Indledning
Denne artikel beskriver muligheden for at opdele virksomheden i afdelinger i Mercell-portalen. Afdelinger giver mulighed for at administrere / begrænse rettigheder til projekter, udbud, aftaler og andre elementer, som virksomheden har.
Opsætning af afdelinger
For at en bruger skal kunne oprette afdelinger i deres forretning, skal virksomheden have en licens til funktionen "Afdelinger". Dette oprettes af en kontaktperson hos Mercell. Kontakt support for at tilføje denne licens.
Administratorfunktionalitet
Når din virksomhed har en afdelingslicens, kan den bruger, der er defineret som en administrator i Mercell-portalen, oprette afdelinger og føje brugere til dem.
Opret en afdeling
For at oprette eller ændre en afdeling skal du gå til firmaoplysninger ved at klikke på firmanavnet øverst til højre:
Derefter går man til fanen “Afdelinger”. Denne fanen er kun synlig når virksomhefen har Afdelinger-licens.
På skærmbilledet nedenfor er en afdeling allerede oprettet (IT - Afdeling). For at oprette en ny afdeling, klikker man på + tegnet eller “Tilføj ny”
Man kommer så til registrering af avdelingen. Her skal man give afdelingen et navn.
Det er også valg for at oprette underafdeling til en allerede oprettet afdeling. Dette forudsætter at man har oprettet en afdeling tidligere. Hvis man krydser af for “Opret underafdeling”, så skal man også vælge hvilken afdeling denne underafdelingen skal ligge under.
Man har mulighed for at lægge til specifikke detaljer om afdelingen, hvis man ønsker dette. Dette er specielt relevant hvis afdelingen f.eks. har en anden adresse end hovedvirksomheden.
Hvis du vil annoncere udbud over EU-tærskelværdien, skal feltet "CVR nummer" udfyldes. Dette kan være det samme CVR-nummer som hovedforretningen. Dette skyldes, at dette felt er obligatorisk udfyldt i meddelelsesformularen. Hvis du udfylder adresseoplysninger, udfyldes disse også automatisk i formularen.
I dette eksempel ønskes ikke selvstændig information om adresse. Klik “OK” for at oprette afdelingen:
Afdelingen er nu oprettet, og man kan lægge brugere til, som skal høre til under denne.
Lægge kontakter til i afdelingen
Gå in på den aktuelle afdelingen, ved at klikke på afdelingens navn i oversigten i fanebladet “Agdelinger”
Klik derefter på fanen “Kontakter”
En administrator kan lægge nye brugere til. Det er kun muligt at lægge en bruger til hvis denne person ikke er i en tidligere oprettet afdeling.
Bemærk at man ikke kan fjerne en bruger fra en afdeling, når denne er lagt til. Hvis man ønsker at “flytte” brugeren, må brugeren deaktiveres, og lægges til på ny i eventuel anden addeling.
Når administrator klikker på “Tilføj ny”, vil man kunne vælge mellem brugere i virksomheden. Hvis ønsket bruger ikke findes på listen, betyder det enten at brugeren ikke er oprettet eller at den allerede er registreret i en anden afdeling.
Kryds af ved ønsket bruger, og klik OK for at fortsætte
Brukeren er nå lagt til. For å legge til lisenser eller eventuelt markere brukeren som “Avdelingsadministrator”, klikker man på brukerens navn.
Informasjon om brukeren:
Dersom brukeren markeres som “Avdelingsadministrator” vil denne ha tilgang til alle prosjekter og tilhørende elementer som legges til i denne avdelingen.
Kunngjøring av konkurranse tilknyttet avdeling
Dersom en bruker tilknyttet en avdeling ønsker å opprette en konkurranse, vil det automatisk være avhuket for dette ved opprettelse av konkurransen. Merk at det først må opprettes et prosjekt i avdelingen.
En bruker i hovedvirksomheten har også mulighet til å opprette konkurranser tilknyttet avdelingen, men en bruker tilknyttet avdelingen har ikke tilgang til å opprette konkurranser på hovedvirksomheten eller andre avdelinger, med mindre man blir gitt tilgang til dette på prosjektnivå.
Oppdragsgiverens navn vil fremkomme slik: Navn på hovedvirksomhet - Avdeling.
I skjema:
På kunngjøringen i Mercell:
Gi rettigheter til hovedvirksomhetens eller andre avdelingers prosjekt
Man kan gi rettigheter til enkeltbrukere eller hele avdelinger på aktuelle prosjekt eller øvrige elementer. I fanen “Brukere” velger man aktuell avdeling i nedtrekksmeny:
Dersom man velger hele avdelingen, vil alle brukere i denne få tilgang til prosjektet/elementet:
Her er Lesetilgang gitt, og brukeren legges til under oversikten:
Dersom rettighet er gitt til hele avdelingen, vil man kunne se denne som såkalt nedarvet rettighet på en bruker i avdelingen:
På samme måde kan en bruger i en afdeling give adgang til andre afdelinger eller til individuelle brugere.
Dynamiske indkøbsprogrammer opdelt i afdelinger
Hvis du vil oprette en dynamisk indkøbsordning (DPS), der skal bruges af afdelingerne, kan hovedvirksomheden oprette DPS og give adgang til det projekt, hvor det er placeret. Brugere i licenserede afdelinger kan derefter oprette konkurrencer direkte fra denne DPS.
En afdeling kan også oprette sin egen dynamiske indkøbsordning og dele den med hovedforretningen og / eller andre afdelinger.
Slet afdelinger
Hvis kundeadministratoren ønsker at slette en afdeling, skal alle brugere i afdelingen først deaktiveres. Der kan ikke være nogen aktive brugere i afdelingen, hvis den skal fjernes. Kundeadministrator kan deaktivere brugere ved at gå til den aktuelle bruger og klikke på "Deaktiver"
Merk av eventuelle ansvarsoppgaver knyttet til brukeren må overføres til en ny bruker i virksomheten.
Når avdelingen er tom, kan man slette den ved å klikke på krysset til høyre for avdelingens navn i avdelingsoversikten.
Flytte brukere til andre avdelinger
Det er ikke mulig å flytte brukere til andre avdelinger, men man kan opprette en ny bruker i ønsket avdeling, og deaktivere den “gamle” brukeren. Dersom man ønsker at brukeren skal ha tilgang til historiske oppgaver, kan man gi den nye brukeren rettigheter til aktuelle prosjekter på den avdelingen han er fjernet fra.
Endre navn eller informasjon på avdeling
En administrator kan endre navn på en avdeling ved å klikke seg inn på den aktuelle avdelingen, endre navn og klikke “Lagre”.
Add Comment