Mercell Notice Editor

Notice Editor

Notice Editor er navnet på Mercell sin nye modul som brukes ved utfylling av kunngjøringer.

Modulen gir deg en rekke funksjoner som forenkler skjemautfylling: 

• Min sjekkliste-funksjonen hjelper deg med å navigere og fylle ut skjemaet

• Økt fleksibilitet, slik at du kan prioritere felter og navigere i ønsket rekkefølge

• Automatisk lagring av det du fyller ut, ta en paus når du vil og kom tilbake senere

• Visning av kunngjøringsstatus i sanntid slik at du kontinuerlig vet status

• Innebygd oversettelsesfunksjon som tillater brukere å godkjenne og/eller redigerere oversettelsene selv

Nedenfor går vi mer nøyaktig inn på hvordan de forskjellige delene i Notice Editor fungerer.

Min Sjekkliste

Min sjekkliste er utformet for å lede deg sømløst gjennom Mercell Notice Editor ved å gi en omfattende liste over obligatoriske oppgaver og også fremheve felt som krever din oppmerksomhet på grunn av valideringsfeil og/eller ugyldig/manglende data.

Du åpner Min sjekkliste ved å trykke på knappen oppe til venstre, eller lengs med den høyre siden.

Gjennom Min sjekkliste kan du enkelt navigere til de feltene som krever din oppmerksomhet ved å klikke på lenkene som vises, du får da muligheten å fylle ut den feilaktige/manglende data som Notice Editor varsler om, og kan i tillegg selv velge å vise feil kun for den gjeldende seksjon du står i, eller for hele kunngjøringen.

Når du har klikket på en lenk til et felt markeres det med en hake, når du har fyllt ut feltet kan du validere på nytt ved å enten klikke på de to runde pilene, eller valider knappen lengst ned i sjekklisten.

Du ser også en oversikt over hvor mange handlinger som gjenstår, og hvor mange som er utført av de gjenstående. Validerer du på nytt så omregnes disse handlingene.

Når du har fullført alle obligatoriske handlinger kan og utført en vellykket validering av kunngjøringen kan du gå videre til oversettelse eller publisering, avhengig av type kunngjøring

Seksjoner

På den venstre siden i Notice Editor så er kunngjøringen delt inn i seksjoner.

Du kan fritt navigere deg mellom de forskjellige seksjonene uten å måtte følge noen spesifikk rekkefølge, og all utfylt informasjon lagres automatiskt.

Nedenfor finner du en mer nøyaktig beskrivelse av de ulike seksjonene og hva de inneholder.

Skjemainnstillinger

Denne delen inneholder generell informasjon om kunngjøringen, forskrift, skjematype og språk. All denne infon hentes automatiskt inn basert på valgene du foretatt deg når du opprettet anskaffelsen i MSS.

Organisasjoner

Denne delen inneholder informasjon om relevante organisasjoner for kunngjøringen.

Din egen organisasjon fylles ut automatisk basert på informasjonen som er fyllt ut under virksomhetsadministrasjonen i MSS.

Organisasjoner kan ha ulike roller:

• Oppdragsgiver

• Leverandør av innkjøpstjenester (Innkjøp på vegne av annen virksomhet)

• Annet (klageorgan, skattekontor, sentraladministrasjon...)

Gjenstand

Denne delen inneholder en generell beskrivelse av anskaffelsen, eksempelvis:

• Informasjon om delkontrakter

• CPV-koder

• Sted for gjennomføring

• Kontraktens varighet

• Opsjoner

• Estimert verdi

• Tildelingskriterier

Kommunikasjon

Denne delen inneholder detaljer om anskaffelsesdokumentene, innlevering og eventuelle krav på elektroniske verktøy.

I og med eForms er det nå mulig å legge til spesifikk informasjon om alle dokumenter med unik ID.

Prosedyre

Denne delen inkluderer informasjon om anskaffelsesprosedyren, definering av gjeldende prosedyrer, slik som rammeavtale, dynamisk innkjøpsordning eller elektronisk auksjon.

Den inneholder også informasjon om tidligere publiserte relaterte kunngjøringer, og informasjon om relevante tidsfrister.

Deltakelse

Denne delen inneholder vilkår og betingelser for deltakelse.

I forbindelse med lansering av eForms viser vi nå alle Avvisningsgrunner og Kvalifikasjonskrav i kunngjøringen selv om de er brukt eller ikke, dette tillater oss at forhåndsutfylle denne informasjonen basert på valgene som er foretatt av deg i ESPD forespørselen i MSS.

Dette innebærer at vi må definere hvilke av disse som er gjeldende for kungjøringen og ikke. Mercell har valgt å løse problemet ved å legge til et valg for “Brukes” og “Brukes ikke” for å definere om kravet er gjeldende eller ikke, eller i tilfelle Veiledende kunngjøring, “Bruken er ikke bestemt enda”.

Ytterligere opplysninger

Denne delen inneholder ytterligere detaljer om anskaffelsesprosessen.

Velg mulige miljømessige og andre strategiske mål. Velg organisasjoner som gir juridisk informasjon og organ som er ansvarlige for behandling av klage.

Felttyper og Felt-ID i Notice Editor

I Notice Editor finner du ulike felttyper som alle har unike betingelser i utfyllingsprosessen. 

Forhåndsutfylte låste felt

Disse feltene inneholder informasjon som er forhåndsutfyllt basert på det du har fyllt ut, og/eller de valgene du har foretatt deg i MSS.

Denne type felt er merket med fet tekst, og det er ikke mulig å endre denne informasjon direkte i Notice Editor. Ønsker du å endre informasjonen i disse feltene må du gå tilbake til MSS og endre informasjonen i respektive felt. Du må lukke Notice Editor og åpne den igjen for å se dine endringer.

Eksempel på noen slike felter:

• Tittel

• Beskrivelse

• Tidsfrist

Dersom du klikker på feltet blir du informert om at du må gå tilbake til MSS for å redigere innholdet.

Forhåndsutfylte ulåste felt

Disse feltene inneholder informasjon som er forhåndsutfyllt basert på det du har fyllt ut, og/eller de valgene du har foretatt deg i MSS. De ser ut som vanlig tekst og kan redigeres direkte i Notice Editor.

Tomme obligatoriske felt

Disse feltene må fylles ut manuelt direkte i Notice Editor. Du kjenner dem igjen ved å se på den røde stjernen (*) ved siden av tittelnavnet og "påkrevd"-teksten i rødt under hvert felt.

Eksempel på slike felter er Offisielt navn, og Organisasjonsnummer for øvrige deltakende organisasjoner så som ytterligere oppdragsgivere, konsultvirksomheter eller klageorgan.

Tomme ikke-obligatoriske felt

Disse feltene er valgfrie, så du bestemmer selv om du vil legge til informasjon eller ikke.

Vær oppmerksom på at hvis et valgfritt felt er fylt ut feil, vil det vises i Min sjekkliste under valideringen, og måtte rettes opp i eller tas bort for å komme videre. 

Status på kunngjøringen

En kunngjøring kan ha flere forskjellige statuser i Notice Editor, du ser Status for din kunngjøring oppe til høyre i Notice Edtior.

Tilgjengelige statuser for Norske kunngjøringer i Notice Editor er:

• Utkast - Kunngjøringen er påbegynnt men ikke fullt validert

• Klar for oversettelse - Kunngjøringen er fullført og validert på originalspråk og kan nå oversettes

• Sendt til oversettelse - Kunngjøringen gjennomgår en automatisk oversettelse

• Oversettelse mottatt - En automatisk oversettelse er blitt generert og er tilgjengelig for granskning, redigering og godkjenning

• Klar for publisering - Kunngjøringen er utfylt og har gjennomgått vellykket validering

• Sendt for publisering - Kunngjøringen er publisert gjennom MSS og sendt inn til Doffin/TED

• Publisert - Kunngjøringen er publisert

Valideringsfeil

Når du fyller ut din kunngjøring og validerer skjemaet med hjelp av Min sjekkliste finnes også risken at noen valideringer misslykkes og du får valideringsfeil. Nedenfor viser vi et par eksempel på valideringsfeil for å prøve å hjelpe deg å forstå hva som må endres.

Vær oppmerksom på at dette er generiske eksempler og ikke omfatter en uttømmende liste over alle mulige feil. eForms inneholder mange felt, som hver krever spesifikke datainput.

I tillegg er det viktig å være klar over at hvert obligatoriske felt kan ha avhengigheter av andre felt i kunngjøringen, og at feilene kan være sammenkoblet.

Feil Datatype

Eksempel:

E-post: Forventet format er som xxx@xxx.xx

Inntastingen av feltet er ugyldig, den forventede inntastingen har spesifikk struktur. Husk at grensesnitt feil har en forenklet tekst og er ganske rett frem, i dette tilfellet må du angi en e-postadresse med riktig struktur.