Når der er etableret en parallel rammeaftale med flere leverandører, vil kontraktbetingelserne diktere, hvordan aftalerne skal gennemføres. En mulighed er miniudbud.
OBS
Før du begynder at gennemføre miniudbud, skal du kontakte systemadministratoren, om der er specielle forhold eller interne rutiner, du har brug for at vide.
Nye miniudbud oprettes direkte fra den nuværende aftale. Det betyder, at du først skal finde den relevante rammeaftale, inden du begynder at tilmelde miniudbuddet.
Brug forstørrelsesglasset og find aftalen.
I det søgefelt, der vises, kan du søge efter:
Gratis tekstsøgning
Leverandør
Produkt / serviceområde
etc.
I fritekstssøgning kan du bruge specielle søgebetingelser til at udvide eller forfine din søgning. Se separat vejledning om dette her Specielle søgebetingelser - udbudssøgning.
Klik på aftalen.
I aftalens menulinje vil du se denne knap.
Klik på knappen for at oprette et nyt miniudbud.
Giv udbuddet en overskrift. Du kan også vælge, hvilket projekt udbuddet skal gemmes under. Standardindstillingen laver det til samme projekt som aftalen, men du har mulighed for at vælge et andet projekt. Forskellige virksomheder har forskellige rutiner, så hvis du er i tvivl, skal du kontakte din systemadministrator.
Klik på Gem for at fortsætte.
Ellers registrerer du udbuddet på den sædvanlige måde ved at udfylde en beskrivelse, angive tilbudsfrist, uploade dokumenter osv.
Går du til fanen Leverandører, her ser du at leverandørene som er registreret på rammeaftalen er lagt til i udbuddet.
Når alle oplysningerne i udbuddet er udfyldt, skal du klikke på Publicer. Leverandørerne modtager nu en e-mail med besked om, at de er blevet inviteret til at deltage i et udbud.
Det kan være en god idé at kontrollere, om leverandørerne har læst meddelelsen inden for de første par dage efter offentliggørelsen, især hvis der er en kort frist for tilbuddet.
Klik på fanen Log. Her ser du, hvilke meddelelser der er sendt fra Mercell. Klik på linket mærket Systemmeddelelse/systembesked.
Foran modtager ser du en lille konvolut.
Den lille konvolutten indikerer om beskeden er læst eller ej.
Beskeden er ikke læst
Beskeden er læst. Holder du markøren over konvolutten, vil du se hvornår beskeden blev læst.
Kopier et tidligere miniudbud
Ud over at oprette et splinterny miniudbud fra bunden, kan du også kopiere et af de miniudbud, der blev registreret på aftalen tidligere.
Nogle virksomheder har oprettet skabeloner til miniudbud, så alle miniudbud relateret til en rammeaftale følger det samme layout. En sådan skabelon vil sandsynligvis blive kaldt noget med "Skabelon - xxxx". Igen skal du kontakte din systemadministrator, hvis du er i tvivl.
For at kopiere et tidligere miniudbud eller bruge en skabelonudbud, skal du klikke på knappen Kopi til højre på skærmen.
Resten af udbuddet registreres og gennemføres på den sædvanlige måde.
Gennemfør et miniudbud som sammenslutning af myndigheder/indkøbere
En sammenslutning af kommuner eller en virksomhed, der fungerer som et indkøbsfællesskab, kan dele sine aftaler i Mercell, så nabokommuner eller de deltagende virksomheder i indkøbsfællesskabet kan se indholdet af aftalerne. Lad os kalde disse roller værtskommune og gæstekommune for enkelhed.
Værtskommunen er således den, der etablerer aftalen om sin virksomhed, og gæstekommunerne skal have adgang til aftalen og have mulighed for at gennemføre miniudbud. For at dette kan fungere, er der et par betingelser, der skal være opfyldt:
Den person, der administrerer aftalen, skal give de relevante brugere i gæstekommunerne læseadgang til det projekt, hvor aftalen er registreret. Med andre ord er læseadgang til selve aftalen ikke tilstrækkelig, adgang skal gives på projektniveau.
Brugeren i gæstekommunen kan ikke gemme miniudbud i det samme projekt, som aftalen er gemt med værtskommunen. Det er kun muligt at gemme miniudbud i et projekt, der tilhører den relevante gæstekommune. Selvom miniudbud på udbuddene ikke er i det samme projekt, vises de under alle omstændigheder på listen over udbud i aftalen.
En bruger i gæstekommunen har ikke mulighed for at oprette en helt ny miniudbud på samme måde som en bruger i værtskommunen som beskrevet i Oprettelse af en ny miniudbud. I stedet skal vedkommende kopiere en tidligere registreret miniudbud på den samme aftale som beskrevet ovenfor.
Add Comment