skal bruker av malen fylle ut informasjonen det instrueres om i hjelpeteksten du har laget
4
I en reell Nivå: Det første avsnittet som opprettes blir automatisk "Nivå 1". Etter hvert som avsnitt bygges opp kan du bygge opp undernivå. Dette fungerer på samme måte som overskriftsnivåer i f.eks Word.
Uten avsnittsnummer: Huk av for dette hvis du ikke at avsnittet skal nummereres automatisk.
Overskrift: Dette vil være avsnittets overskrift.
Innhold: Her finner du en nedtrekksfane hvor du kan velge type innhold. Hvis dette er satt til "Kun tekst/hjelpetekst/verdi" er det kun informasjon i tekstboksen (Beskrivelse) som vises i dokumentet.
Hvis du velger f.eks. "Konkurranse: Tildelingskriterier" vil dokumentet hente informasjon fra konkurransen det ligger i. I praksis vil det bety at når denne malen brukes på en reell konkurranse, så vil tildelingskriteriene som legges til på konkurransen automatisk overføres til konkurransegrunnlaget.
Beskrivelse: Tekst som fylles ut her vil være synlig i dokumentet.
Avsnitt med tekst - standard innhold
Et avsnitt som ikke skal hente informasjon fra konkurransen eller inneholde hjelpetekst/verdier er gjerne "standardtekster" som ikke vil være nødvendig å justere på i hver enkelt konkurranse. For eksempel informasjon om oppdragsgiver.
Oppgi overskrift, fyll ut beskrivelse og klikk Lagre.
Sett inn verdi (fra konkurranse)
Avsnitt kan hente informasjon fra registrerte felter i en konkurranse. For eksempel 'Tilbudsfrist'.
Lag et nytt avsnitt
Velg 'Nivå'
Oppgi overskrift (f.eks. Tilbudsfrist)
Klikk ‘Lagre’
Pass på at markøren står i tekstboksen (Beskrivelse), og klikk på "Sett inn verdi"
I eksempelet nedenfor er det også lagt til en tekst foran verdien som skal settes inn:
Klikk på + for å komme til hjelpetekst eller verdiregistrering
I neste bilde skal du velge type: ‘Verdi hentet fra konkurranse, avtale eller leverandør’:
Velg "Konkurranse" for å se hvilke verdier som kan hentes inn:
Fra nedtrekksmenyen ‘Verdi’ velger du hva du ønsker å flette inn.
Klikk "Lagre og lukk" for å sette inn verdien i dokumentet ditt
Klikk "Sett inn" når ønsket verdi er valgt
Et verdifelt/flettefelt som du nå har opprettet vil være markert med grønn bakgrunnsfarge i avsnittet.
Husk å Lagre!
| Info |
|---|
MERK! Du vil ikke kunne se selve verdien, i dette eksemplet tilbudsfristen, i avsnittet. Du må velge å forhåndsvise eller laste ned en pdf av dokumentet for å se verdien. |
Når en tilbudsfrist er lagt til på konkurransen, vil denne vises i dokumentet slik:
Tilbudsfristen er hentet inn, og vil oppdateres automatisk hvis den blir endret i konkurransen, også etter at konkurransen er publisert.
Avsnitt med innhold hentet fra faneblad
Avsnitt kan hente informasjon fra et faneblad i en konkurranse. For eksempel ‘Tildelingskriterier’.
Lag et nytt avsnitt
Velg ‘Nivå’
Oppgi overskrift (f.eks. Tilbudsfrist)
Velg ‘Innhold' F. eks: 'Konkurranse: Tildelingkriterier’
Klikk "Lagre"
MERK! Du vil ikke kunne se selve innholdet, i dette eksemplet "Tildelingskriterier", i avsnittet. Når tildelingskriterier er lagt til på konkurransen, vil de vises i dokumentet slik:
Avsnitt med hjelpetekst
Det vil i mange tilfeller være nødvendig å lage avsnitt som brukeren er nødt til å justere/redigere i hver enkelt konkurranse. I dynamiske dokumenter kan du opprette avsnitt med hjelpetekster for å sikre at disse avsnittene blir håndtert riktig.
Lag et nytt avsnitt
Velg ‘Nivå’
Oppgi overskrift (f.eks. Evalueringsperiode)
Klikk 'Lagre'
Pass på at markøren står i tekstboksen (Beskrivelse), og klikk på + for å komme til hjelpetekst eller verdiregistrering.
La valget stå på 'Brukerdefinert verdi'
Gi feltet et navn som reflekterer hva det gjelder
La dette valget stå som ‘Opprett ny’
I ‘Navn’ oppgir du navnet på feltet.
Hjelpetekst/Instruksjoner: Denne teksten skal være en hjelpetekst/instruksjon til brukeren av den dynamiske malen. Teksten vil ikke være synlig i konkurransegrunnlaget.
Hvis du scroller ned i dette vinduet, vil du se flere valg. Disse brukes kun ved bruk av malen, og ikke i selve opprettelsen.
Ansvarlig: I en konkurranse kan man velge hvem som skal være ansvarlige for å fylle ut informasjon i relevante punkter, med evt. forfallsdato
...
Format: Her kan du velge hvilket format informasjonen skal fylles som. Tekst, heltall, dato, dato og tid eller desimaltall. Velger du ‘Dato’ vil brukeren få en kalenderfunskjon der du ser det nå står ‘Tekst'
Tekst: I feltet ‘Tekst’ skal bruker av malen fylle ut informasjonen det instrueres om i hjelpeteksten du har laget
Klikk "Lagre og lukk" for å sette inn hjelpeteksten, og gå tilbake til dokumentet ditt.
Hjelpetekst instruksjoner vil være markert med gult i avsnittet. Merk at hjelpeteksten ikke vil være synlig i forhåndsvisning eller pdf.
Husk å Lagre før du går videre
2
1
1
Hjelpetekst er markert med gult. Klikk for å redigere/endre
2
HUSK! .
Husk å Lagre før du går videre.
I innholdslisten til venstre vil du etter lagring se en varseltrekant ved punktet. Dette er for å indikere for en bruker av malen at dette er et punkt som må manuelt ferdigstilles/fylles ut.
1
1
Indikerer felt som må tas stilling til/ferdigstilles
Dokumentansvarlige
Punkter som må ferdigstilles manuelt av innkjøper og markert med gult, merkes ved varselstrekanter varseltrekanter i innholdslisten. De kan også lokaliseres under fanen "'Dokumentansvarlige"'.
Her finner du en liste med alle punkter som må tas stilling til/fylles ut av brukere av malen. Man kan klikke på navnet for å se hjelpetekst/instruksjoner, og fylle ut.
2
1
1
Fane: Dokumentansvarlige
2
fylle ut.
Liste med alle punkter som må tas stilling til/fylles ut av brukere av malen. Man kan klikke på navnet for å se hjelpetekst instruksjoner, og fylle ut.
I en reell vanlig konkurranse vil denne fanen kunne fungere som en gjøremålsliste for en bruker av malen.
Eksempel på komplett dynamisk dokumentmal
Nedenfor kan du se skjermbilder av en komplett dynamisk dokumentmal.
Innhold
2
1
1
Last ned eller se forhåndsvisning for å se hvordan dokumentet vil se ut.
2
Eksempel på innholdsliste med alle avsnitt i konkurransegrunnlaget. Felter markert med trekant er felter brukere må ta stilling til manueltav malen.
Eksempel på komplett dynamisk dokumentmal
Nedenfor kan du se skjermbilder av en komplett dynamisk dokumentmal.
Innhold
Dokumentansvarlige
Slik kan en liste med gjøremål se ut under "Dokumentansvarlige":
3
2
1
1
"Dokumentansvarlige":
Alle brukerdefinere verdier (de gulmarkerte feltene) legger seg her. En bruker av malen kan bruke denne listen til å ferdigstille dokumentet.
2
I en mal vil ingen punkter være "utført"‘utført’. Når malen brukes skal brukere brukeren ferdigstille punkterpunktene, ved å huke av for "Utført" på en hjelpetekst/instruksjon
3
Oversikt over hvilket avsnitt gjøremålet gjelder. Merk at ett avsnitt kan ha flere gjøremål (f.eks. viktige datoer)
Forhåndsvisning
Klikk på "Forhåndsvisning" for å se hvordan innholdet i dokumentet ser ut. Denne visningen viser dokumentet uten sideskift.
Sett inn sideskift
Nederst i denne veiledningen kan du laste Hvis du laster ned en PDF-versjon av denne malen. I PDF-versjonen kan du se hvordan dokumentet vil se ut. I den forbindelse kan det pdf av dokumentet, vil du se at det kan være nødvendig å justere f.eks. sideskift. Det kan f.eks. skje at overskriften kommer nederst på siden menst avsnittets innhold kommer på neste side. Dette kan man gjøre rette på ved å velge "Sett ‘Sett inn sideskift før"før’ på et avsnitt.
Etabler dokumentet som en mal
...
"Prosjektet" kan defineres som en overordnet mappe hvor anbud og forespørslene legger seg.
NB! For å få opprette nye kunngjøringer og avtaler må man først opprette et prosjekt å legge dem i.
Første gangen du skal registrere en ny kunngjøring eller avtale, må man altså opprette prosjektet først. Systemet tar deg automatisk til opprettelse av nytt prosjekt, hvis dette ikke eksisterer.
...
Beskrivelse av rettigheter
Type rettighet | Merknad |
Admin | Alle rettigheter |
Tildeling | Rettigheter til å tildele konkurranser på prosjektet |
Rediger | Har mulighet til å generere og redigere |
Evaluering | Har tilgang til evaluering og å se tilbud |
Lese | Kun lesetilgang, kan ikke lagre endringer. |
...
Opprette nytt prosjekt
Hold musepekeren over Ny-symbolet, og velg Prosjekt
Gi prosjektet et navn. Beskrivelse er ikke nødvendig, men vi anbefaler å fylle ut informasjon om hva prosjektet vil inneholde. F.eks. "Her ligger alle anskaffelser og avtaler innen IT"
2
1
1
Lagre prosjekt
2
Marker som favoritt
Klikk Lagre for å opprette prosjektet
...