1.0 Innledning

Oppdragsgiverer er en liten lokal produsent av kontormøbler og inventar på bestilling. Bedriften har 45 ansatte, der 5 jobber i administrasjonen, 20 jobber i produksjon inne mens de siste 20 ansatte jobber ute hos kunder med inventar på bestilling.

Bedriften har kunder både i privat og offentlig sektor, i førstnevnte er det hovesaklig innredning av butikker og showroom, mens i offentlig sektor er det utsmykning av bygg som er hovedvirksomheten.

I senere tid har miljø blitt identifisert som en mulig konkurransefordell da offentlige kontrakter i større og større grad etterspør miljøvennlig transpor og lavt klimaavtrykk. Organisasjonen har derfor besluttet å inngå en avtale for å lease fossilfrie kjøretøy til sin virksomhet. Målet er at samtlige ansatte som jobber ute hos kundene vil kjøre fossilfritt.

Bedriften er liten og behovet er 20 elektriske kjøretøy til produksjonen, i tillegg til 2 elektriske kjøretøy til bruk for administrasjon og prosjektledere som skal besøke byggeplass.

I markedet er det identifisert flere aktører som tilbyr leasingavtaler, og bedriften har besluttet å be om tilbud fra tre kjente aktører de tidligere har hatt gode erfaringer med og der de kjenner servicenivå og har et etablert kundeforhold.

1.1 Kort beskrivelse

Oppdragsgiver har behov for å inngå ny rammeavtale for leveranse av bærbare datamaskiner i forbindelse med utløp av eksisterende avtale.

1.2 Beskrivelse av anskaffelsen

Oppdragsgiver har behov for å inngå en ny rammeavtale med en leverandør som kan levere flere bærbare datamaskiner fra flere ulike produsenter. Avtalen omfatter også avhending, resirkulering og buy-back tjenester der formålet er å videreselge produkter med gjenværende levetid og der en prosentandel av overskudd tilbakebetales til oppdragsgiver.

Maskiner som leveres skal være serieproduserte standardprodukter med høy tilgjengelighet.

Organisasjonen har også ambisjoner om å innføre e-handel på hele sortimentet, med gradvis måloppnåelse i kontraktsperioden.

1.3 Informasjon om anskaffelsen

Nøkkeltall:

Kontraktsverdi per år: 1,638,000.00 kr
Avtalens løpetid: 2 år med mulighet for 1 + 1 år prolongering
Tilbudsfrist: minimum 40 dager
Type vedeståelsesfrist: 3 måneder
Tidsfrist for å stille spørsmål: minimum 7 dager før tilbudsfrist

2.0 Oppgave 2 - Opprett en konkurranse

Leverandørmarkedet er sammensatt, men bedriftens lave volum gjør at for dem er det viktig med lokal tilstedeværelse og god tilgang på service og vedlikehold. Kjøretøyene tilhører deres direkte spend kategorier og er en integrert del av produksjonssystemet. Uten bil kan ikke de ansatte produsere slik at forutsigbarhet og driftsikkerhet er viktige momenter.

Organisasjonen er derfor villig til å betale litt mer for å knytte seg til en leverandør med et lokalt forhandlernett og nærhet til servicefasiliteter.

De ønsker også med bakgrunn i samme argumentasjon. å inngå avtale med en enkelt leverandør for å forenkle administrasjon og samle bilhold hos en aktør.

3.0 Anskaffelsesprosedyre (for offentlige virksomheter)

Anskaffelsen reguleres av Lov om offentlige anskaffelser 17. juni 2016 nr. 73, og forskrift om offentlig anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf FOA § 13-1(1)

4.0 Sett inn MAL - Minimumskrav

Dette kapittelet inneholder malen som du skal importere som en del av kurset. Du trenger altså ikke å legge inn denne informasjonen i systemet.

4.1 Generelt om leveransen

Minimumskrav	Utvidet beskrivelse	Respons fra leverandør
Kort beskrivelse av oppdragsgiver	Oppdragsgiver C er en liten produksjonsbedrift som har spesialisert seg på produksjon av møbler og innredning til butikker og showrom. Totalt har bedriften ca 45 ansatte, der 20 er ansatt i intern produksjon, mens 20 opererer ute hos kunder, hovedsaklig med profilering og utsmykking av bygg. Organisasjonen har ambisjoner om å gjøre miljø til et konkurransefortrinn og skal som et ledd i den strategien skifte ut sin bilpark med fossilfrie kjøretøy.
Informasjon og begrepsavklaringer	Kravspesifikasjonen definerer hvilke områder det skal inngås avtale på og hvilke krav oppdragsgiver stiller til den varen som skal leveres. Oppdragsgiver har i dette dokumentet utformet kravene som ”minimumskrav”, ”minimumskrav med krav til redegjørelse" og "informasjon". Minimumskrav. Leverandør som svarer nei på M-krav eller vurderes som ikke innfridd av Oppdragsgiver, skal/kan avvises. Leverandør må møte dette kravet for å være med videre i konkurransen. Kravet vil ikke bli evaluert blant tildelingskriteriene med mindre dette er beskrevet under kravet. Minimumskrav med krav til redegjørelse - Leverandør skal gi en grundig beskrivelse/redegjørelse for kravet. Leverandør som ikke redegjør for minimumskrav kan avvises. I - informasjon. Informasjon fra oppdragsgiver til leverandør. Leverandøren skal svare ja/nei i tabellen nedenfor om kravet aksepteres. Leverandør bes besvare kravene i direkte under tilhørende punkt, men det åpnes for at enkelte krav kan beskrives nærmere i vedlegg. Det må klart fremkomme av utfylt kravspesifikasjon hvor nærmere informasjon i tilknytning til kravet finnes. En generell henvisning til vedlegg godtas ikke. Det skal da være tydelig henvisning til kravnummer For at et krav skal anses oppfylt, må tilbyderen sannsynliggjøre oppfyllelsen av krav som ikke er krevd dokumentert på annen måte, gjennom en tilfredsstillende beskrivelse. Hvert enkelt punkt skal besvares i henhold til våre dokumentasjonskrav. Dokumentasjon til bruk i de enkelte tildelingskriteriene skal merkes tydelig og lastes opp under minimumskravet til det enkelte produktområde. Organisasjon A vil videre i kravspesifikasjonen betegnes som oppdragsgiver eller kunden.
Tilbudsbrev	Under dette punktet, laster leverandør opp ferdig utfylt tilbudsbrev. Tilbudsbrevet er en bekreftelse på at leverandøren aksepterer de oppdragsgivers kravspesifikasjon og øvrige betingelser i konkurransen uten forbehold. Forbehold må beskrives ettertrykkelig, forbehold som ikke er beskrevet og kan kostnadsberegnes vil ikke bli hensyntatt av oppdragsgiver i ettertid
Forbehold og avvik	Leverandøren bekrefter at de har lest, forstått og aksepterer alle krav i oppdragsgivers kravspesifikasjon og øvrige betingelser uten forbehold. Forbehold skal beskrives i tilbudsbrev, forbehold som ikke er beskrevet eller lar seg kostnadsberegne, vil ikke bli hensyntatt i ettertid.
GENERELT	I kravspesesifikasjonen er det lagt vekt på å beskrive de behov som skal dekkes.Tilbyder skal med utgangspunkt i kravspesifikasjonens rammer gi tilbud på forespurte produkter og beskrive hvordan de kravene som stilles her vil bli oppfylt. Tilbyder skal sannsynliggjøre for oppdragsgiver hvert punkt ved å besvare de krav i denne spesifikasjonen direkte til hvert enkelt punkt i Mercell, evt.med opplasting av vedlegg, da dette vil inngå som en del av avtalen mellom partene. De krav og forhold som beskrives her inkludert tilbyders besvarelse, vil være bindende.
Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende	Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende deler av utlyst kontrakt: Leasing av elektriske varebiler Leasing av elektriske personbiler
Estimat på varer og tjenester	Kontraktens varighet vil være 2 år med ensidig rett til opsjon for oppdragsgiver i 1+1 år. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at oppgitt volum kun er et estimat, og er ikke forpliktende for Oppdragsgiver. Tallene er basert på statistikk fra økonomisystem og leverandører, ut over estimat skal Oppdragsgiver ha mulighet til å foreta ytterligere avrop til tilbudspris. Oppdragsgivers utnyttelsesgrad kan derfor variere både mer eller mindre i forhold til estimerte volum og det er viktig at leverandør kan levere mer enn det som har vært brukt historisk.

4.2 Generelle minimumskrav

Minimumskrav	Utvidet beskrivelse	Respons fra leverandør
GENERELLE MINIMUMSKRAV	Generelle minimumskrav som kommer til uttrykk der de er relevant.
Generelle krav til produktene	Det forventes at produktene minimum tilfredsstiller de til enhver tid gjeldende standardkrav og bransjenorm i forhold til tiltenkt bruksområde (intended use). Produktene skal være velegnet og ha en kvalitet som er i samsvar med tiltenkt bruksområde.
Opplæring og informasjon	Tilbyder skal gi nødvendig informasjon om produktene som er omfattet av rammeavtalen/avtalen og tilby opplæring i bruk av produktene til alle brukerstedene etter behov i forbindelse med implementering. Ut over dette skal leverandøren på forespørsel kunne stille med kvalifisert personell ute hos kunden i hele avtaleperioden. Ytelsen skal utføres til fastsatt timespris som skal inkludere leverandørens omkostninger ved oppmøte og hjemreise.
Produktdatablad	Leverandøren skal på forespørsel levere produktdatablad for samtlige produkter de får avtale på der det er relevant.
Flåtestyring	Leverandøren skal kunne tilby flåtestrying og elektronisk kjørebok som en del av anskaffelsen
Serviceavtale	Leverandøren skal tilby en serviceavtale som dekker hele avtaleperioden. Serviceavtalen skal omfatte dekkhotell og andre tjenester inkludert løpende vedlikehold i leasingperioden,.

5.0 Oppgave 3 - Opprett minimumskrav

Varelinje

Minimumskrav

Respons fra leverandør

2.6 Minimumskrav elektriske varebiler

Ingen beskrivelse

Kun til informasjon

Varebil, 4,5 m3, elektrisk

Nyttelast på minimum 800 kg
rekkevidde på minimum 275 km
minimum ladekapasiter, 100 kW: lading til 80 % på 30 min

Leverandør må legge ved en beskrivelse

Leverandør må legge ved vedlegg

5.1 Last opp dokumenter - Prisskjema og avtalebestemmelser

Beskrivelse av dokument

Dokument

DFØ - Konkurransegrunnlag

Prisskjema Case 1

DFØ Standard kontraktsvilkår - Rammeavtale

Mas

Beskrivelse av case 3 - Leasing av elektriske kjøretøy

Innholdsfortegnelse: