Toimittajakortti

Toimittajakortti koostaa toimittajan keskeiset tiedot ja toimii samalla viestintätyökaluna toimittajan suuntaan. Toimittajakortin kautta pystytään muokkaamaan yrityksen tietoja, tarkastella sopimuksia sekä pitää päiväkirjaa toimittajaan liittyvistä asioista ja tallentamaan tiedostoja esimerkiksi kokousmuistioita. Lisäksi toimittajakortin kautta voidaan lähettää suoraan sähköpostia toimittajalle ja yhteyshenkilöille. Toimittajakortilta löytyvät seuraavat keskeiset toimittajatiedot:

Toimittajakortti koostuu seuraavista osioista: 

• Toimittajan yhteenveto
• Toimittajan kontaktit
• Toimittajan ryhmät 
• Sopimukset
• Reklamaatiot
• Päiväkirja
• Toimittajan vastaushistoria

Toimittajakortilta voidaan myös lähettää sähköpostia toimittajalle kohdasta "Lähetä sähköposti". 

Toimittajakortille mahdollisuus lisätä graafiset taulukot pohjautuen seuraaviin tietoihin:

• Taloustiedot
• Henkilöstö

KUVA: Toimittajakortin muokkaustilassa voidaan asettaa toimittajan taloustietoja vuosiluvuttain, näiden tietojen perusteella etusivulle muodostuu graafit taloustiedoista sekä henkilöstömäärästä.

Toimittajan yhteenveto

Toimittajan yhteenveto -osiossa voidaan tarkastella toimittajan perustietoja. Tietoja voidaan muokata "Muokkaa" -painikkeella. 

Toimittajakortin perustiedot sivu sisältää seuraavat tiedot:

• Nimi 
  • Toimittajan nimi
• Y-tunnus 
  • Yritys- ja yhteisötunnus
• Veronumero 
• Katuosoite
• Postinumero
• Kaupunki 
• Maa
• Toimittajan yhteyshenkilö 
• Puhelin 
• Sähköposti 
• Kieli 
• Web 
• Kuvaus yrityksestä
• Ei-julkinen kuvaus
  • Kuvaus, jonka näkevät vain ryhmän omistajat
• UNSPSC

  • United Nations Standard Product and Services Codes

  • UNSPSC koodeja voidaan lisätä toimittajakortilla ’Muokkaus’ näkymässä.

  • UNSPSC versio on 19.

  • Huom! UNSPSC palvelun ja tuotteen nimet ainoastaan englanniksi.

KUVA: Toimittajan perustiedot-välilehti
 
 
 
Konserniliitos
 
Toimittajia on mahdollista liittää konserniin.  Luo ensiksi toimittajasta konserni (emoyhtiö).

KUVA: Luo konserni-painike
 
2. Järjestelmä luo toimittajasta konsernin emoyhtiön. Tämän jälkeen klikkaa + ikonia, jolloin järjestelmä avaa uuden ikkunan, josta pystyt valitsemaan konserniin liitettävät yhtiöt. Hierarkioiden tasoa ei ole rajoitettu, ja voit luoda konsernihierarkian haluamallasi tavalla. 

KUVA: Toimittajien liittäminen konserniin
 
1. Avaa Lisää Konserniin -välilehti painamalla + ikonia.
2. Etsi halauamasi toimittajia.
3. Valitse listasta toimittajat, jotka haluat liittää emoyhtiön alle.
4. Valitut toimittajat näkyvät listalla.
5. Paina tämän jälkeen "Lisää" -painiketta.

KUVA: Esimerkki konsernirakenteesta. 
 
Toimittajakortin liitteet
 
Toimittajakortille voidaan tallentaa liitteitä. Liitteet löytyvät Toimittajakortin perustietojen alapuolelta kohdasta ”Liitteet”. Klikkaa "Lisää" -painiketta avataksesi tiedoston lataus -näkymän. Liitettävän tiedoston maksimikoko on 50MB.

KUVA: Liitteen lisääminen toimittajakortille.
 
 
Vastuu Group
*maksullinen toiminnallisuus



KUVA: Järjestelmä hakee automaattisesti yrityksen tiedot Luotettava Kumppani-palvelusta. Yrityksellä täytyy olla suomalainen y-tunnus, jotta haku on mahdollista.

Mikäli toimittaja ei kuulu Vastuu Group -palveluun, voi toimittajalta pyytää toimittajavastuuseen liittyvät dokumentit "Pyydä vastuutiedot" toiminnon kautta. 

KUVA: Saapuneelle vastuutiedolle voi asettaa voimassaoloajan. Vaihda tila -painikkeesta asetetaan toimittajalle/vastuutiedolle tila:  Hyväksytty, hylätty, odottaa tietoa, vanhentunut tai toimittaja vastannut. Kuvan esimerkissä toimittaja on hyväksytty.
 
Tilaajavastuutiedot (oma raportointi)

Mikäli toimittaja ei kuulu Vastuu Group -palveluun, voi jatkossa toimittajan tilaajavastuu tietoihin lisätä liitetiedostoja

Tilaajavastuu kyselyyn voi myös lisätä liitetiedostoja





Tilaajavastuutietojen tapahtumahistoriaa voi jatkossa tarkastella järjestelmässä


 
Metatiedot
 
Toimittajakortille pystytään liittämään metatietoja. Metatiedot tulee ensiksi luoda metatietokirjastossa (Asetukset -> Metatieto) 
Kun metatieto on luotu, sen tagi voidaan hakea ja liittää toimittajakortille. Metatiedot löytyvät toimittajakortin yhteenvedon alalaidasta kohdasta ”Metatieto.”

Kuva: Voit lisätä uuden metatieto tagin painamalla ”Lisää” -painiketta. 
 

KUVA: Metatiedot avautuvat popup-näkymään. 
 
Etsi ja valitse haluamasi metatiedot, jotka linkitetään toimittajaan. Voit rajata hakuasi myös metatiedon datatyypillä. Paina tämän jälkeen ”Lisää’ painiketta tallettaaksesi metatiedot toimittajakortille.  
 
Toimittajan yhteystiedot
Toimittajakortille voidaan lisätä yhteistietoja kohdassa Yhteystiedot -välilehdellä. Yhteystietojen määrää ei ole rajoitettu. 
 

KUVA: Toimittajakortin Yhteystiedot -välilehti. 
 
Voit luoda uuden yhteystiedon painamalla ”Luo uusi yhteystieto”-painiketta. Syötä vaadittavat tiedot ja tämän jälkeen paina ”Tallenna” -nappia. 
 
Kontaktin tiedot sisältävät seuraavat tietokentät:

Nimi* (pakollinen)
Titteli 
Puhelinnumero
Sähköposti
Katuosoite
Postinumero
Kaupunki
Maa
Pääyhteyshenkilö (K/E)

 
Kontaktin nimi on pakollinen tieto. Pääyhteyshenkilö on oletuksena viestien vastaanottajana, kun toimittajalle lähetetään sähköpostia toimittajakortin kautta. 

KUVA: Toimittajan yhteystiedon luominen. 
 
Toimittajan yhteystietoja voidaan muokata painamalla riviä, jolloin muokkausnäkymä aukeaa oikeaan laitaan. Muokattavat tiedot pitää tallentaa, ennen kuin ne astuvat voimaan. Toimittajan yhteystieto voidaan myös poistaa painamalla ”Arkistoi” -painiketta. 

KUVA: Toimittajan yhteystietojen muokkaus/poisto. 
 
 
Toimittajan ryhmät 
Toimittajan ryhmät ja arviointi -välilehdelle listautuvat ryhmät, joihin ko. toimittaja on lisätty. Välilehdelle tulostuu myös toimittajan sijoitus ryhmässä, vertailuprosesentti, toimittajan pisteet sekä käyttäjän antama arvio. Klikkaamalla ryhmän nimeä avautuu ko. toimittajan arviointi näkymä kyseisessä ryhmässä. 

Kuva: Toimittajan ryhmät ja arviointi -välilehti
 
Toimittajakortin ryhmät välilehdellä voidaan myös lisätä toimittaja suoraan uuteen ryhmään painikkeella "Lisää ryhmään", jolloin avautuu ryhmien hakuikkuna. Klikkaa halutun ryhmän kohdalla täppä kohtaan "Valittu" ja tämän jälkeen "Lisää toimittaja valittuihin ryhmiin". 

 
KUVA: Toimittajan lisäys ryhmään onnistuu valitsemalla halutut ryhmät ja klikkaamalla "Lisää”


Toimittajaraportti kertoo yrityksestä seuraavat tiedot liittyen ko. ryhmään

Toimittajan nimi
Y-tunnus
Toimittajan tila
Nykyinen arvio
Kommentit
Ryhmän nimi
Sijoitus ryhmässä

Toimittajan sijoitus ryhmässä/ryhmän toimittajien lukumäärä 
Eniten pisteitä saanut toimittaja on sijoitukseltaan ensimmäinen 


Esim. Merkintä 1/11 tarkoittaa, että toimittaja on saanut eniten pisteitä ryhmässä ja ryhmällä on 11 toimittajaa





Toimittajan pisteet

Toimittajan saamat pisteet ryhmän kokonaispisteistä


Vertailuarvo

Vertailuprosentti kertoo montako prosenttia ryhmän maksimipisteistä toimittaja on saanut


Vaihda tila

Toimittaja voidaan asettaa ryhmän sisällä eri tilaan. Tilat ovat: Uusi, Tarvitsee arviointia, Hyväksytty, Hylätty.


Arviointi

Toimittajat voidaan luokitella eri luokkiin: Suosittu toimittaja, hyvä toimittaja, heikko toimittaja, toimittaja mustalla listalla. Lisäksi arvioon on mahdollista antaa kirjallinen kommentti.


Toimittajahistoria

Toimittajan arviointihistoria ryhmän osalta


Toimittajan vastaukset kysymyksiin

Listaus toimittajan vastauksista tämän ryhmän kysymyksiin




KUVA: Toimittajan arviointi -näkymä.

 
Arvioi toimittaja klikkaamalla "Arviointi". 

Valitse listalta arvio

Suosittu toimittaja
Hyvä toimittaja
Heikko toimittaja
Toimittaja mustalla listalla


Kommentit

Voit täydentää arviota antamalla kommentteja kyseiselle arviolle.




KUVA: Toimittajan arviointi
 
Toimittajan tietopyyntö

Tomittajalle voi luoda tietopyynnön välilehdellä "Toimittajan tietopyyntö" klikkaamalla "Lisää kysely"
Kyselylle voi lisätä tiedostoja sekä kommentteja
Kyselyn tilaksi tulee asettaa "Avoin" jotta tietopyyntö näkyy toimittajalle

Tämä onnistuu klikkaamalla "Tila" painiketta 
Tietopyynnön voi lähettää toimittajalle sähköpostitse klikkaamalla "Lähetä tietopyyntö"


Toimittaja voi vastata kyselyyn kommentoimalla sekä liitteillä
Liitteille voi asettaa voimassaoloajan klikkaamalla "aseta voimassaoloaika"
"Vaihda tila" toiminnolla voi tietopyynnön tilaksi asettaa Hyväksytty, hylätty, odottaa tietoa, vanhentunut tai toimittaja vastannut


 
Toimittajan kysymykset


Toimittajalle voidaan luoda toimittajakohtaisia kyselyitä. Kyselyyn lisätään halutut kriteerikysymykset ja tarvittaessa tämän jälkeen kysely lähetetään toimittajalle oikeasta yläkulmasta, kolmen viivan kuvakkeesta "Lähetä kriteerit".  Järjestelmä lähettää toimittajalle sähköpostiviestin, joka sisältää linkin, jonka kautta toimittaja pääsee vastaamaan kyselyyn. HUOM! Kyselyn tila tulee asettaa ensin avoimeksi, jotta toimittaja voi vastata kyselyyn.
Kysely voidaan tuoda myös valmiista mallista, kriteerikirjastosta. Tämä onnistuu klikkaamalla "Tuo mallista" painiketta.
 



KUVA: Toimittajalle voi lähettää toimittajakohtaisen kyselyn. Kyselyn tilan on oltava "Avoin" jotta toimittaja voi vastata kyselyyn.




KUVA: Kyselyllä on kolme tilaa, luonnos, avoin ja suljettu.
Toimittajan vastaukset

Toimittajan vastaukset -välilehdellä voi tarkastella sekä tarvittaessa kommentoida toimittajan vastausta kyselyyn.

 
Sopimukset 
 
Sopimuksen ja reklamaatiot -välilehti listaa näkyviin toimittajan ja organisaation väliset sopimukset sekä reklamaatiot. 
HUOM! Mikäli organisaatiolla on käytössään Cloudia Sopimus, sopimukset ja reklamaatiot listautuvat Cloudia Sopimuksesta. 
Uusi sopimus voidaan lisätä klikkaamalla "Lisää sopimus". Sopimukselle tulee antaa nimi sekä linkki.          

KUVA: Sopimuksen liittäminen toimittajakortille. 
 
Laita täppä kohtaan "Konsernin sopimukset” mikäli haluat nähdä kaikki ko. toimittajan konserniin kuuluvat sopimukset.

KUVA PUUTTUU


KUVA: Toimittajan sopimukset -välilehti
 
Reklamaatiot
 
Siirry osioon reklamaatio, josta voit lisätä uuden reklamaation "Lisää reklamaatio" -painikkeella. Sopimukset ja reklamaatiot lisätään järjestelmään sähköisinä linkkeinä. 

KUVA: Reklamaation liittäminen toimittajakortille. 
 
Laita täppä kohtaan "Näytä kaikki konsernin reklamaatiot" mikäli haluat nähdä kaikki ko. toimittajan konserniin kuuluvat reklamaatiot. 
KUVA PUUTTUU
KUVA: Toimittajakortin reklamaatiot -välilehti
 
Päiväkirja
Päiväkirjan avulla pysytytään tallentamaan erinäisiä tapahtumia mitä käyttäjän ja toimittajan välillä on tapahtunut. Päiväkirjaan on mahdollista tallentaa tiedostoja ja muun informaation lisäksi. Merkinnät voivat olla menneitä tai tulevia. 

KUVA: Päiväkirja -välilehti
 
Klikkaa "Uusi päiväkirja" -painiketta ja voit lisätä uuden muistiinpanon päiväkirjaan. Täytä tarvittavat kentät ja klikkaa "Tallenna". Mikäli päiväkirjamerkintä on jo tapahtunut, laita täppä kohtaan "Tehty". 

KUVA: Uuden päiväkirjamerkinnän luominen
 
Kun uusi päiväkirja merkintä on luotu, voit muokata tarkemmin tapahtuman tietoja. Merkinnälle voidaan tallentaa osallistujat, ryhmät sekä liitteitä.

KUVA: Päiväkirjamerkintää voi muokata valikko-painikkeen (kolmen viivan kuvake) kautta taikka esikatselun kautta. Merkinnän voi arkistoida ainoastaan valikko-painikkeen kautta.

 
Toimittajan vastaushistoria
 
Toimittajan vastaushistoria -välilehti listaa näkyviin toimittajan vastaukset ryhmien hyväksymiskriteereihin. Osiossa voidaan tarkastella tietyn ryhmän vastauksia suodattamalla halutulla ryhmällä. 
 
Kuluraportti