Afdelinger- Beskrivelse og funktionalitet

Indledning

Denne artikel beskriver muligheden for at opdele virksomheden i afdelinger i Mercell-portalen. Afdelinger giver mulighed for at administrere / begrænse rettigheder til projekter, udbud, aftaler og andre elementer, som virksomheden har.

Opsætning af afdelinger

For at en bruger skal kunne oprette afdelinger i deres forretning, skal virksomheden have en licens til funktionen "Afdelinger". Dette oprettes af en kontaktperson hos Mercell. Kontakt support for at tilføje denne licens.

Administratorfunktionalitet

Når din virksomhed har en afdelingslicens, kan den bruger, der er defineret som en administrator i Mercell-portalen, oprette afdelinger og føje brugere til dem.

Opret en afdeling

For at oprette eller ændre en afdeling skal du gå til firmaoplysninger ved at klikke på firmanavnet øverst til højre:

Derefter går man til fanen “Afdelinger”. Denne fanen er kun synlig når virksomhefen har Afdelinger-licens.

På skærmbilledet nedenfor er en afdeling allerede oprettet (IT - Afdeling). For at oprette en ny afdeling, klikker man på + tegnet eller “Tilføj ny”

Man kommer så til registrering af afdelingen. Her skal man give afdelingen et navn. 

Det er også valg for at oprette underafdeling til en allerede oprettet afdeling. Dette forudsætter at man har oprettet en afdeling tidligere. Hvis man krydser af for “Opret underafdeling”, så skal man også vælge hvilken afdeling denne underafdelingen skal ligge under.

Man har mulighed for at lægge til specifikke detaljer om afdelingen, hvis man ønsker dette. Dette er specielt relevant hvis afdelingen f.eks. har en anden adresse end hovedafdelingen.

I dette eksempel ønskes ikke selvstændig information om adresse. Klik “OK” for at oprette afdelingen:

Afdelingen er nu oprettet, og man kan lægge brugere til, som skal høre til under denne.

Lægge kontakter til i afdelingen

Gå in på den aktuelle afdelingen, ved at klikke på afdelingens navn i oversigten i fanebladet “Agdelinger”

Klik derefter på fanen “Kontakter”

En administrator kan lægge nye brugere til. Det er kun muligt at lægge en bruger til hvis denne person ikke er i en tidligere oprettet afdeling.

Når administrator klikker på “Tilføj ny”, vil man kunne vælge mellem brugere i virksomheden. Hvis ønsket bruger ikke findes på listen, betyder det enten at brugeren ikke er oprettet eller at den allerede er registreret i en anden afdeling.

Kryds af ved ønsket bruger, og klik OK for at fortsætte

Brugeren er nu tilføjet. Klik på brugerens navn for at tilføje licenser eller eventuelt markere brugeren som "Afdelingsadministrator".

Information om brugeren:

Hvis brugeren er markeret som "Afdelingsadministrator", har han adgang til alle projekter og tilknyttede elementer, der tilføjes til denne afdeling.

Publisering af bekendtgørelse forbundet med afdeling

Hvis en bruger tilknyttet en afdeling ønsker at oprette et udbud, kontrolleres den automatisk for dette, når udbuddet oprettes. Bemærk, at der først skal oprettes et projekt i afdelingen.

En bruger i den pågældende myndighed/virksomhed har også mulighed for at oprette udbud tilknyttet afdelingerne, men en bruger tilknyttet en specifik afdeling har ikke adgang til at oprette udbud i myndigheden/virksomheden eller andre afdelinger, medmindre du får adgang til dette på projektniveau.

Kundens navn vises som følger: Navn på Indkøber- afdeling.

I form:

På bekendtgørelsen i Mercell:

Giv rettigheder til hovedprojektet eller andre afdelingers projekt

Du kan give rettigheder til individuelle brugere eller hele afdelinger på relevante projekter eller andre elementer. På fanen "Brugere" skal du vælge den relevante afdeling i rullemenuen:

Hvis man vælger hele afdelingen, vil alle brugere i denne få tilgang til projektet/elementet:

Læseadgang gives her, og brugeren tilføjes under oversigten:

Hvis der er tildelt en rettighed til hele afdelingen, vil det være muligt at se dette som en såkaldt nedarvet rettighed for en bruger i afdelingen:

På samme måde kan en bruger i en afdeling give adgang til andre afdelinger eller til individuelle brugere.

Dynamiske indkøbssystem opdelt i afdelinger

Hvis du vil oprette en dynamisk indkøbssystem (DPS), der skal bruges af afdelingerne, kan hovedafdelingen oprette DPS og give adgang til det projekt, hvor det er placeret. Brugere i licenserede afdelinger kan derefter oprette udbud direkte fra denne DPS.

En afdeling kan også oprette sit eget dynamiske indkøbssystem og dele den med hovedafdelingen og / eller andre afdelinger.

Slet afdelinger

Hvis kadministratoren ønsker at slette en afdeling, skal alle brugere i afdelingen først deaktiveres. Der kan ikke være nogen aktive brugere i afdelingen, hvis den skal fjernes. Administrator kan deaktivere brugere ved at gå til den aktuelle bruger og klikke på "Deaktiver"

Noter om ethvert ansvar forbundet med brugeren skal overføres til en ny bruger i virksomheden.

Når afdelingen er tom, kan du slette den ved at klikke på krydset til højre for afdelingens navn i afdelingsoversigten.

Flyt brugere til andre afdelinger

Det er ikke muligt at flytte brugere til andre afdelinger, men du kan oprette en ny bruger i den ønskede afdeling og deaktivere den "gamle" bruger. Hvis du vil give brugeren adgang til historiske opgaver, kan du give de nye brugerrettigheder til aktuelle projekter i den afdeling, han er fjernet fra.

Skift afdelingens navn eller oplysninger

En administrator kan omdøbe en afdeling ved at klikke på den relevante afdeling, omdøbe den og klikke på "Gem".