Som leverandør må dere sørge for at de rette personene i firmaet er oppgitt som kontaktpersoner mot oppdragsgiverne, slik at de rette medarbeiderne mottar varsler og e-post i forskjellige situasjoner.
Kontaktpersonene styres i hovedsak på to forskjellige områder:
Firmaets kontaktpersoner mot en oppdragsgiver. Dere kan kun definere én medarbeider som primærkontakt men flere kan være sekundærkontakt.
Firmaets kontaktpersoner i en konkurranse eller avtale. Dere kan kun definere én person som ansvarlig men flere personer kan defineres som meldingsmottakere.
Det er viktig å være klar over at dette er to forskjellige områder som har forskjellig formål. Disse kontaktpersonene administreres på forskjellige steder i Mercell.
Firmaets kontaktpersoner mot en oppdragsgiver
Når en oppdragsgiver skal gjøre en anskaffelse som ikke er kunngjøringspliktig, kan han velge å invitere et utvalg firmaer til å delta i konkurransen.
Innkjøperen kan kun velge den kontaktpersonene dere har definert som primærkontakt mot denne oppdragsgiveren som mottaker av invitasjon til å delta i konkurransen. Dere kan selvsagt ha forskjellige primærkontakter mot forskjellige oppdragsgivere.
Så selv om dere har definert Nils som primærkontakt og Nina som sekundærkontakt, kan innkjøperen kun sende invitasjon til å delta i konkurransen til Nils.
OBS: Dette gjelder ikke i minikonkurranser som er knyttet til en avtale med oppdragsgiveren.
Når innkjøperen klikker på Publisere-knappen for å sende ut invitasjonen til leverandørene, vil bare den aktuelle kontaktpersonen som innkjøperen har lagt til i konkurransen motta varsel på e-post om tilbudsinvitasjonen. Den eller de personene dere har oppgitt som sekundærkontakter vil ikke motta varsel.
Når oppdragsgiveren registrerer avtaler i Mercells avtaleregister, vil personen som leverte tilbudet automatisk bli lagt til som kontaktperson. Men oppdragsgiveren kan endre dette og i stedet velge blant de sekundærkontaktene dere har oppgitt.
Som leverandør kan dere endre kontaktperson på de aktuelle avtalene senere ved behov. Hvordan endre kontaktperson på en avtale?
Det er viktig at dere definerer de rette kontaktpersonene for å være sikker på at e-post og varsler kommer frem til rett person i firmaet. Vi anbefaler derfor at dere definerer en primærkontakt som har en koordinatorrolle i firmaet, slik at han eller hun kan overføre ansvaret til den medarbeideren som skal ha ansvaret for å besvare konkurransen.
OBS: Hvis noen slutter, må dere passe på at vedkommende fjernes som kontaktperson. Hvis dere glemmer dette kan du risikere at firmaet går glipp av invitasjon til å delta i konkurranser eller annen viktig informasjon.
Slik definerer du firmaets kontaktpersoner mot oppdragsgiver
OBS: Det er bare systemadministratoren i firmaet ditt som kan endre dette. Hvem er Mercell-administrator i mitt firma?
Klikk på firmanavnet øverst til høyre på skjermen.
Velg fanebladet Oppsett mot oppdragsgivere. Her ser vi at Ola Nilsen allerede er primærkontakt og klikk på navnet til den aktuelle oppdragsgiver.
I rullegardinen for Primærkontakt kan vi her velge en annen kontaktperson. I vårt eksempel velger vi Nils Nilsen.
For å legge til en sekundær kontaktperson, klikker du på + Legg til
Velg fra rullegardinmenyen og klikk OK.
Nå har vi definert Nils Nilsen som primærkontakt, og Nina Jensen som sekundærkontakt. Gjenta samme operasjon hvis dere vil legge til flere.
Firmaets kontaktperson i en konkurranse eller avtale
Det forrige kapittelet gjaldt kontaktpersoner mot en oppdragsgiver på firmanivå. Dette kapittelet gjelder hvilke kontaktpersoner som vil motta meldinger og varsler på den enkelte konkurranse eller avtale.
Det betyr at dersom dere har flere pågående konkurranser med den samme oppdragsgiveren, kan forskjellige kontaktpersoner og meldingsmottakere defineres på de enkelte konkurransene.
Mens det bare er firmaets Mercell-administrator som kan gjøre endringer i kontaktpersoner mot en oppdragsgiver på firmanivå, er det ikke slike begrensninger på avtale- og konkurransenivå.
Kontaktperson i en konkurranse
I en konkurranse kan man definere en ansvarlig og flere meldingsmottakere. Det er den som er ansvarlig som vil motta meldinger og varsler oppdragsgiveren sender ut.
Hvis firmaet ditt har blitt invitert til å delta i en konkurranse, kan den som mottar invitasjonen velge å overføre ansvaret for å besvare konkurransen til en annen medarbeider ved å endre ansvarlig. Eller hvis dere har en medarbeider som har til oppgave å tråle anbudsmarkedet og melde interesse i flere konkurranser, kan vedkommende fordele ansvaret for å besvare konkurransene til andre medarbeidere.
Man kan også definere flere meldingsmottakere i en konkurranse. Dette er nyttig ved ferieavvikling eller sykdom, og sikrer at flere mottar forskjellige varsler om konkurransen fra oppdragsgiver, i tillegg til den som står som ansvarlig.
Slik endrer du ansvarlig og meldingsmottaker i en konkurranse
I bildet Status i en konkurranse finner du navnet til den som er ansvarlig i konkurransen.
Klikk på den blå firkanten.
Velg meldingsmottakere og ansvarlig i boksen. Du kan velge flere meldingsmottakere men kun én ansvarlig.
I dette eksempelet vil Nils stå som ansvarlig, mens både Nils og Nina vil motta meldinger og varsler fra oppdragsgiveren.
Kontaktperson på en avtale
Mange oppdragsgivere bruker avtalefunksjonene i Mercell. Oppdragsgiver kan registrere avtaler og velge å dele disse med leverandøren(e) i avtalen.
Når dere har inngått en parallell rammeavtale med en oppdragsgiver, kan dere (avhengig av rammeavtalevilkårene) inviteres til å delta i minikonkurranser. Både meldinger og varsler, samt invitasjon til å delta i minikonkurranser sendes i utgangspunktet til den som står som ansvarlig i avtalen.
Oppdragsgiveren har ikke mulighet til å velge mottakere på slike varsler og invitasjoner. Men hvis firmaet ditt har definert flere meldingsmottakere i denne avtalen, vil varslene og invitasjonene sendes til de som står som meldingsmottakere i tillegg til den som er definert som firmaets ansvarlig i avtalen.
Slik endrer du ansvarlig og meldingsmottakere i en avtale
Gå til avtalens sammendrag-side og klikk på den blå firkanten.
Velg meldingsmottakere og ansvarlig i boksen. I dette eksempelet vil Nils stå som ansvarlig, mens både Nils og Nina vil motta meldinger og varsler fra oppdragsgiveren.
Sjekk hvem som har gjort endringer
Hvis du klikker på Logg-fanen i kan du se om det er gjort endringer i kontaktpersonene, hvem som gjorde det og når det ble gjort. Her vil du også finne alle meldinger, både systemgenererte og andre meldinger som er knyttet til avtalen eller konkurransen.
