Modul 1

Kapittel 1

1.1 Introduksjon til KAV

KAV er et kontraktsadministrasjonsverktøy som gir din virksomhet fullstendig oversikt over alle eksisterende avtaler. Her har du også oversikt over informasjon om leverandører og tilbakemeldinger. Avtalene er tilgjengelige for brukere på en effektiv og sikker måte, og KAV delen kan enkelt deles internt.

Når en leverandør har vunnet en konkurranse kan du inngå en kontrakt med den relevante leverandøren. Det kan du enkelt gjøre inne på den akutelle konkurransen i systemet.

1.2 Oversikt i KAV

I KAV kan du enkelt få en oversikt over:

Aktive avtaler
Avtaler som er under behandling
Utgått avtaler
Avsluttet avtaler
Alle avtaler

Det er flere filtreringer i systemet som hjelper deg til å finne frem til riktig avtale. Du kan søke på referansenummer, saksnummer, leverandører, interne søkeord, avtaleeier og kontraktsadministrator. Det er også mulig å filtrere hvilke kolonner du ønsker å vise og eventuelt skjule i systemet.

I videoen nedenfor kan du lære mer om oversikt funksjonen i KAV.

Klikk på start for å begynne leksjonen

Kapittel 2

2.1 Opprette en kontrakt fra en konkurranse

I Mercell CTM kan du opprette en kontrakt fra en konkurranse. I sjekklisten inne på konkurransen finnes det en funksjon som heter “kontrakt” (lag kontrakt). Feltene som er markert med en stjerne * er obligatoriske felt. Feltene kan variere avhengig av innstillinger satt av administrator eller dersom modulene er påslått/avslått.

Forklaring på funksjoner ved opprettelse av en kontrakt

Ref/saksnummer - intern eller ekstern kontraktshenvisning

Navn og beskrivelse - navn og detaljert beskrivelse

Kontraktsflyt - signering utenfor KGV, forenklet signering (anbefales), fullstendig signering.

Leverandør - hvilken leverandør som skal undertegne kontrakten gjennom systemet. Kun leverandøren som er tildelt kontrakt er tilgjengelig. Det er denne du kommuniserer med gjennom systemet.

Kontraktsverdi - Total kontraktsverdi. Vanligvis den totale pris som har vært behandlet i forespørselen. Merk! Leverandøren ser denne verdien.

Betalingsmåte - Betalingsmåter kan oppdateres av administrator. Merk! Leverandøren ser betalingsmåten.

Kontraktsdatoer - kontraktens oppstart - og utløpsdato.

Signering av kontrakt - Dette valget muliggjør digital signering for både leverandør og deg selv, som innkjøper. Ved å klikke på boksen kan du utvide listen med brukere innenfor din organisasjon som kan signere kontrakten. (Leverandøren ser dette)

Tillat endring av kontraktslutdato - Denne funksjonen tillater deg å endre og forlenge sluttdato for kontrakten (ved for eksempel opsjoner) Dette kan utføres nederst på sjekklisten – noe som medfører at den prolongerte kontrakten er tilbakeført som utkast.

Beskrivelse - Her kan du gi tilleggsopplysninger eller beskrivelser som blir tilgjengelig for leverandøren.

Andre innstillinger - Avhengig av moduler, kan aktiverte tilleggsinnstillinger bli synlige.