Release Notes 2021

> Zie je een omschreven functionaliteit niet terug in de software? Neem dan contact op met je accountmanager. Het kan zijn dat we deze apart moeten activeren voor jouw organisatie.
>> Sinds 16 september heeft het platform Negometrix4 een nieuwe naam: Mercell Source-to-Contract. Lees er hier meer over, of bekijk ons webinar waarin we ingaan op het bijwerken van je sjablonen.

>> Mercell Source-to-Contract heeft twee tender management modules: versie Portal en versie Mercell Source-to-Contract.
Lees hier hoe je herkent welke versie jouw organisatie gebruikt.

1 December 2021

Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

• Vraag & Antwoord: zie voorgestelde antwoorden van collega's voortaan ook in de Gereed en Gepubliceerd tab

• Gepubliceerde tenders: nieuw design en versiebeheer op de informatiepagina van een gepubliceerde tender

Vraag & Antwoord: zie voorgestelde antwoorden van collega's in de Gereed en Gepubliceerd tab

In de Gereed en Gepubliceerd tab binnen Vraag & Antwoord zien inkopers in de details van een vraag voortaan ook de voorgestelde antwoorden van collega's. Ga naar een vraag toe en klik op de 3-puntjes. Kies Details en in de pop-up is vervolgens de historie aan voorgestelde antwoorden te zien.

Gepubliceerde tenders - nieuw design

Als je een tender openbaar publiceert vanuit Mercell Source-to-Contract (bijvoorbeeld naar TenderNed en TED), wordt deze ook geplaatst op de Gepubliceerde tenders pagina.

De informatiepagina van een gepubliceerde tender heeft een nieuw design gekregen. De beschrijving, planning, additionele informatie maar ook gepubliceerde vragen & antwoorden zijn overzichtelijker ingedeeld. Een navigatiemenu aan de linkerkant maakt het vinden van alle informatie nog eenvoudiger.

Gepubliceerde tenders - versiebeheer

Tijdens een aanbesteding worden wel eens documenten bijgewerkt of een beschrijving aangepast. Op de publicatiepagina worden deze updates duidelijker zichtbaar. Van de additionele informatie en de planning is na deze update een eerdere versie te downloaden. In een volgende update geldt dit ook voor de vragenlijsten en documenten.

11 november 2021

Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

• Publicatieformulieren: publiceer een F20 formulier gekoppeld aan een tender in Negometrix3 of Tender management (versie Portal).

• Concepten: maak een concept aan en voer wijzigingen in een tender door, daar direct waar het nodig is. Het is niet meer nodig om via Eigenschappen eerst een Concept te starten.

• Vraag & Antwoord: wijs vragen in bulk toe aan collega's.

Leveranciersmanagement

• Gekoppelde tenders: krijg binnen een leveranciersprofiel vanaf nu ook inzage in tenders die doorlopen zijn in Tender management (versie Mercell Source-to-Contract).

Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

Publicatieformulieren: F20 koppelen aan tender op andere tender module

Een tender doorlopen op Negometrix3 of in Tender management (versie Portal)? Vanaf nu kan de inkoper deze na een overstap afkondigen op tender management (versie Mercell Source-to-Contract). 

Hiervoor is een extra veld, CorrelationID, waar een code moet worden ingevuld. Onze servicedesk ondersteunt bij het achterhalen van deze code zodat de koppeling kan worden gelegd.

Concepten

Een wijziging doorvoeren in een lopende tender? Voorheen maakte je hiervoor eerst een concept aan via Eigenschappen. Vervolgens voerde je de wijziging door in de conceptversie van de tender en publiceerde je deze wijziging. Vanaf nu kun je direct in de tender bij het element dat je wilt wijzigen, op het potlood-icoon klikken. Je start daarmee automatisch een conceptversie van de tender en voert de wijziging door. Vervolgens publiceer je net als voorheen, de wijziging.

Vraag & Antwoord

In plaats van het één voor één toewijzen van vragen aan collega's, selecteer je nu eenvoudig meerdere vragen tegelijk in de toewijzing. In de lijst met vragen zie je zodra je met de muis over een vraag beweegt, een checkbox. 

Selecteer deze of selecteer direct meerdere vragen.

Daarna kies je voor 'Toewijzen' rechtsboven en wijs je de geselecteerde vragen aan de relevante collega's.

Overige, kleinere wijzigingen

• In het overzicht met tenders, is de aanmaakdatum verwijderd en zijn nu de start en einddatum van de tenders zichtbaar.

• Verplaats je een vraag van de ene vragenlijst naar de andere, binnen een concept? Dan krijg je voortaan een waarschuwing dat reeds gegeven beantwoording van aanbieders     bij deze vraag worden gewist.

Leveranciersmanagement

Tenders uit tender management (versie Mercell Source-to-Contract) zichtbaar in leveranciersprofiel

Tot op heden ondersteunde Leveranciersmanagement enkel informatie over tenders doorlopen in  tender management (versie Portal).

Vanaf nu zijn ook de tenders zichtbaar die doorlopen zijn in tender management (versie Mercell Source-to-Contract), zichtbaar. Binnen het menu Aanvragen in een leveranciersprofiel vind je deze terug.

Gebruikt jouw organisatie beide tender management modules? Dan zijn binnen Aanvragen twee tabbladen zichtbaar met ieder de gekoppelde tenders voor de betreffende leverancier.

14 oktober 2021

Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

• Vragenlijsten: het is vanaf nu mogelijk meerdere antwoorden toe te staan bij meerkeuzevragen

• Planning: voeg datums toe zonder een tijdstip te specificeren

Tender management (versie Mercell Source-to-Contract)

Vragenlijsten

Bij meerkeuzevragen is er een extra optie te activeren om meerdere antwoorden toe te staan. 

Indien het gewogen vraag betreft, zullen de te behalen punten per antwoordmogelijkheid bij elkaar worden opgeteld. 

Gaat het om een Knock-out type, dan kunnen niet alle antwoordmogelijkheden als KO worden aangemerkt. Er dient altijd één antwoordmogelijkheid zonder KO label te zijn.

Planning

In de planning kunnen nu ook datums worden toegevoegd zonder tijdstip. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een indicatie voor het afnemen van interviews of het organiseren van een demo. Een exact tijdstip is daarbij initieel nog niet relevant en stem je apart af met de inschrijvers.

Voor datums zoals de indiening van een offerte, is uiteraard altijd een tijdstip vereist. 

16 september 2021

• Algemeen

  • Nieuwe naam en vormgeving: Mercell Source-to-Contract is de nieuwe naam van Negometrix4.

  • Registratie: nieuwe gebruikers die een reeds geregistreerde organisatie nogmaals willen registreren kunnen toegang vragen bij de beheerder.

  • Notificatie instellingen: in de Profielinstellingen zijn nieuwe opties beschikbaar aangaande nieuwsbrieven en release notes.

• Tender management (versie Mercell Source-to-Contract): 

  • Gebruikersrollen in tenders: leg voortaan gebruikersrollen voor Tender management vast in de Business Process Management processen.

• Leveranciersmanagement: 

  • Nieuwe importeer functie: importeer KPI beoordelingen vanuit een spreadsheet bestand.

  • KPI beoordelingen door leverancier: leveranciers kunnen voortaan KPI beoordelingen indienen.

  • Taakbeheer: takenbeheer voor vendor managers en leveranciers.

• Contractmanagement: 

  • Valuta als contracteigenschap beschikbaar.

Algemeen

Nieuwe naam en vormgeving

Vanaf 16 september heeft Negometrix4 een nieuwe naam: Mercell Source-to-Contract. Daarnaast is de vormgeving bijgewerkt in de huisstijl van Mercell. Lees hier meer over deze aankondiging, of check de veelgestelde Vragen & Antwoorden.

Registratie

Voorheen, wanneer iemand een profiel en organisatie wilde registreren, lukte dit niet wanneer de organisatie al geregistreerd was. 

Zo kun je verder met je registratie en kan de beheerder van de organisatie je verzoek tot deelname accepteren nadat je e-mailadres is geverifieerd. 

Release notes en Nieuwsbrief instellingen beheren

Tot op heden was er geen mogelijkheid om in je profielinstellingen aan te geven of je de nieuwsbrief van Mercell of release notes met informatie over updates wil ontvangen. Die mogelijkheid is er nu.

Wanneer je de keuzes bevestigt in je profiel, ontvang je de volgende release notes en nieuwsbrief in je mail. De frequentie is afhankelijk van de inhoud van de update.

Tender management - Negometrix4 (Mercell Source-to-Contract)

Gebruikersrollen vastleggen in Business Process Management

Gebruikersrollen kunnen voortaan worden vastgelegd in de processen die je gebruikt voor het opzetten van een tender. Dit voorkomt dat je telkens bij een nieuwe tender veelgebruikte rollen opnieuw moet aanmaken, of aanpassen.

Zo is het mogelijk bestaande, standaardrollen in de software aan te passen aan de wensen van de organisatie. Het is daarnaast mogelijk om geheel eigen rollen toe te voegen. 

Neem contact op met je account manager bij Mercell als je hiervan gebruik wilt maken.

Leveranciersmanagement

Importeer KPI beoordelingen vanuit een spreadsheet

Binnen Leveranciersmanagement is er binnen het tabblad Leveranciers een nieuwe optie om KPI beoordelingen te importeren. Nadat je klikt op Importeer, kies je voor Importeer KPI beoordelingen. De import assistent helpt je vervolgens de stappen te doorlopen.

De volgende kolommen dienen in het spreadsheet beschikbaar te zijn:

• kpi_id (cijfer)

• supplier_id (optioneel)

• kpi_ratingvalue 

• kpi_ratingdate (YYYY-MM-DD)

• kpi_ratingremark (tekst)

Na het uploaden van het spreadsheet bestand, zal de import assistent een voorbeeld geven van het resultaat.

Alleen beheerders kunnen deze KPI beoordelingen importeren.

KPI beoordelingen door leveranciers

Recent introduceerden we de mogelijkheid om KPI beoordelingen te delen met leveranciers. Vanaf nu is ook mogelijk om leveranciers zelf KPI beoordelingen te laten invoeren. Daarvoor zijn een aantal nieuwe functionaliteiten toegevoegd.

• Geef per KPI aan of deze beoordeeld wordt door de leverancier.

• KPI's die gewaardeerd mogen worden door leveranciers, zijn voor hen zichtbaar. De leverancier dient vervolgens de waardering in.

• De vendor manager keurt een ingediende waardering vervolgens goed, of wijst deze af (inclusief opmerking).

• Zodra een KPI-waardering is ingediend door een leverancier, ontvangt de vendor manager daarover een notificatie. De beheerder ontvangt een notificatie nadat de score is goedgekeurd.

Er is een nieuw type rapportage toegevoegd: KPI-beoordelingen (door leveranciers)

Taakbeheer

De vorige release bracht de taken binnen Leveranciersmanagement naar het 'Mijn taken' overzicht. Met deze release wordt het mogelijk voor de vendor manager om zelf taken aan te maken, toe te wijzen en af te ronden. Niet alleen collega's werken aan deze taken, ook aan leveranciers kunnen taken worden toegewezen. 

Het menu is zichtbaar voor zowel de inkoper als de leveranciers. Per taak bepaal je of deze zichtbaar wordt voor de leverancier. Iemand die een taak heeft toegewezen krijgt daarover een notificatie, alsook een herinnering vóór en op de deadline.

Daarnaast is er een nieuw type rapportage toegevoegd: Taken in Leveranciersmanagement

Contractmanagement

Valutakeuze per contract

In plaats van enkel bedragen in euro's, is het nu mogelijk om per contract een valuta te kiezen. Dat vereenvoudigt het gebruik van de module voor gebruikers buiten de eurolanden. Ga hiervoor in het contract naar Meer en kies Setup.

Kleinere wijzigingen en verbeteringen

• Drie nieuwe talen toegevoegd: Noors, Zweeds en Deens.

• De taal van de inlogpagina wordt aangepast op basis van het IP-adres van de bezoeker. Standaard was dit Engels.

12 augustus 2021

In deze update hebben we enkel verbeteringen doorgevoerd voor Tender management Negometrix4 en Leveranciersmanagement.

Negometrix4 heeft twee tender management modules: NegometrixPortal en Negometrix4.
Lees hier hoe je herkent welke versie jouw organisatie gebruikt.

Tender management Negometrix4:

• Nieuw! Vraag & Antwoord: aanbieders kunnen individuele vragen stellen

• ZIP-exports worden voortaan in de achtergrond klaargemaakt

• Verbeteringen in de productlijst

Leveranciersmanagement:

• Taken uit Leveranciersmanagement toegevoegd aan Mijn taken overzicht.

Algemeen:

• Tijdens inloggen enkel domeinen zichtbaar waar je als gebruiker actief in bent.

Tender management Negometrix4

Nieuw! Vraag & Antwoord: individuele vragen stellen
Vanaf nu is het mogelijk om in Vraag & Antwoord als aanbieder individuele vragen te stellen aan de inkoper. Als de inkoper de vraag beantwoord, blijft zowel vraag als antwoord verborgen voor andere inschrijvers. Handig wanneer je als inschrijver een vraag wilt stellen die concurrentiegevoelige informatie bevat. Voorheen zou een aanbieder deze vraag via Berichten moeten stellen.

Deze functionaliteit is standaard beschikbaar in nieuwe tenders die je start met een standaard proces in Negometrix4. Heeft je organisatie op maat gemaakte tender processen? Neem dan contact met je accountmanager op om de functionaliteit te activeren.

ZIP-exports worden voortaan in de achtergrond klaargemaakt

Als je een ZIP-export aanvraagt van een tender, wordt het bestand op de achtergrond gegenereerd. Je kunt doorwerken in de tender en krijgt een notificatie zodra het bestand klaar staat om te downloaden.

Verbeteringen in de productlijst

De verbeteringen in de productlijst zijn in deze update met name gericht op de kolommen. Deze hebben vanaf nu verschillende breedtes afhankelijk van het type. 

De kolom van het type Aantal is bijvoorbeeld minder breed dan die van de Beschrijving.

Voor mensen die met Excel werken is dit herkenbaar gedrag.

Kleinere wijzigingen

• Aantal karakters motivatie bij beoordeling is verhoogd naar 4.000 karakters.

• Sorteren op publicatiedatum in Vraag & Antwoord mogelijk gemaakt. Exports volgen nu ook de sortering die van toepassing is in de module.

• De filters in het overzicht blijven nu bewaard wanneer je een tender opent en weer terugkeert.

Leveranciersmanagement

Taken toegevoegd aan Mijn taken
Elke gebruiker heeft na het inloggen een overzicht met Mijn taken. Vanaf nu zullen hier ook de taken worden weergegeven die voortkomen uit Leveranciersmanagement.

Algemeen

Lijst met organisaties tijdens het inloggen

De lijst met organisaties waarbij je kunt inloggen, zal vanaf nu enkel organisaties tonen waar je als gebruiker zelf actief bent. Voorheen stonden hier voor sommige gebruikers ook organisaties tussen waar collega’s toegang toe hadden. Om verwarring te voorkomen hebben we dit aangepast.

15 juli 2021

In deze update verbeteringen voor Intake management, Tender management Negometrix4, Contractmanagement en Leveranciersmanagement.

Intake management

Beheren van de keuzemogelijkheden in velden

Voorheen kon je als beheerder de opties in meerkeuze- of selectievragen niet in volgorde aanpassen of deactiveren zonder data verlies.

Vanaf nu is het mogelijk om deze opties zelf te beheren. Je past de volgorde aan door op één van de pijltjes te klikken, of deactiveert één of meerdere opties om deze niet meer zichtbaar te maken aan de gebruikers. Onderaan ontstaat een lijst met inactieve opties waarmee je de actie kan herstellen.

Tender management Negometrix4

Let op: dit betreft de nieuwste Tender management module in Negometrix4 en niet de voorheen NegometrixPortal Tender management module.

Ronde rapporten

Tot op heden bestond er enkel de eenvoudige tender rapportages met globale informatie over alle tenders.

Vanaf nu is er een nieuw type rapportages waarin alle informatie uit de diverse rondes kan worden opgenomen. Het is een apart type rapportage, vanwege de structuur van de informatie. Elke ronde is een nieuwe regel in het rapport.

De rapportage toont per ronde bijvoorbeeld het aantal aanbieders, offertes, uitnodigingen of datums gerelateerd aan de planning. 

Als je een nieuw rapport aanmaakt, heb je nu de keuze tussen Tender rapport en Ronde rapport.

De velden zijn onderverdeeld in verschillende secties. Via het + icoon of door te slepen kies je de gewenste velden. 

Bekijk vervolgens het resultaat via Opslaan En Bekijken. Je kunt het rapport downloaden als Excel.

Zip-exports

Als je nu een zip-export aanvraagt, zal deze in de achtergrond worden klaargemaakt. Je ontvangt een e-mail en notificatie wanneer deze klaar is. Je hoeft daarmee niet meer te wachten voordat je verder kunt met werken in de applicatie.

Contractmanagement en Leveranciersmanagement

Matrix rapportages

Met deze update is het mogelijk om in zowel contract- als leveranciersmanagement rapportages te maken die als een matrix getoond worden. Voorheen was dit enkel in beperkte mate mogelijk in Leveranciersmanagement.

Zo creëer je eenvoudig een overzicht met de diverse eigenschappen die van toepassing zijn voor leverancier in een contract. Indien er meerdere mogelijkheden zijn voor een bepaald veld, wordt deze als een checklist weergegeven, in plaats van een lijst met de gekozen opties.

Zie als voorbeeld hieronder links de oorspronkelijke weergave, met rechts de weergave in de nieuwe Matrix structuur.

Kies bij het maken van een rapportage voor de Matrix rapport structuur als een van de opties. Huidige rapportages kun je eenvoudig omzetten naar deze structuur via Instellingen.

Leveranciersmanagement

Zelf-gedefinieerde velden zichtbaar maken voor leveranciers

Zelf-gedefinieerde velden in de leveranciersprofielen zijn vanaf vandaag zichtbaar en bewerkbaar te maken voor de leverancier. Zo kan de leverancier zelf bepaalde data inzien, bijwerken of invullen. Onder de instellingen binnen Leveranciersmanagement zijn de velden zichtbaar en bewerkbaar te maken. Deze instellingen gelden vervolgens voor alle leveranciers en is niet specifiek per leverancier in te stellen.

Zodra een veld bewerkt is door de leverancier, zal de vendor manager van de inkopende organisatie een notificatie ontvangen. In het 'log' van de leverancier is deze wijziging eveneens terug te vinden. Een veld dat te bewerken is door de leverancier, is ook bewerkbaar door de vendor manager.

KPI's zichtbaar maken voor leveranciers

In toenemende mate werken inkopende organisaties en leveranciers samen in Negometrix4. Daar hoort ook bij dat resultaten vanuit de KPI metingen gedeeld kunnen worden met de leverancier. 

Vervolgens is per leverancier in te stellen of de gegevens ook daadwerkelijk gedeeld zullen worden.

24 juni 2021

In deze update enkel verbeteringen en nieuwe features voor Tender management (Negometrix4).

Tender management

Filters in Vraag & Antwoord

De vraag & antwoord module heeft vanaf vandaag nieuwe filtermogelijkheden. Hiermee is het eenvoudiger om kleinere overzichten te maken, specifiek met vragen en antwoorden waar je als inkoper naar opzoek bent.

Voor alle tabbladen binnen Vraag & Antwoord is deze filtermogelijkheid beschikbaar.

Voeg een filter toe

Open een tabblad binnen Vraag & Antwoord en kies Filter toevoegen. 

Stel het filter in

Afhankelijk van het tabblad waarbinnen de filter wordt opgesteld, zie je verschillende kolommen waarop je kunt filteren. Het is voor ieder tabblad mogelijk te filteren op zoekwoord binnen de teksten van vragen en antwoorden.

Filteropdrachten stapelen

Als je meerdere filters stapelt, zal het overzicht resultaten tonen waarop beide filters zijn toegepast. 

In bijvoorbeeld een combinatie als "bijlage"+"referentie vraag 2.4.1", komen alleen resultaten naar voren van vragen of antwoorden waarin het woord bijlage voorkomt en waar gerefereerd is aan 2.4.1. uit de vragenlijst.

Overzichten met gefilterde resultaten kunnen worden geëxporteerd. Deze exports in PDF of Excel format bevatten in dat geval enkel de gefilterde resultaten.

Vraag toegewezen? Open direct het gefilterde overzicht

Als een collega een vraag toegewezen krijgt, wordt deze hierover geïnformeerd via een mail, een notificatie in de software en een nieuwe taak in Mijn Taken. In alle gevallen is er een directe link naar het overzicht in Vraag & Antwoord, waarin direct gefilterd is op de vragen die zijn toegewezen aan de desbetreffende gebruiker.

Een toegepaste filter wordt opgeslagen als de gebruiker vervolgens wisselt van menu in een tender.

Berichten en Openbare aankondigingen gesplitst

In Berichten was er tot op heden een menu om te wisselen tussen Berichten en Openbare aankondigingen.

Vanaf heden is deze pagina vernieuwd en hebben beide overzichten een eigen tab.

Dit vereenvoudigt de navigatie.

Kleinere items:

• Nieuwe placeholders voor de documenten generator: voeg nu automatisch informatie toe over de indiendatum, publicatiedatum en aantal genotificeerde aanbieders via de CPV codes.

• In een mini-competitie is nu onder de naam van de tender zichtbaar vanuit welk kwalificatiesysteem deze is aangemaakt.

• Beoordelaars hoeven niet meer binnen één onderdeel, de ingediende beantwoordingen van alle leveranciers te beoordelen voordat ze kunnen opslaan. Ook na de beoordeling van slechts één leverancier, kan een beoordelaar opslaan en later verder gaan.

3 juni 2021

Tender management

Voeg nieuwe aanbieders alsnog toe aan reeds begonnen mini-competitie

Het is vanaf nu mogelijk leveranciers die later zijn toegelaten in een Dynamisch Aankoopsysteem, alsnog toe te voegen aan een reeds gestartte mini-competitie. 

Ga naar Aanbieders in een mini-competitie en kies rechtsboven voor het 3-punts menu. Selecteer vervolgens: Nieuw toegelaten aanbieders toevoegen. Kies daar de aanbieders die alsnog mogen meedoen aan de mini-competitie.

Leveranciersmanagement

Voeg rollen toe aan contactpersonen van leveranciers

In de update van 12 mei introduceerden we al enkele verbeteringen rondom het beheren van contactpersonen voor leveranciers.

Zo kun je sindsdien contactpersonen importeren, kunnen leveranciers zelf hun contactpersonen beheren en is er een nieuwe rapportage beschikbaar.

Vanaf deze release zijn aan de aanwezige rollen, beheerder en lid, ook verschillende autorisaties gekoppeld. 

Een ‘beheerder’ kan namens de leverancier alle beschikbare acties uitvoeren in de verschillende menu’s binnen Leveranciersmanagement (zoals verklaringen beheren, berichten versturen en documenten toevoegen). 

‘Leden' hebben enkel inzagerechten. Dit is dan ook de standaard rol die een nieuw contactpersoon krijgt toegewezen. 

Bij het toevoegen bepaalt de persoon die een collega toevoegt of de collega een beheerdersrol krijgt.

Tender management NegometrixPortal, Contractmanagement en Prestatiemeting

Beheer categorieën voortaan in Negometrix4 in plaats van in ‘Classic’

In de modules Tender management NegometrixPortal, Contractmanagement en Prestatiemeting is vanaf nu het beheren van de categorieën beschikbaar in Negometrix4. Dit was voorheen enkel beschikbaar in ‘Classic’.

Met de categorieën deel je onderdelen van de drie modules in bij een passende categorie. Zo plaats je een tender voor Laptops bijvoorbeeld in een categorie als IT/Hardware.

Voor het beheren van deze categorieën is een nieuw menu ‘Categorieën’ beschikbaar in het menu ‘Organisatie instellingen’.

Open in dit menu om vervolgens categorieën te importeren, exporteren, verwijderen of aan te passen.

12 mei 2021

In deze release is er aandacht voor Intake management, Tender management (Negometrix4), Contractmanagement en Leveranciersmanagement.

Intake management

Afgewezen verzoeken archiveren

Inkoopverzoeken die worden afgewezen en niet tot een tender of aanvraag leiden, bleven tot op heden in de 'Beoordeeld' tab staan. Naast 'Afwijzen', kun je vanaf nu ook kiezen voor 'Afsluiten'. Zulke verzoeken worden dan naar de 'Archief' tab verplaatst. Zo behoud je een beter overzicht van de diverse afgehandelde inkoopverzoeken.

Een opmerking die je toevoegt na het afsluiten, wordt zichtbaar zoals je dat gewend bent bij afgewezen verzoeken. Als je over de status van een verzoek met je muis beweegt binnen de 'Archief' tab, wordt de opmerking getoond.

Tender management (Negometrix4)

Nieuw: Tender rapporten 

Een nieuwe feature in Negometrix4 Tender management: het opstellen van rapporten. Deze eerste release biedt de mogelijkheid om over alle tenders enkele basisgegevens te verzamelen. 

Mijn rapporten 

In het hoofdmenu is er voor alle gebruikers van een inkopende organisatie een nieuwe optie: Mijn rapporten. De organisatiebeheerder kan je als gebruiker het recht geven hier zelf rapporten te maken. 

Nieuw: Planning sjablonen 

Tot op heden moest je als inkoper bij iedere nieuwe tender de planning volledig opmaken. Veel gebeurtenissen komen echter iedere tender weer terug. Met deze sjablonen wordt dat eenvoudiger. 

Gebeurtenissen relateren aan elkaar 

Daarnaast is het mogelijk gebeurtenissen aan elkaar te relateren. Zo geef je geen exacte datums en tijdstippen op, maar relateer je datums van gebeurtenissen aan andere gebeurtenissen. 

In je tender kies je het gewenste sjabloon en voer je de startdatum van je tender in. Alle gebeurtenissen krijgen vervolgens de juiste datum toegewezen, gerelateerd aan de startdatum. 

Verbeteringen voor Negometrix4 op mobiele apparaten 

In de interface zijn een groot aantal verbeteringen doorgevoerd zodat het werken op een mobiel apparaat eenvoudiger gaat. Zo is de navigatie, je overzicht met tenders en het navigeren in tenders volledig vernieuwd. 

Direct na inloggen kom je binnen op je overzicht met tenders. Je tenders kun je vervolgens één voor één bekijken door er doorheen te ‘sliden’ als een kaartenbak (lezers met Instagram weten hoe het werkt ?).

Ervaar het zelf en open Negometrix4 op je mobiele telefoon.

Verbeteringen in het Dynamisch aankoopsysteem (DAS) 

• Bekijk en beheer categorieën in mini-competities 

• Zoek-functionaliteit toegevoegd in Beoordeling van een DAS 

• Het starten van een mini-competitie gaat gepaard met een e-mail naar de inschrijver en laat een notificatie zien in het notificatiecentrum. De notificatie in Berichten in de tender is daarmee overbodig en wordt voortaan niet meer getoond. 

• Voeg voortaan nieuwe mini-competitie processen toe aan bestaande DAS-en.

Verbeteringen in genotificeerde aanbieders op basis van CPV-codes

In de vorige update introduceerden we de functionaliteit waarmee je als inkoper kunt zien, welke aanbieders een notificatie hebben ontvangen na de publicatie van je tender. Dit zijn de aanbieders die geabonneerd zijn op CPV-codes, die overeenkomen met de CPV-code in je tender. 

Deze functionaliteit is nu verbeterd met een zoek- en exportfunctie. Zo kun je specifieke aanbieders opzoeken, of de lijst exporteren.

Overige verbeteringen in Tender management (Negometrix4)

• Nieuwe Excel-export beschikbaar: alle beoordelingen en motiveringen binnen Beoordeling in de score-tab. 

• Offerte scherm aanbieders: eenvoudiger navigeren tussen offertes als je een offerte geopend hebt. 

• Nieuwe ronde toevoegen: in de Planning worden voortaan enkel de vereiste gebeurtenissen gekopieerd (zoals deadline indienen), niet alle gebeurtenissen.

Leveranciersmanagement

Contactpersoon importeren voor leveranciers

Niet alleen het aantal organisaties dat gebruikmaakt van Leveranciersmanagement is toegenomen, ook het aantal leveranciers dat door zulke organisaties wordt beheerd is gegroeid. Daardoor ontstond er de wens om op een efficiëntere wijze contactpersonen te beheren voor deze leveranciers. 

Binnen Leveranciersmanagement is het vanaf nu mogelijk contactpersonen voor leveranciers te importeren vanuit een Excel-bestand. Het bestand dient het Leverancier ID nummer, e-mailadres en de rol per contactpersoon te bevatten. Een assistent begeleid je tijdens het importeren. 

Open Leveranciersmanagement en kies Importeer. Selecteer daar Importeer contactpersonen.

Leveranciers kunnen zelf contactpersonen beheren

Tot op heden was het aan de inkopende organisatie om te bepalen welke contactpersonen er namens een leverancier werden toegevoegd. Vanaf nu kan een leverancier zelf contactpersonen beheren. Dat vereenvoudigt het beheer van het profiel zowel vanuit de inkopende organisatie als de leverancier.

Rapporteren over contactpersonen bij leveranciers

Tot slot is er een nieuwe rapportage beschikbaar waarbij je kunt rapporteren over welke contactpersonen er actief zijn voor al je leveranciers. Kies binnen Leveranciersmanagement voor Rapportages en klik op Nieuw. In het volgende scherm kies je bij Type voor Leverancier contacten.

Supportartikelen vernieuwd

De support artikelen zijn vernieuwd voor de voormalig NegometrixPortal modules: Intake management, Tender management, Contractmanagement, Leveranciersmanagement en Prestatiemeting. Bekijk ze via de vertrouwde Support knop rechtsboven in je scherm en vind er antwoord op veelgestelde vragen.

Overige verbeteringen

• Contractmanagement: 

  • Importeren van bestanden met lange bestandsnamen en speciale tekens verbeterd.

  • Verbeterde weergave van de schermen gerelateerd aan de openbare contractpagina.

  • Miniatuurweergave beschikbaar voor de volgende bestandstypes: pdf, jpeg, png en jpg.

• Algemeen:

  • Negometrix4 knop voortaan altijd beschikbaar in Classic zodat je eenvoudiger van Classic terug kan naar Negometrix4.

  • De snelheid van contacten kiezen is significant verbeterd.

Extra bericht over wijziging bij publicatie op TED en TenderNed

Vanaf woensdagavond 12 mei 2021 verschijnen aankondigingen niet meer direct op Negometrix4 en TenderNed, maar maximaal 48 uur na verzending aan TED. 

Wat wijzigt er? 

Nu zijn aankondigingen direct na verzending zichtbaar op Negometrix4 en TenderNed. 

Na de wijziging woensdagavond 12 mei, duurt het maximaal 48 uur na verzending, voordat de aankondiging verschijnt op TenderNed. De publicatie op Negometrix4 vindt direct daarna plaats.  

Waarom deze wijziging? 

Op grond van de Europese richtlijnen moet een aankondiging eerst op TED gepubliceerd worden, voordat deze op TenderNed en Negometrix4 zichtbaar wordt.  

Een aankondiging mag dus niet direct op TenderNed worden gepubliceerd. Meer over deze wijziging lees je op de website van PIANOo. 

Wat betekent dit voor mijn aanbestedingen? 

De termijnberekening van de richtlijnen gaat uit van het moment van verzending van de aankondiging. Hier verandert niets in.  

PIANOo adviseert aanbestedende diensten echter om voor nieuwe aanbestedingen in hun planning rekening te houden met deze wijziging.  

Wat kan ik in Negometrix4 hiermee doen? 

Het is aan de aanbestedende dienst om te bepalen hoe met deze wijziging om te gaan. Wil je rekening houden met deze wijziging? Pas dan je planning en het publicatieformulier in Negometrix4 aan. Houd voor het bepalen van de minimale inschrijftermijn de datum van publicatie (48 uur na verzending) op TenderNed aan, in plaats van het moment van verzenden.   

De volgende aankondigingen zijn uitgezonderd van deze wijziging en verschijnen nog steeds direct na verzending op TenderNed en Negometrix4: 

• Rectificatie 

• Vroegtijdige beëindiging 

8 april 2021

De focus in deze release ligt op Tender management en de vroegere NegometrixPortal modules Intake management, Leveranciersmanagement en Contractmanagement.

• Tender management: 

  • publicatieformulieren bijgewerkt naar de nieuwste versies 

  • goedkeuring inrichten voor het gunningsresultaat 

  • inzicht in de aanbieders die genotificeerd zijn door de CPV codes 

  • verbeteringen rondom partner organisaties in tenders 

• Intake management: dynamische goedkeuring inrichten 

• Leveranciersmanagement: vernieuwde autorisaties 

• Contractmanagement: documenten exporteren 

• Overige wijzigingen in gebruikersrechten, ZIP-exports en tabblad Aanbieders

Tender management Negometrix4 

Publicatieformulieren bijgewerkt 

De nieuwste publicatieformulieren door TED zijn doorgevoerd in Negometrix4. Zo zijn er enkele wijzigingen in de NUTS codes doorgevoerd.

Goedkeuring inrichten voor het gunningsresultaat 

Eerder dit jaar lanceerden we de goedkeuringsworkflow voor tenders in Negometrix4. Hiermee vraag je goedkeuring bij je collega’s over de inhoud van je tender en het gunningsadvies. Vanaf vandaag is hier het gunningsresultaat aan toegevoegd. 

Wil je zien hoe deze nieuwe functionaliteit werkt? Op dinsdag 20 april organiseren we een webinar speciaal over goedkeuring in Negometrix4. Meld je hier aan.

Inzicht in de aanbieders die genotificeerd zijn door de CPV-codes

Als je een tender publiceert, neem je daarvoor CPV-codes op in je publicatie. Aanbieders kunnen in hun organisatieprofiel aangeven over welke CPV-codes ze genotificeerd willen worden. Hiermee blijven ze op de hoogte van interessante tenders op Negometrix4. Als inkoper kun je vanaf nu zien welke aanbieders geïnformeerd zijn door je publicatie. Interesse? Neem dan contact op met je accountmanager bij Negometrix, die kan de feature voor je activeren. 

Verbeteringen rondom partner organisaties in tenders

In Negometrix4 is het mogelijk om meerdere organisaties aan je team toe te voegen. Zo werk je samen met collega’s van je eigen organisatie, maar ook van andere organisaties. In deze functionaliteit zijn enkele verbeteringen doorgevoerd. 

Zo was het voorheen dat het toevoegen van een organisaties, direct leidde tot het toevoegen van de beheerder. Dat is nu veranderd. Je nodigt iemand uit op basis van een e-mailadres en degene activeert de uitnodiging door deze te openen. 

Zodra dat gebeurt, zie je als inkoper dat er bij Partner organisaties staat welke organisaties er partner zijn in je team. De betreffende collega van die organisatie is vervolgens toegevoegd als Bekijker.

Intake management

Dynamische goedkeuring inrichten

In plaats van het vastleggen van alle goedkeurders in de set-up van de Intake management module, is het nu mogelijk om als aanvrager zelf aan te geven wie het verzoek moet goedkeuren. Er is daarvoor een nieuwe ID-tag beschikbaar dat je kunt koppelen aan de goedkeuringsworkflow. 

Hiermee wordt een ingevuld e-mailadres in het inkoopverzoek, automatisch als goedkeurder toegevoegd aan de goedkeuringsworkflow.  

Leveranciersmanagement

Vernieuwde autorisaties 

Tot op heden was het zo dat iedereen die toegang had tot de module Leveranciersmanagement, leveranciers kon zien en bewerken. Er was geen autorisatie per leverancier. 

Met deze update is dit verandert. Collega’s met toegang tot de module Leveranciersmanagement, kunnen niet meer standaard bij alle leveranciers en deze bewerken. Je verleent nu collega’s autorisatie per leverancier. 

Het werkt als volgt met mogelijke 3 scenario's:

1. Gebruiker heeft toegang tot de module, maar is niet toegevoegd als vendor manager bij een of meerdere leveranciers 

   • Alle leveranciers zullen zichtbaar zijn binnen Leveranciers, maar binnen een leverancier is enkel het Profiel te bekijken.

2. Gebruiker heeft toegang tot de module en is bij enkele leveranciers toegevoegd als vendor manager met de rol ‘Volger’ 

   • De gebruiker ziet alle leveranciers binnen Leveranciers, maar kan bij enkele leveranciers vanwege die rol alles zien. De gebruiker kan geen bewerkingen uitvoeren.

3. Gebruiker heeft toegang tot de module en is bij enkele leveranciers toegevoegd als vendor manager met de rol 'Beheerder’ 

   • De gebruiker ziet alle leveranciers binnen Leveranciers, maar kan bij enkele leveranciers vanwege die rol alles zien en bewerken. 

In plaats van collega’s één voor één toevoegen aan een of meerdere leveranciers, kun je ook met gebruikersgroepen werken.

Tenslotte is er een extra rol toegevoegd binnen de Leveranciers management module. Dit betreft de rol ‘Leveranciers management standaard gebruiker’. Een gebruiker met deze rol heeft toegang tot de module maar kan geen nieuwe leveranciers toevoegen. Afhankelijk van de rol bij een leverancier kan een gebruiker met deze rol gegevens van een leverancier wel of niet bewerken. 

Deze rol is met name bedoeld voor gebruikers die geen leveranciers dienen te kunnen opvoeren maar wel in meer of mindere mate leveranciersgegevens moeten kunnen inzien en bewerken.

Contractmanagement

Documenten exporteren

Het is vanaf nu mogelijk in de module Contractmanagement alle documenten in één keer te exporteren. Indien je hier gebruik van wilt maken, neem dan contact op met je accountmanager bij Negometrix. Die kan de feature voor je activeren. Deze feature is ter ondersteuning van een efficiënte de-activering van de module Contract management (en nog niet voor reguliere periodiek archief doeleinden).

Overige wijzigingen

• Gebruikersrechten: een nieuwe gebruiker kan direct aan nieuwe gebruikersgroepen worden toegevoegd, zonder eerst registratie af te wachten.

• Tender management: 

  • het tabblad Aanbieder bevat nu paginering per 30 aanbieders. 

  • de ZIP export is uitgebreid met gunningsresultaat, gunningsadvies en de gunningsbrieven.  

22 maart 2021

In deze update zijn er verbeteringen zowel voor Tender management van Negometrix4, als voor de modules voorheen enkel beschikbaar in NegometrixPortal.

Tender management (enkel Negometrix4)

• Het Openbaar Organisatieprofiel is vernieuwd en anders ingedeeld met verschillende tabbladen. Naast algemene informatie en tenders, kunnen nu ook contracten worden gepubliceerd op deze pagina (met name gebruikt door inkopende organisaties in de Verenigde Staten).

• Het is nu mogelijk om een prijslijst te maken zonder totaalprijs. Je kunt het veld voor de totaalprijs verwijderen, mits dit wordt ingesteld in het BPM proces.

• Bekijk eenvoudige direct de publicatie op NegometrixToday na publicatie.

• Voeg bijlages toe aan tekst items in een vragenlijst, zodat dit niet telkens via ja/nee vraag hoeft.

• Er is nu meer duidelijkheid over de zichtbaarheid van commentaar bij beoordelingen.

Tender management (zowel NegometrixPortal als Negometrix4)

• Alle publicatieformulieren zijn bijgewerkt naar de nieuwste versie.

Contractmanagement – uitfasering Classic (adresboek)

Organisaties met enkel de Contractmanagement module konden tot op heden geen leveranciers toevoegen of beheren in Negometrix4. Dit vond nog plaats in Classic. Voor deze organisaties is daarom een beperkte set van functionaliteiten van Leveranciersmanagement beschikbaar gemaakt. Na inloggen zien zij een nieuw menu ‘Leveranciersmanagement’, waar zij hun leveranciers aanmaken en beheren.

Voor alle modules van voorheen NegometrixPortal

Eigenaarschap van content - Voorheen was het in verschillende menu's zo dat iemand die er content aanmaakte, degene was die deze content kon beheren (bijvoorbeeld sjablonen voor berichten). Dit is aangepast zodat beheerders ook de content kunnen beheren dat is aangemaakt door andere gebruikers.

Namen van gebruikersgroepen binnen Gebruikersrechten - Bepaalde benamingen van gebruikersgroepen waren voorheen enkel in één taal beschikbaar (meestal Nederlands). Deze worden nu weergegeven in de taal van het profiel van de gebruiker.

5 maart 2021

Eind vorig jaar werd NegometrixPortal onderdeel van Negometrix4. In deze update gaan we een stap verder. Het is nu mogelijk om tussen diverse, voorheen gescheiden modules gegevens uit te wisselen.

Onderstaande wijzigingen gaan over Tender management Negometrix4 en de voorheen NegometrixPortal modules Intake management, Contractmanagement, Leveranciersmanagement en Prestatiemeting.

Nieuw:

• Gegevensuitwisseling tussen diverse modules Negometrix4: Tender management, Intake management en Contractmanagement.

• ADA compliancy: NegometrixToday en het Openbaar Organisatieprofiel voldoen vanaf nu aan deze richtlijn.

• Document generator: nieuwe export beschikbaar (.docx - Microsoft Word)

• Goedkeuring: vraag collega's om goedkeuring over het gunningsadvies.

• Leveranciersmanagement: nieuwe import functionaliteit - importeer vendor managers.

• Prestatiemeting: nieuwe autorisaties beschikbaar.

Gegevensuitwisseling diverse modules Negometrix4

Maak vanuit een inkoopverzoek een tender aan

In de tender management module van Negometrix4 is het vanaf nu mogelijk om vanuit een inkoopverzoek een tender aan te maken. 

Als de integratie voor je organisatie is ingesteld, kun je in een inkoopverzoek kiezen voor Tender aanmaken. Je krijgt vervolgens, zoals je gewend bent, de vraag welk proces je wilt gebruiken en gaat aan de slag.

Je vindt binnen Eigenschappen altijd een actieve link met het gekoppelde inkoopverzoek. Zo kun je altijd de oorsprong van een tender terugvinden.

De naam van de tender, geschatte waarde en type opdracht worden automatisch overgenomen uit het verzoek.

Maak vanuit een tender een contract aan in Contractmanagement

Vanuit een tender in Negometrix4 is het vanaf nu mogelijk een contract aan te maken in Contractmanagement. 

Als de integratie voor je organisatie is ingesteld, vind je een nieuwe tab in je tenders: Contracten. Op die pagina maak je een contract aan. Je kunt meerdere contracten vanuit één tender aanmaken, maar ook meerdere contracten vanuit één gegunde offerte.

In een tender met percelen, maak je de contracten aan vanuit het algemeen deel.

Bij het aanmaken van het contract, neem je dezelfde stappen door, zoals je die gewend bent in Contractmanagement. De volgende gegevens worden overgenomen vanuit de tender:

Organisatienaam, adres, postcode, stad, land, telefoonnummer, e-mail, website en KVK-nummer.

Na het aanmaken van het contract blijft er in het contract een actieve link zichtbaar in het menu Relaties. Daarmee kun je terug naar de tender. Andersom kun je in de tender in het menu Contracten doorklikken naar het aangemaakte contract.

ADA compliancy: verbeteringen voor gebruikers met een beperking

Met deze update voldoen enkele pagina's in Negometrix4 met de ADA (Americans with Disabilities Act). Die regelgeving uit de Verenigde Staten stelt dat software moet voldoen aan bepaalde eisen voor gebruikers met een beperking.

Zo kan een gebruiker nu met behulp van zijn toetsenbord navigeren op NegometrixToday en het Openbaar organisatieprofiel. Er zijn wijzigingen in de lay-out doorgevoerd die het herkennen van actieve knoppen verbetert.

Tot slot kunnen deze twee pagina's nu ook gebruikt worden met behulp van een schermlezer.

Document generator

In de documenten generator is er nu een nieuwe export beschikbaar: .docx (van Microsoft Word).

De documenten generator vind je in het menu Beoordelen en Gunnen.

Goedkeuring: gunningsadvies

Na de release van de goedkeuring in januari, is deze nu uitgebreid met goedkeuring voor het gunningsadvies. Na het toevoegen van de goedkeuring binnen Planning & Goedkeuring, zet je eerst het gunningsadvies klaar. De toegewezen collega's krijgen een notificatie en keuren het advies goed.

Overige wijzigingen Tender management Negometrix4

• Binnen Aanbieders is de lijstweergave nu de standaard weergave.

• Aanbieders kunnen nu met het toetsenbord navigeren door de regels en kolommen in de productlijst.

Prestatiemeting: nieuwe autorisaties beschikbaar

Tot voor kort was het zo dat iedere gebruiker die toegang had tot de prestatiemeting module, alle enquêtes kon zien.

Met deze release is dit beperkt tot enkel de gebruikers die binnen een enquête zijn opgevoerd binnen het Team.

Leveranciersmanagement: vendor managers importeren

Binnen leveranciersmanagement is het nu mogelijk om voor leveranciers een vendor manager te uploaden. Ga daarvoor naar het Leveranciers-tabblad en klik op Importeer.

14 januari 2021

Sinds vorige maand zijn de modules van NegometrixPortal onderdeel geworden van Negometrix4.
In deze update zijn er enkel verbeteringen voor de oorspronkelijke Tender management module van Negometrix4.

Nieuw:

• Goedkeuring: vraag collega's om goedkeuring voordat je verder gaat. In deze eerste release kun je goedkeuring vragen over de inhoud die je hebt opgesteld.

• Vraag & Antwoord: voeg voortaan als inkoper een vraag toe in Vraag & Antwoord. Handig, wanneer je bijvoorbeeld een vraag van een aanbieder op een andere manier hebt ontvangen.

• Enkele kleinere verbeteringen

Tender management (Negometrix4)

Goedkeuring vragen aan je collega's of stakeholders

Wil je graag goedkeuring over de opgestelde inhoud in je vragenlijst? Stel een goedkeuring in zodat bijvoorbeeld de interne klant of een collega de inhoud goedkeurt voordat je verder gaat.

Goedkeuring kun je laten activeren voor jouw organisatie door contact op te nemen met jullie contactpersoon bij Negometrix.

Vraag & Antwoord: voeg zelf een vraag toe als inkoper

Soms krijg je een vraag binnen via een andere weg dan Vraag & Antwoord. Wil je deze alsnog toevoegen? Dat kan vanaf nu.

Binnen Vraag & Antwoord kun je tot het einde van de indientermijn vragen toevoegen uit naam van de aanbieders (of dit anoniem doen). Je doorloopt dezelfde stappen waarin je een referentie selecteert en vervolgens de vraag formuleert.

Kleinere verbeteringen:

• Mobiele interface: verbeteringen voor Vraag & Antwoord, zodat je deze feature beter op je mobiel apparaat kunt gebruiken.

• Beoordeling: zie naast de behaalde score ook de maximaal te behalen scoren direct ernaast.

• Tendersoverzicht: foutmelding bij het verplaatsen van tenders naar mappen opgelost.

• Profielinstellingen: als je hier bij gekoppelde organisaties op een organisatie klikt, kom je voortaan direct bij de organisatie instellingen terecht.

• Tendermetpercelen: probleem verholpen waarbij bepaalde informatie niet werd ingeladen in de gunningscommunicatie.

• Planning: het verwijderen van een ronde werd niet altijd zichtbaar zonder eerst de pagina te vernieuwen. Dat is nu verholpen.

• Aanbieders: in een basic tender (met enkel documenten) kunnen aanbieders nu direct indienen na het uploaden van documenten, zonder eerst te wachten.

• Notificaties: aanbieders die niet worden uitgenodigd voor de volgende ronde, ontvangen ook geen notificaties meer over Vraag & Antwoord.