Rapportages samenstellen

Rechtsonder in beeld staat de knop voor de rapportmanager. Hiermee kun je, indien je een contractmanager licentie heeft, rapportages definiëren en downloaden. Dit kun je voor jezelf doen, maar je kunt deze rapportages ook delen met collega’s in jouw organisatie. Het delen van rapportages is alleen mogelijk met collega’s die ook een licentie hebben. Personen die geen licentie hebben en alleen mogen kijken in de contractenmodule zien de knop ‘Rapportmanager’ niet.

Om een rapportage aan te maken klik je op de knop ‘toevoegen’. Hier dien je een naam van de rapportage op te geven. Vervolgens zie je de beschikbare kolommen. Dit zijn alle velden die in de contracttemplate(s) zijn opgenomen. In deze rapportage manager kun je aangeven over welke velden uit de contracten je informatie wilt exporteren. Deze kolommen selecteer je en verplaatst je met het pijltje naar de rechterkant ‘Geselecteerde kolommen’. Vervolgens kun je selecteren of je gearchiveerde contracten ook mee wilt nemen in dit specifieke rapport.

Als de kolommen zijn geselecteerd kun je eventueel in Negometrix3 al een sortering of filter aanbrengen. Om een filter aan te brengen klik je rechtsonder op de knop ‘Toevoegen’. Je krijgt een regel te zien waar je de filters kunt instellen. Hieronder wordt per regel uitgelegd wat het precies inhoudt:

• En/Of- regel: Als je meerdere filters toepast kun je kiezen of het een en/of- regel is. Zo kun je een filter toepassen die samen met een andere filter moet werken. Hierbij stel je een ‘EN’ regel in, maar je kunt hier ook een derde ‘OF’ regel aan toepassen. In onderstaand figuur kun je zien dat er contracten naar voren dienen te komen die minder dan of gelijk aan de einddatum 31 juli 2020 zijn. Omdat er een EN regel staat die gelijk is aan de hoofd contractmanager Loes Minoes zal het systeem alle contracten die minder dan of gelijk aan 31 juli 2020 van deze persoon laten zien. Omdat er bij de derde regel een OF teken staat bij de hoofd contractmanager Nicole van der Helm hoeven er bij deze persoon geen contracten naar voren te komen die minder dan of gelijk zijn aan 31 juli 2020, maar komen hiermee alle contracten naar voren waar Nicole van der Helm hoofdcontractmanager is. Mocht je willen dat er alleen contracten naar voren komen van Loes en Nicole die beide minder dan of gelijk aan de einddatum zijn van 31 juli 2020 dan kun je deze twee filters aan elkaar koppelen door de twee filters te selecteren en vervolgens met de knop die de pijl aan geeft in onderstaand figuur te koppelen. Een laatste mogelijkheid is om van de derde filter ook een EN regel te maken, maar in dit geval zal de rapportage leeg zijn. Het is namelijk niet mogelijk om twee hoofd contractmanagers te hebben in een contract.

• Veld (referentienaam): Hierin geef je aan om welke kolom het gaat waar de filter op ingesteld moet worden.

• Voorwaarde: Bij de voorwaarde geef je aan wat de filter moet doen. Zo kun je filteren op een gelijke waarde in de kolom, zodat bijvoorbeeld alle contracten met een einddatum van 31 juli 2020 naar voren komen. Je kunt er ook voor kiezen dat de filter moet filteren op alle waarden minder of groter dan de waarde die is ingevuld van die betreffende kolom. Op die manier kun je alle contracten met een einddatum boven 31 juli of onder 31 juli naar voren krijgen in jouw export. 

Het is ook mogelijk om vooraf een sortering aan te brengen via het tabblad sortering. Hier selecteer je de kolom waar het om gaat. Vervolgens geef je met de pijltjes, die rood omlijnd staan in onderstaand figuur, aan of je wilt dat de kolom oplopend of aflopend weergegeven moet worden. Met de bovenste pijltjes kunt u aangeven in welke volgorde je de kolommen in excel wilt hebben.

Als de rapporten zijn gedefinieerd komen ze in het overzicht te staan van je rapportmanager. Bij rapporten die je zelf hebt gedefinieerd kun je aangeven je deze privé wilt houden of wilt delen met mede gelicensieerde collega’s.