Vrijgaven instellen

In het tabblad Opties kun je één of meerdere vrijgevers instellen voor verschillende acties in de tender. Hiermee activeer je een interne goedkeuringsworkflow. In dit artikel wordt toegelicht hoe je dit kunt doen.

Vrijgever instellen

1. Klik op het tabblad Opties en kies Vrijgave.

2. Klik op Vrijgave toevoegen.

3. Kies een onderwerp.

4. Selecteer een type vrijgave.

   • Zie onderstaand een toelichting van de verschillende vrijgave types.

5. Voeg een eventuele beschrijving en/of een document toe. Beide velden zijn niet verplicht.

6. Selecteer een collega die bevoegd wordt de vrijgave te verlenen, klik op Toevoegen. Herhaal de actie als je nog een collega wilt toevoegen.        

   • Belangrijk: De collega die je toe wilt voegen dient deelnemer te zijn in de tender.

7. Optioneel: Selecteer Vrijgave vereist van alle vrijgevers. Indien u deze vrijgave niet selecteert dient slechts één persoon vrijgave te verlenen.

8. Klik op Opslaan.

Vrijgever bericht sturen

Vrijgevers worden niet automatisch genotificeerd. Om hen te informeren doorloop je de volgende stappen:

• Klik op het tabblad Opties en kies Vrijgave.

• Vink het selectievakje achter de naam van de vrijgever aan.

• Klik op Bericht sturen en vervolgens Versturen.

Vrijgave types

Een vrijgever binnen een tender kan ingesteld worden voor:

• Publicatie van deze tender

Het publicatieformulier voor TenderNed en/of TED kan volledig ingevuld worden door de inkoper. Na goedkeuring kan het formulier ook daadwerkelijk verstuurd worden. Eventuele aanvullende formulieren kunnen vervolgens ook direct verstuurd worden. Hier geldt geen apart goedkeuringsmoment voor. Het is tevens na goedkeuring mogelijk om de tender te publiceren op Negometrix3.

• Aanbieders uitnodigen

Een vrijgave instellen voor Aanbieders uitnodigen betekent dat de lead buyer de uitnodigingen kan klaarzetten in het tabblad Deelnemers maar dat de uitnodigingen nog niet verstuurd kunnen worden. Na goedkeuring wordt de knop Preview & verstuur uitnodiging getoond en kunnen de uitnodigingen verstuurd worden.

• Gunning

Indien goedkeuring voor Gunning geactiveerd is kan de vrijgever goedkeuring verlenen aan één of meerdere offertes in Vergelijk & Selecteer. Na goedkeuring kan de inkoper de goedgekeurde partij(en) doorlaten naar gunning en de gunningscommunicatie versturen.

• Zelf gedefinieerde vrijgave

Je kunt een ongelimiteerd aantal zelf gedefinieerde vrijgave toevoegen. Het systeem blokkeert geen handelingen zoals bij de overige goedkeuringsmomenten wel het geval is.

Vrijgave verwijderen

Vrijgaves: deze kunnen nu worden verwijderd door de Lead buyer en de Organisatiebeheerder. Is deze vanuit een template ingericht? Dan kan alleen de organisatiebeheerder deze verwijderen. Is de vrijgave afgewezen, dan kan de lead buyer deze aanpassen zodat opnieuw kan worden vrijgegeven.