Instructiedocument Admin Mercell Source-to-Contract

Inleiding

Nu NegometrixPortal onderdeel is van Mercell Source-to-Contract zijn er veranderingen in vormgeving en werkwijze. Denk hierbij aan het aanmaken en beheren van collega’s.

In dit document zullen we jou stapsgewijs meenemen in deze werkwijze.

Inhoud

• Organisatie instellingen

• Collega’s

• Gebruikersrechten

• Adresboek – Classic

• Gebruikerrapporten

Organisatie instellingen

Wijzigingen in het organisatie domein, zoals collega’s of sjablonen wijzigen, doe je als beheerder in het overzicht Organisatie instellingen. Dit menu benader je door in Mercell Source-to-Contract linksonder naar de button Organisatie instellingen te gaan. In het nieuwe scherm vind je onder Organisatie de opties Organisatieprofiel, Collega’s, Gebruikersrechten, Licenties[LG1] , Sjablonen en Documenten. In dit document behandelen we alleen de functies die nodig zijn voor het beheren van gebruikers.

Overige functies die je op deze pagina vindt dienen ter inrichting van de modules. Deze zijn niet gewijzigd.

Collega’s

Als beheerder van een organisatie, heb je het recht om collega's toe te voegen aan de organisatie. De beheerder kan dit recht (genaamd: Collega's beheren) ook aan andere collega's toekennen.

Collega toevoegen

De beheerder van de organisatie kan een uitnodiging uitsturen naar collega’s die al reeds een profiel hebben en naar degenen die nog niet beschikken over een Mercell Source-to-Contract-profiel.

• Navigeer naar Collega's in het menu aan de linkerzijde

• Klik op de knop Uitnodigen

• Voer vervolgens het e-mailadres in van de collega;

  1. Klik op Toevoegen en vul nog eventueel een e-mailadres van een andere collega in

  2. Klik op Versturen

  3. De collega ontvangt een mail van afzender noreply@negometrix.com om zich te registreren. De link in deze mail is twee maanden geldig.

 Contactpersoon wijzigen

Je herkent aan het gele ster-icoontje wanneer iemand de contactpersoon van de organisatie is. Dit kun je op de volgende manier wijzigen. Dit kan alleen als je beheerder bent van de organisatie.

• Ga in het linkermenu naar Organisatieprofiel en je belandt in het gegevensoverzicht van de organisatie

• Scroll vervolgens naar Contactpersonen en klik op Wijzigen

• Klik op Collega toevoegen aan organisatie en selecteer de betreffende collega.

• De contactpersoon is nu gewijzigd

Belangrijk

Er kan slechts één iemand contactpersoon zijn. U dient beheerder te zijn om dit in het organisatieprofiel te bewerken.

Collega blokkeren

ls er sprake van vertrek van een collega bij de organisatie, kan de beheerder het profiel van de persoon blokkeren. Zo kan er niet meer worden ingelogd met dat account.

• Navigeer naar het kopje Collega'sin het menu aan de linkerkant en kies vervolgens voor één van de twee opties:

  1. Klik op het blokkeer-icoontje

  2. Klik op de betreffende collega en klik op Blokkeer

• De collega belandt in de kolom Geblokkeerde collega's

Blokkade opheffen

• Ga naar de kolom Geblokkeerde collega'sen kies vervolgens voor één van de twee opties:

  1. Klik op het activeer-icoontje

  2. Klik op de betreffende collega en klik op Activeren

• De collega belandt in de kolom Collega's.

• De collega kan direct weer inloggen.

Gebruikersrechten

Nadat je collega's hebt toegevoegd aan het organisatieprofiel kun je gebruikersrechten instellen. Je kunt collega’s toevoegen aan systeemgroepen of zelf een groep aanmaken waarvan je bepaalde gebruikersrechten instelt. Let op: Hiervoor heb je het recht Gebruikersgroepen beheren nodig.

Algemeen

De gebruikersrechten worden niet per persoon ingesteld, maar per groep. Per groep wijs je een of meerdere rechten toe. Er bestaan standaard twee groepen: Beheerders en Alle collega's. Laatstgenoemde groep kan worden gezien als de map "Overig".[LG3]  Daarnaast zie je in dit overzicht afhankelijk van de modules waar in jullie domein gebruik van wordt gemaakt, de bijbehorende Collega's kunnen aan meerdere groepen worden toegewezen, hun rechten zullen dan simpelweg bij elkaar opgeteld worden. De admin krijgt in Mercell Source-to-Contract een minder functionele rol, omdat het gebruik van generieke accounts tegenwoordig minder gewenst is dan voorheen. Het admin account kan daarom niet andere gebruikersgroepen worden toegevoegd.[LG4] 

Gebruikersrechten toekennen

Misschien wel het grootste verschil met voorheen is het toekennen van gebruikersrechten. Waar dit in oude situatie op gebruikers niveau gebeurde, is de denkwijze nu omgedraaid en voeg je een collega toe aan het recht dat zij nodig hebben. Op deze manier heb je een duidelijk overzicht per gebruikersrecht, welke collega’s daar aan zijn toegevoegd.

Gebruikersgroep wijzigen

• Klap het tabje Gebruikersrechten uit (linkermenu) en klik op het tabje Beheerders. Je ziet hier een overzicht van alle collega's die in deze groep vallen.

• Klik op Toevoegen om een bestaande collega toe te voegen aan deze groep

• Scroll naar onder om de huidige rechten te zien die aan deze groep zijn gekoppeld. Je kunt deze wijzigen door de rechten aan- of uit te vinken.

Gebruikersgroep aanmaken

• Ga naar Gebruikersrechten aan de linkerkant van het menu. Je ziet hier een overzicht van de verschillende groepen.

• Klik op Nieuw om een nieuwe gebruikersgroep aan te maken.

• Je kunt hier de groep een naam geven, gebruikers toevoegen en aangeven welke rechten deze groep moet krijgen.

• Klik om het af te ronden op Opslaan

Adresboek - Classic

Wanneer je gebruik maakt van Gebruikersgroepen of Collegagroepen, dan richt je deze nog steeds in, in de Classic-omgeving.

• Klik op het logo van ‘Mercell Source-to-Contract ’ links boven in je scherm, je belandt nu op de landingspagina.

• Open in het menu links Tender Management.

• Klik vervolgens Classic aan.

• Ga naar Beheer, klik vervolgens op Adresboek en ga naar Contactgroepen

• De werkwijze omtrent het beheren van Gebruikersgroepen of Collegroepen is onveranderd.

Gebruiker rapporten

In Gebruiker rapporten kun je collega’s toevoegen aan Standaard groep werkblad. Dit is de collegagroep die in de Classic omgeving beheerd wordt.

Tevens is het mogelijk om gebruiker specifieke te maken in Gebruiker rapporten. Denk hierbij aan ‘Laatste aanmelding’ of ‘Aangemaakt door’.

Hein weet dit beter maar volgens mij hoeft een NegometrixPortal beheerder niks met Licenties te doen. Leggen we dat nog ergens uit?

Wat is de bedoeling van een contactpersoon? Misschien even benoemen.

Heette dat voorheen in NegometrixPortal 'overig' of waarom zeg je dit? Anders zou ik gewoon zeggen waar die groep voor bedoeld is: snel aan alle collega's bepaalde rechten toekennen.

Dit klinkt wat moeilijk (maar kan ook aan mijn beperkte NegometrixPortal admin kennis liggen). Is het niet zo dat voorheen het lastig was met meerdere collega's het functioneel beheer te organiseren? In Mercell Source-to-Contract is dat makkelijker omdat je meerdere collega's die admin rol kan geven. Klinkt wat positiever.