Kapittel 1

1.1 Opprett nye prosjekter og brukertilgang

I Mercell CTM har du mulighet til å lage prosjekter som er tilpasset deres behov. Prosjektene som blir opprettet brukes som en struktur og reflekterer hvordan dere jobber internt. Prosjektene opprettes ofte ved implementering og vedlikeholdes sporadisk etter behov.

Administrator bestemmer hvem som kan opprette et prosjekt. En vanlig praksis er at en gitt gruppe brukere i organisasjonen har mulighet til å opprette prosjekter, så lenge organisasjonen har modulen i systemet. Det er mulig å legge til og fjerne tilgang til brukere som kan opprette et prosjekt.

Vi anbefaler at organisasjoner avklarer internt hvilke type prosjektstruktur dere ønsker å implementere. Mercell kan da i implementeringsfasen hjelpe dere med et så godt utgangspunkt som mulig.

Klikk på videoen nedenfor for å lære hvordan du kan opprette et nytt prosjekt. For å zoome inn eller ut på videoen, klikk på forstørrelsesglasset.

1.2 Organisasjons prosjektstruktur

Det er mange forskjellige måter å organisere en prosjektstruktur på. Dette varierer veldig fra virksomhet til virksomhet. Vi har laget noen eksempler:

Prosjektbasert - Her oppretter man et prosjekt for hvert prosjekt oppdragsgiver gjennomfører.

Kategoribasert - Her oppretter man prosjekter basert på kategoristrukturen man har innad i organisasjonen.

Avdelingsbasert - Her oppretter man prosjekter basert på hvilken avdeling som har tilgang til kontoen.

Fylkesbasert - Her oppretter man prosjekter basert på hvilken kommune som har tilgang til kontoen.

Departement basert - Her oppretter man prosjekter basert på hvilket departement som har tilgang til kontoen.

1.3 Vedlikehold av prosjektstruktur

Uten kontinuerlig vedlikehold og en ansvarlig bruker risikerer man å miste kontroll og oversikt over prosjektstrukturen i systemet. Vi anbefaler at kun noen få brukere har tilgang og mulighet til å opprette prosjekter, slik at dere kan sikre en konsistent metodikk og dermed opprettholde differensiering over tid.

Hvis organisasjonen deres velger å bruke vår tilnærming, kan du enkelt melde inn behov ved bruk av meldingsmodulen i systemet. På denne måten kan administrator vurdere om eksisterende kategorier skal benyttes eller om det er behov for å opprette en ny.

Det er mulig å avslutte et prosjekt ved å klikke på “avslutte prosjekt”.

Merk! Alle prosjekter må avsluttes før prosjektet kan stenges. Se bildet nedenfor.

Kapittel 2

2.1 Opprett en konkurranse

For å opprette en ny konkurranse i Mercell CTM anbefaler vi å knytte det til et prosjekt. Gå inn på prosjekt og klikk på lag konkurranse. Når du oppretter en ny konkurranse går du gjennom konkurransetyper og prosedyre. Ved valg av konkurranse og anslått verdi vil systemet foreslå gyldige prosedyrer i forhold til de gjeldene verdiene.

2.2 Valg av prosedyre

Det vises en liste over aktuelle prosedyrer du kan velge mellom i Mercell CTM. Velg en av de tilgjengelige prosedyrene i listen og trykk på 'neste'. Valgene som dukker opp under prosedyre vil være tilpasset din konto. Det kan av den grunn se forskjellig ut. Om den konkurranseprosessen du ønsker å benytte er grå med det 'avhakes' i boksen “Tillat bruk av unntaksprosedyre”. Det må da henvises til hvilken § som er argumentet for å velge unntak. Begrunnelsen må skrives og den vil automatisk bli overført til anskaffelsesprotokollen.

Kapittel 3

3.1 Rapporter

I Mercell CTM får du god oversikt over hvilke type konkurranser du har gjennomført i en bestemt tidsperiode. Det er mulig å trekke ut flere forskjellige typer rapporter basert på hva slags data du ønsker å hente ut.

Rapporter for administrator

Det finnes egne rapporter som administrator har mulighet til å hente ut. Dette er de forskjellige:

Firmabrukere

Innloggingsdetaljer for brukere

Se videoen nedenfor for å lære mer om rapporter.