Kapittel 1

1.1 Valg av leverandør

For å kunne gi en tildeling, så må man kunne ha tilgang til tilbudet, for å åpne tilbudet, må man velge personer som har rettigheter til å åpne og det gjør du ved “Brukerinnstillinger for tilbudsåpning” i sjekklisten.

I sjekklisten “Tilbudsåpning” er det ikke mulig å åpne den etter at tilbudsfristen har gått ut. Innstillinger for tilbudsåpning finner du i sjekklisten under “Tidsfrister”. Det er også viktig å nevne for å åpne tilbudet som er sendt inn av leverandøren, så er det en person eller flere som kan åpne den, men når den ene personen har åpnet tilbudsbrevet så kan alle brukere se tilbudet.

1.2 Brev til leverandør

Når du har valgt leverandør og skal tildeles er det bare å sende en intensjonsmelding. I CTM så har du mulighetene til å sende en intensjonsmelding til tre ulike kategorier som er:

1. Intensjonsmelding til tildelt, her blir meldingen sendt til den leverandøren som er tildelt konkurransen.

2. Intensjonsmelding til ikke tildelt, i denne gruppen er det leverandører som ikke har blitt tildelt, altså ikke vunnet konkurransen

3. Intensjonsfellesmelding, denne type melding er en felles melding til leverandører som er tildelt og ikke tildelt. Da vil det være naturlig å formulere etter hvem som vant og ikke vant.

Kapittel 2

2.1 Kunngjøring av konkurranseresultat til Doffin

Det er viktig når du angir nutskode og at du velger stedet der anskaffelsen skal finne sted. For eksempel at datamaskiner skal leveres i Oslo kommune, da velger du Oslo. Velger du bare i Norge som videon viser, vil det ikke være nok spesifisert for hvor anskaffelsen skal leveres.

Kapittel 3

3.1 Anskaffelsesprotokoll

En anskaffelsesprotokoll dokumenterer alt som har skjedd underveis i en anskaffelsesprosess. Her finner man all kommunikasjon underveis, vurderinger og lignende.

Det er ikke et krav om å bruke anskaffelsesprotokollen i Mercell CTM. Du kan bruke en ekstern protokoll hvis du foretrekker det.

I anskaffelsesprotokollen i KGV systemet er det mulig å lage egne felter, fylle inn og mulighet til å laste ned protokollen.

Se bildene under for å lære mer.

På sjekklisten finner du et punkt som heter “oppdater/ skriv ut anskaffelsesprotokoll”. For å komme inn på anskaffelsesprotokollen klikker du på “anskaffelsesprotokoll” på høyre side.

Du blir da ført videre til anskaffelsesprotokollen og dette er det første bilde du ser. Her fyller du ut skjemaet nedenfor. Du kan på hvilket som helst tidspunkt lagre det du har gjort ved å trykke på “lagre”. Dette vil også validere formularet.

Det er mulig å skrive ut protokollen. Klikk på utskrift på venstre side. Du får da opp dette bilde: