Prosedyre (Forespørseler)

Når du oppretter en innkjøpsforespørsel, må du velge hvilken anbudsprosedyre som skal brukes. Valget av prosedyre gjøres på følgende relevante faner for Basic RFx eller Advances RFx:

• Basic RFx - Du finner dette under fanen «Informasjon om innkjøpshendelse»

• Avansert RFx - Du finner dette under fanen «Prosedyre»

Prosedyrene som kan velges, er

• Åpen prosedyre

• Begrenset prosedyre

I tillegg til disse kan en elektronisk auksjon brukes i forespørselen ( OBS! Kun «Avansert RFx» ).

Valg av prosedyre påvirker hvordan forespørselen vil foregå. Du finner mer detaljerte beskrivelser av hver prosedyre nedenfor.

Åpen prosedyre

En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre der forespørselen er publisert som en åpen anbudskonkurranse i Leverandørportalen. Budgivere kan finne en åpen forespørsel i «Forespørsler»-listen i Bid Service. Alle villige budgivere kan deretter gi et bud på forespørselen. Åpne forespørsler kan ikke bare publiseres på leverandørportalen, men kan også sendes via e-post, og i så fall får budgiveren en invitasjon til å legge igjen et svar på forespørselen.

Kanaler for publisering av åpne prosedyrer:

• Tilbudstjeneste

• E-post

Begrenset prosedyre

En begrenset anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre der forespørselen publiseres til utvalgte tilbydere direkte via e-post, og bare inviterte tilbydere kan levere svar. I motsetning til en åpen anbudskonkurranse kan ikke denne typen forespørsler publiseres offentlig på leverandørportalen.

Publikasjonskanaler for begrenset prosedyre:

• E-post

Mottak og gjennomgang av svar

Anbyderne kan sende inn svar så lenge «Frist for mottak av svar» som er angitt i forespørselen, er gyldig. Svarene blir igjen på samme måte som i den åpne prosedyren.

Den konkurrerende organisasjonen kan se de mottatte svarene fra informasjonssiden til den respektive forespørselen. Du får tilgang til denne informasjonssiden for forespørselen via mappevisningen (gå til startsiden, klikk på Søk og velg den aktuelle mappen). Du finner alle svar på forespørsler der fristen for å motta svar fortsatt er gyldig, under mappen «Aktiv».

Forespørselsrunder

Behandling av svar og utvelgelse av tilbydere til neste runde

Når fristen for å motta svar er utløpt, flyttes forespørselen automatisk til mappen «Avsluttet». Søknader behandles ved å velge en forespørsel fra listen som åpnes.

Svarene kan behandles sammen i sammenligningstabellvisningen, som du finner i avsnittet «Sammenligning av svar». Her kan du også velge hvilke budgivere som skal gå videre til neste runde ved hjelp av sammenligningstabellen.

Etter at du har valgt budgiverne, kan du gå videre til å forberede neste runde i delen «Runder». Før du går videre til forberedelsen av en ny runde, må du velge en varslingsmetode.

Når du har valgt en varslingsmetode, går du til fanen «Runder» for å velge om du vil forberede

• en ny forespørsel eller

• auksjon

Du må også velge om forespørselen fra forrige runde skal brukes som grunnlag for utarbeidelsen av neste runde, eller om det skal opprettes en helt ny runde.

Gå videre til neste runde

Utarbeidelsen av en ny runde med forespørsler følger samme logikk som utarbeidelsen av en avansert RFx. Administrasjonen av forespørselen som gyldig og som avsluttet følger formelen for den første runden.

Avslutning av forespørselen etter siste runde

Når fristen for den siste forespørselsrunden er utløpt, behandles de mottatte svarene gjennom sammenligningstabellen.

Sammenligningstabellen behandles på samme måte som i de andre prosedyrene.

Etter at sammenligningen er behandlet og en leverandør er valgt, går vi videre til anskaffelsesbeslutningsfasen. Utformingen av anskaffelsesbeslutningen og innleveringen av den skjer på samme måte som i andre typer prosedyrer.

Etter anskaffelsesbeslutningsfasen kan det opprettes en avtale for de(n) valgte leverandøren(e) i Mercell-avtalen (hvis systemet er implementert i din organisasjon).

Sammenkobling av runder i systemet

Runder som tilhører samme forespørsel, er koblet sammen i systemet. Runder kan vises fra fanen «Runder» i forespørselen. Ved å klikke på lenken «Gå til informasjonen om kunngjøringen» kan du se den ønskede runden i forespørselen. Dokumentene for forespørselen finner du under fanen «Dokumenter» i forespørselen.