Avaa tarjoukset ja muodosta avauspöytäkirja

Navigoi päättyneisiin tarjouksiin ja etsi päättynyt tarjouspyyntö, jonka tarjoukset haluat avata. Avaa tarjouspyynnöltä "Tarjoukset" -osio. 

Tarjoukset -osio näyttää saapuneiden tarjousten lukumäärän. Tässä vaiheessa saapuneita tarjouksia ei ole vielä avattu. Ensimmäisellä avauskerralla muodostetaan avauspöytäkirja. Vertailuun ja päätösasiakirjoihin pääsee vasta avauspöytäkirjan muodostamisen jälkeen. Valmis avauspöytäkirjan tallentuu pdf-muodossa tulostettavaksi.

Täydennä alla pyydetyt tiedot. 

• "Paikka", syötä tiedot, missä avaustilanne on 

• "Läsnä", syötä avaustilaisuudessa olevien henkilöiden nimet valinnalla "Lisää uusi läsnäolija" tai valitse valikosta 

• Seuraavaksi avautuu jätettyjen tarjousten listaus

  • Tarjoukset listautuvat automaattisesti vanhin ensin, mutta voit vaihtaa listauksen lajittelua listauksen alapuolelta

• "Lisää osio" -toiminnolla voit lisätä avauspöytäkirjalle omia osioitasi. 

  • Kirjoita osion otsikko vasemmalla olevaan ruutuun ja osion sisältö isoon ruutuun: 

• "Allekirjoitus", syötä henkilön nimi valinnalla "Lisää uusi allekirjoittaja" tai valitse alasvetovalikosta

  • Voit lisätä tarvittavan määrän allekirjoittajia

  • HUOM! Myös sähköisen allekirjoituksen allekirjoittajat valitaan tässä

Kun avauspöytäkirjan tiedot on syötetty, klikkaa ”Luo avauspöytäkirja”. Tarjoukset -osio avautuu ja ylimpänä näkyy Avauspöytäkirja pdf-muodossa.

Vahvistettu tarjouksien avaus

*Elinkaaripalveluiden asiakkaille maksuton, erikseen kytkentä Tuesta. Muille maksullinen palvelu

• Toisen käyttäjän on vahvistettava tarjouksien avaus viiden (5) minuutin sisällä siitä, kun ensimmäinen käyttäjä on tämän tehnyt, vasta tämän vahvistuksen jälkeen on mahdollista avata saapuneet tarjoukset

• Avauspöytäkirjaan kirjataan automaattisesti käyttäjät, jotka tämän ovat suorittaneet

Tarjoukset

”Tarjoukset” -osioon listautuvat avauspöytäkirja sekä kyseisen tarjouspyynnön tarjoukset ja niihin liittyvät dokumentit. 

Saapuneet tarjoukset

Jokaisen tarjouksen kohdalle on merkitty seuraavat tiedot:

• Milloin tarjous on jätetty

• Kuka tarjouksen on jättänyt

• Tarjouksen ESPD

• Tarjouksen dokumentit

  • Avaa tarjouksen dokumentit

    • Koosteliite tarjoajan Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaaliin syöttämistä tiedoista 

  • Tarjouksen ESPD -pdf kooste

  • Muut dokumentit

    • Tarjouksen liitteeksi ladatut tiedostot listautuvat yksittäin 

• Tarjouksen käsittelytiedot

  • Tarjouksen avaajan tiedot sekä kellonaika, jolloin tarjous on aloitettu. 

    • Tämä tarkoittaa sitä hetkeä, jolloin kyseinen tarjouspyyntö on avattu Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. 

  • Tarjouksen viimeisimmän avaajan tiedot sekä kellonaika, jolloin tarjouslomake on viimeisimmän kerran avattu Tarjouspalvelu.fi -portaalissa.

• Lataa kaikki dokumentit (ZIP)

  • Voit ladata kaikki tarjouksen dokumentit kerralla koneellesi ZIP-pakettina

Kelvollinen tarjoaja

"Kelvollinen tarjoaja" -kohdassa on oletuksena valinta tarjouskohtaisesti. Mikäli tarjoaja halutaan sulkea pois tarjousvertailusta, poistetaan ruksi rivin lopussa.

• Jos "Kelvollinen tarjoaja" kohdasta otetaan täppä pois tarjoajalle voidaan kohdistaa poissulkupäätös

Tee poissulkupäätös

• Vastaanottajaksi tulee se tarjoaja, jolle poissulkupäätös kohdistetaan

• Poissulkupäätökselle tulee järjestelmän oletussisältö, mutta viestiä voidaan tarvittaessa muokata

  • Muokkaa viestin otsikkoa

  • Muokkaa viestin sisältöä

  • Lisää tarvittaessa liitetiedostoja

• Lähetä poissulkupäätös tai tallenna ilman lähettämistä

Huom! Kun tarjoajalle on lähetetty poissulkemispäätös, ei tarjoaja ei ole mukana vertailutaulukolla eikä hänelle voi kohdistaa järjestelmän kautta hankintapäätöstä tai hankintapäätöksen tiedoksiantoviestiä

HUOM! Tarjoajien kelpoisuutta voi palata muokkaamaan niin kauan, kunnes hankintapäätöksen tiedoksianto on lähetetty (muokkausten jälkeen tulee aina muodostaa vertailutaulukko uudestaan).

Lataa kaikkien tarjousten dokumentit (ZIP)

Toiminnolla voidaan koostaa kaikista saapuneista tarjouksista sekä tarjousten liitteistä yksi dokumenttipaketti.

• Kaikki dokumentit ovat lisäksi automaattisesti tallentuneena ko. kilpailutuksen "Dokumentit"-osiossa

Tarjoajien valinta

Kun tarjoajien kelpoisuus on käsitelty voidaan siirtyä tarjousten vertailuun

• Valitsemalla "Valitse tarjoajat vertailutaulukossa" järjestelmä muodostaa vertailutaulukon, jossa tarjouksia päästään vertailemaan

Tilaajavastuutietojen tarkistaminen

Tilaajavastuu.fi -raportin voit hakea tarjoajakohtaisesti "Tarjoukset"-osiosta:

Järjestelmä näyttää Tilaajavastuu.fi -järjestelmän tietolähteiden perusteella, onko tarjoaja hoitanut tilaajavastuulain edellyttämät velvoitteet vai onko niissä tarkistettavaa.

Klikkaamalla Tilaajavastuutiedon statuksen osoittamaa symbolia pääset tarkastelemaan raporttia ko. toimittajan osalta. Raportti tallennetaan osaksi kilpailutuksen dokumenttipakettia.

Tilaajavastuu.fi -raportti Dokumentit-välilehden näkymässä

Dokumentit välilehdellä voidaan tarkastella tarjouskohtaisesti tarjoajan Tilaajavastuu.fi -raporttia.

• Valitse tarjoajan kohdalta "Tarjouksen dokumentit"

• Klikkaa Tilaajavastuu raporttia ja se avautuu erilliseen ikkunaan

• Päivämäärä ja kellonaika kertovat, milloin tilaajavastuutiedot on tarkastettu 

Viranomaistietojen tarkistaminen

Viranomaistietojen tarkastamisen avulla hankintayksikkö voi tarkastaa tarjoajan ja sen käyttämien alihankkijoiden ESPD:llä ilmoittamien tietojen oikeellisuuden Cloudia Kilpailutuksessa. Tarkastus tehdään tarjousten käsittelyn yhteydessä.

Tietojen haku

Viranomaistietoja on mahdollista hakea kaikilla (hankintailmoitus-tyyppisillä) ilmoitustyypeillä, mukaanlukien pienhankinta-lomakkeet.

• Toiminto ei ole käytössä seuraavilla lomaketyypeillä:

  • DPS sisäinen kilpailutus

  • Puitejärjestelyn minikilpailutus

  • Toimittajarekisterin sisäiset kilpailutukset (huom. kaikki mahdolliset lomakkeet joilla sis. kilpailutus voidaan tehdä)

Jos ei ole ESPD:tä käytetty, ei näytetä tai haeta rakenteista tietoa käyttölittyymälle, vaan ainoastaan  Velvotteidenhoitoselvitys (VHS) pdf.

Viranomaistietojen tarkastaminen edellyttää että hankintayksikkö on pyytänyt yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan (ESPD) lomakkeen rakenteisesti hyödyntäen Cloudia Kilpailutukseen integroitua ESPD-lomaketta.

Viranomaistietojen tarkastaminen voidaan aloittaa Cloudia Kilpailutuksessa tarjoajan ja sen ilmoittaminen alihankkijoiden sekä ryhmittymän jäsenten tarjousten tietojen tarkastusvaiheessa, tarjousten avauspöytäkirjan muodostamisen jälkeen. Tietojen hakeminen edellyttää, että tarjoaja on ilmoittanut ESPD:llä suomalaisen ALV-tunnuksen.

Viranomaistietojen hakeminen ja tarkastaminen

Kun olet luonut avauspöytäkirjan, mene osioon "Viranomaistietojen tarkistus". 

• Viranomaistietojen haku käynnistetään "Käynnistä haku"-painikkeella. 

  • Järjestelmä näyttää listauksen tarjoajista, joiden tiedot saadaan haettua, sekä mahdolliset y-tunnuksettomat tarjoajat. Tarjoajien ilmoittamat alihankkijat ja/tai ryhmittymän jäsenet ovat eriteltynä päätarjoajan nimen alla.

HUOM! Tietojen tarkastuksessa voi kestää 24 tuntia. Tietojen manuaalinen tarkastaminen on mahdollista vasta kun tiedot on haettu. Mikäli tarjoajan tietoja ei voida hakea viranomaisrekistereistä (esim. y-tunnus puuttuu tai kyseessä on ulkomaalainen tarjoaja), voit siirtyä tarkastamaan kyseisten yritysten tiedot manuaalisesti.

Kun haun tulokset ovat tulleet, tarjouksen kohdalle tulee tieto siitä, kuka viranomaistietojen tarkistuksen on tehnyt. Mikäli tarkistuksessa on ongelmia, voidaan tiedot tarkistaa myös manuaalisesti. 

• Listauksesta näet yrityksen ja sen ryhmittymän jäsenten sekä alihankkijoiden tietojen haun tilanteen.

  • Kuka on tiedot tarkastanut ja milloin

  • Hae tiedot uudestaan klikkaamalla kohtaa "Hae" 

  • Jos haku on onnistunut, voit avata valitun tarjoajan tietojen tarkastamisnäkymän "Siirry tarkastamaan tiedot"-painikkeella.

  • Mikäli haku ei ole onnistunut, voit tehdä tietojen tarkistuksen manuaalisesti kohdasta "Tarkasta manuaalisesti". 

  • Velvoitteidenhoitoselvitys.pdf löytyy dokumenttipaketista dokumentit sivulta tai tarjoukset sivulta "lataa kaikki dokumentit(ZIP)".

Haetut tiedot avautuvat tarjoajien ESPD-vastausten yhteyteen. Haetut tiedot esitetään sarakkeessa "Viranomaisjärjestelmistä saatu tieto".

Vastausnäkymässä tietoja voidaan:

1. Hyväksyä tai hylätä "Kuittaus ja kommentit" -sarakkeessa. Mikäli haettu tieto ei täytä vaatimuksen mukaisia tietoja ja se päätetään hylätä, tulee hylkäys perustella kommenttikenttään. 

2. Hyväksyä ko. osion kaikki vastaukset painikkeella "Hyväksy kaikki"

3. Kuitata tiedot käsitellyksi

   • Jokaisessa kohdassa tulee olla käsittelymerkintä (OK/EI-OK + kommentti)

4. Tarkastella hakuhistoriaa ja selvityksiä kohdasta "Viranomaistietojen hakuhistoria"

Käytetyt rekisterit ja tiedot:

Viranomaistiedot haetaan seuraavien organisaatioiden ylläpitämistä rekistereistä ja palveluista:

• Patentti- ja rekisterihallitus: kaupparekisteri, yrityskiinnitysrekisteri

• Verohallinto: työantajarekisteri, ennakkoperintärekisteri, arvonlisäverorekisteri, osakkaat, omistukset, viitesuhteet

• Eläketurvakeskus: TyEL vakuuttaminen

• Työttömyysvakuutusrahasto: työttömyysvakuuttaminen

• Tapaturmavakuutuskeskus: tapaturmavakuuttaminen

• Tullihallitus: tullin kantamat maksut

• Oikeusrekisterikeskus: konkurssi- ja saneerausvaiheet

• Ulosottoviranomaiset: ulosottorekisteri

Vertaile toimittajan antamia ESPD -vastauksia toimitettuun rikosrekisteriotteeseen ja tee tarvittavat tarkastusmerkinnät 

• Valitse "OK", jos rikosrekisterin tiedot vastaavat ESPD:ssä annettuja tietoja

• Valitse "EI-OK", jos rikosrekisterin tiedot eivät vastaa toimittajan ESPD:ssä antamia tietoja

  • Kirjoita kommentti kuittausruudun viereen

Sähköinen todistushakemisto eCertis

eCertis on sähköinen todistushakemisto, mistä voi etsiä tietoa toisiaan vastaavista asiakirjoista ja todistuksista eri maissa. Tarkempaa tietoa eCertiksestä löytyy sivustolta https://www.hankinnat.fi/eu-hankinta/soveltuvuus/sahkoinen-todistushakemisto-e-certis. eCertis on hyödyllinen työkalu jos kisalla on ulkomaisia tarjoajia ja pitää varmistaa, että onko jonkun toimittama dokumentti asianmukainen tai esimerkiksi mitä dokumentteja tulisi pyytää.

Viranomaistietojen hakusivulla käyttäjä näkee eCertis-linkin. Tämä linkki vie käyttäjän Euroopan komission palveluun.

ESPD-vastausten käsittelynäkymässä näkyy eri ESPD-kohtien yhteydessä ”näytä lisätiedot” linkki, jota klikkaamalla saa esiin ”Tiedot e-Certisissä” näkymän, mikä kertoo aina sen ko. kohtaan liittyvän dokumentin.

HUOM! Toiminto ei suoranaisesti hae mitään tarjoajien tietoja, vaan näyttää millainen dokumentti mihinkin kohtaan liittyy ja eCertisistä voi näiden tietojen perusteella etsiä dokumentille vastinetta eri maissa.

Rikosrekisteriotteet

Voit pyytää kilpailutukseen osallistuneiden tarjoajien tai heidän ryhmittymän jäsenten vastuuhenkilöiltä rikosrekisteriotteet 

tarkastettavaksi. Tämä tapahtuu tarjousvertailun jälkeen osiossa "Rikosrekisteriotteet".

Käyttäjä valitsee yritykset, joiden vastuuhenkilöistä tiedot halutaan tarkastaa. Edellytyksenä tarkastukselle on, että valittujen henkilöiden nimet on voitu hakea viranomaisrekistereistä. Mikäli tietoja ei ole voitu hakea, tulee rikosrekisteriotteen tarkastaminen tehdä muuta kautta.

1. Valitse yritykset, joiden vastuuhenkilöistä pyydetään rikosrekisteriotteet

2. Yrityksille lähtee sivulla näkyvä sähköposti, jossa pyydetään tarjoajaa toimittamaan rikosrekisteriote hankintayksikölle. Oletusviestiä voi halutessaan muokata. 

   • HUOM! Kannattaa tarkentaa ainakin, kuinka/minne henkilön toivotaan toimittavan rikosrekisteriote. Järjestelmä ei ota vastaan rikosrekisteriotteita vaan tämä on tehtävä järjestelmän ulkopuolella

3. Lähetä pyynnöt

   • Pyyntö lähtee listauksessa mainittuun sähköpostiosoitteeseen

   • Sarakkeeseen "Lähetetty" tulee merkintä

   • Toimittaja toimittaa rikosrekisteriotteen hankintayksikölle haluamallaan tavalla 

• Kun toimittaja on toimittanut rikosrekisteriotteen hankintayksikölle, siirry vertaamaan otetta ESPD-tietoihin kohdasta "Tee tarkastusmerkintä"

• Vertaile toimittajan antamia ESPD -vastauksia toimitettuun rikosrekisteriotteeseen ja tee tarvittavat tarkastusmerkinnät 

  • Valitse "OK", jos rikosrekisterin tiedot vastaavat ESPD:ssä annettuja tietoja

  • Valitse "EI-OK", jos rikosrekisterin tiedot eivät vastaa toimittajan ESPD:ssä antamia tietoja

    • Kirjoita kommentti kuittausruudun viereen