eForms

Opprette en konkurranse og velge kunngjøringsskjema

Denne veilederen er til for å hjelpe deg å opprette, samt følge opp en konkurranse etter innføringen av eForms i Mercell MSS.

For å opprette en ny konkurranse begynner du som vanlig ved å klikke på +-tegnet og velger “Konkurranse”.

Når du oppretter en ny konkurranse må du foreta deg noen valg.

Basert på dine valg vil du få tilgang til forskjellige kunngjøringsskjemaer.

Valg som påvirker tilgjengelige skjemaer er:

Type kunngjøring
Terskelverdi
Forskrift

I dette eksempelet skal vi inngå en rammeavtale for Kjøp av arbeidstøy.

Vi velger da Rammeavtale, Over EØS terskelverdi og Anskaffelsesforskriften.

Basert på valgene vi har foretatt oss, får vi nå velge blant følgende kunngjøringsskjemaer:

Vi velger eForm 16 Contract notice som tilsvarer en Kunngjøring av konkurranse i Anskaffelsesforskriften.

Vi velger Åpen anbudskonkurranse som prosedyre og Vareleveranse som type kontrakt, og klikker på “Lagre” øverst til høyre.

Når du er fornøyd med valgene dine, klikker du på “Lagre” øverst til høyre.

Du finner en liste over alle tilgjengelige skjemaer her: Kunngjøringsskjemaer

Det er ikke lenger mulig å endre disse valgene etter opprettelse av anskaffelsen.

Det tidligere valget “Rediger innstillinger” er blitt tatt bort i forbindelse med innføringen av eForms.

Du finner mer informasjon om dette her: Redigere innstillinger på en anskaffelse

Fylle ut kunngjøringen

Før du kan åpne Notice Editor for å fylle ut din kunngjøring må du fylle ut en del påkrevde felt i MSS.

På bakgrunn av dette utfører systemet en validering av utfylt data når du trykker på “Gå til skjema” som skal ta deg til Notice Editor.

Dersom noe informasjon mangler, får du beskjed om dette som vist nedenfor.

Det er ikke mulig å åpne Notice Editor før alle påkrevde felt er utfylt.

Det tidligere valget “Åpne skjema” er blitt tatt bort i forbindelse med innføring av eForms.

CPV-koder

I forbindelse med lanseringen av eForms og vår nye modul Notice Editor så tilbyr Mercell ikke lenger å fylle ut CPV-koder på vegne av oppdragsgivere. Dette innebærer at alle oppdragsgivere må velge CPV-koder selv.

Her kan du lese mer om hvordan dette gjøres i MSS: Legge til CPV-koder

Dersom du er usikker på hva slags koder du kan benytte, anbefaler vi deg å se på tidligere utlyste konkurranser som dere tidligere har gjennomført.

Ønsker dere inspirasjon fra andre virksomheter kan dere se på kunngjøringer som er blitt publisert på Doffin.

For å begynne å fylle ut kunngjøringen klikker du på “Gå til skjema” oppe til høyre, eller “Skjema” på Status-fanen.

Du vil nå bli rutet videre til vår nye modul Mercell Notice Editor som åpner seg i en ny fane i nettleseren.

Språk

Når du oppretter en kunngjøring i eForms kan du i den første delen Skjemainnstillinger se språkene som kunngjøringen er offisielt tilgjengelig i. Hovedspråk hentes automatiskt inn basert på valg av språk under Betingelser i MSS.

Utover dette kan du legge til flere språk dersom du ønsker å tilgjengeliggjøre kunngjøringen på flere språk.

Du behøver ikke å legge til Engelsk som ekstra språk selv om du skal kunngjøre over EØS terskelverdi.

Når du har fylt ut og validert kunngjøringen får du automatisk en oversettelse som du fritt kan redigere ved behov og deretter godkjenne.

Disse oversettelsene blir levert kostnadsfritt av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ).

Øverst på hver seksjon finner du Språk der du kontinuerlig kan velge hvilket språk du ønsker å redigere teksten i, uavhengig av hvor du befinner deg i Notice Editor.

Alle språk du legger til blir automatisk en del av valideringen, og du vil få feilmelding dersom et språk mangler en oversettelse på et eller flere felt. Du kan da enkelt navigere til riktig sted ved å trykke på linken i Min Sjekkliste.

Oversettelser

Dersom du skal sende inn en kunngjøring over EØS terskelverdi kan Notice Editor generere en automatisk oversettelse av kunngjøringen.

Når du har fylt ut og validert hele kunngjøringen får du beskjed i Min Sjekkliste om at kunngjøringen er klar for oversettelse. Klikk på Oversett for å få et forslag til oversettelse.

Når systemet har generert din oversettelse kan du se over resultatet side ved side med Original tekst til venstre og Engelsk oversettelse til høyre. Ved behov kan du trykke på Rediger oversettelser nede til høyre dersom du ønsker å endre noen ord eller formuleringer i den Engelske teksten.

Husk at du ikke må endre oversettelsen så mye at budskapet ikke er den samme på Norsk og Engelsk

Når du er fornøyd med oversettelsen velger du Godkjenn oversettelser. Du må da bekrefte at du er sikker på at du er fornøyd med oversettelsene ved å klikke Bekreft. Du må nå Validere kunngjøringen på nytt igjen. Når valideringen er godkjent kan du forlate Notice Editor for å publisere kunngjøringen gjennom MSS.

Dersom du ønsker å lage store endringer i kunngjøringen din før publisering, som medfører at du ønsker få en helt ny Engelsk oversettelse, går du til Skjemainnstillinger og tar bort Engelsk som ekstra språk.

Deretter kan du validere skjemaet på nytt, og be om en ny oversettelse av hele kunngjøringen.

Merk! Dette vil ta bort hele oversettelsen, inkludert eventuelle tidligere endringer du har gjort

Publisering

Når du har fylt ut og validert hele kunngjøringsskjemaet og eventuell oversettelse, får du beskjed via sjekklisten i Notice Editor om å gå tilbake til MSS for å publisere. Du kan nå lukke Notice Editor-fanen.

For å publisere din kunngjøring klikker du på Publiser-knappen oppe til høyre.

Du får da som vanlig beskjed om at du er i ferd med å publisere, og må klikke på OK for å publisere.

Status på kunngjøringen

En kunngjøring kan ha flere forskjellige statuser i Notice Editor, du ser Status for din kunngjøring oppe til høyre i Notice Edtior.

Tilgjengelige statuser for Norske kunngjøringer i Notice Editor er:

Utkast - Kunngjøringen er påbegynt men ikke fullt validert
Klar for oversettelse - Kunngjøringen er fullført og validert på originalspråk og kan nå oversettes
Sendt til oversettelse - Kunngjøringen gjennomgår en automatisk oversettelse
Oversettelse mottatt - En automatisk oversettelse er blitt generert og er tilgjengelig for redigering og godkjenning
Klar for publisering - Kunngjøringen er utfylt og har gjennomgått vellykket validering
Sendt for publisering - Kunngjøringen er publisert gjennom MSS og sendt inn til Doffin/TED
Publisert - Kunngjøringen er publisert

Ventetid på publisering

Kunngjøringer som kun skal publiseres til Doffin blir normalt sett publisert innen 2 virkedager.

Ved kunngjøring over EØS terskelverdi vil Kunngjøringen i første omgang bli sendt til Doffin og TED for publisering. TED bruker normalt sett 2-5 virkedager for publisering av din kunngjøring.

Merk deg at dersom TED bruker mer enn 48 timer på å publisere kunngjøringen, vil den automatiskt bli kunngjort på Doffin og MSS etter 48 timer.

Vær oppmerksom på at Mercell ikke kan fremskynde prosessen.

Det er derfor avgjørende å ta hensyn til ventetiden når du planlegger anskaffelsen din.

Oppfølging av kunngjøringen

Når du har publisert kunngjøringen gjennom MSS kan du ved å trykke på Konkurranse-fanen finne både kunngjøringsskjemaet i sin helhet, samt status for din kunngjøring.

I eksemplet nedenfor har vi kunngjort en Nasjonal kunngjøring.

Dersom du kunngjør over EØS terskelverdi får du også informasjon om status hos TED.

Det er også mulig å laste ned kunngjøringen som en PDF.

Endringskunngjøringer

Under oppbygging

Kunngjøring av kontraktsinngåelse