Documenten in het rechtermenu fungeert als de achterliggende bibliotheek van een tender. Documenten die u upload in een tender, worden automatisch hier zichtbaar. Je hoeft dus niet in deze omgeving nogmaals documenten te uploaden.
Mappenstructuur van Documenten in een tender
Documenten is ingericht met een specifieke mappenstructuur per tender.
Elke tender heeft een eigen map per fase. Zo kunnen er de volgende fase-mappen zijn:
Selectiefase
Selectieverificatie fase
Offertefase
Offerteverificatie fase
BAFO-fase
BAFO-verificatie fase
Documenten geüpload vanuit de vragenlijst of prijslijst, worden automatisch geplaatst in de juiste map gekoppeld aan de juiste fase.
Boven deze fase-specifieke mappen is er een hoofdmap waarin losse documenten kunnen staan, niet gekoppeld aan een vragenlijst en fase.
Denk aan documenten geüpload bij de interne beschrijving of korte beschrijving van de tender.
Een map per aanbieder
Elke aanbieder heeft binnen elke fase-map een eigen map met zijn documenten.
Documenten die aanbieders uploaden in de vragenlijst of prijslijst worden eveneens automatisch in de juiste map geplaatst, behorende bij de juiste fase. Aanbieders zullen nooit de mappen zien van andere aanbieders (inclusief bestanden).
Kijkrechten van Documenten en mappen beheren
De kijkrechten van documenten en mappen staan standaard goed in elke tender. Het wijzigen van deze kijkrechten is enkel noodzakelijk in uitzonderlijke situaties. Doorloop daarvoor de volgende stappen.
Selecteer het betreffende document of map.
Klik op Kijkrechten in de actiebalk.
Pas de rechten aan voor de twee doelgroepen (inkopers en aanbieders). Het is niet mogelijk om per individu de kijkrechten te wijzigen.
Klik op Opslaan.
Documenten met aangepaste kijkrechten (dus kijkrechten die niet ‘Conform map instellingen’ staan) hebben ofwel een groene sleutel (iets is specifiek op inzichtelijk gezet voor een doelgroep) of een rode sleutel (iets is specifiek op niet inzichtelijk gezet voor een doelgroep).
Belangrijk
Upload documenten altijd vanuit de daartoe bestemde locaties in de tender, niet los in de Documenten omgeving. Documenten krijgen zo namelijk automatisch de juiste autorisaties, in de juiste map. Daarnaast zien aanbieders de documenten eenvoudig terug in de tender, daar waar deze verwacht worden.
Het uploadlimiet is 2GB. Toegestane bestandstypen vind je hier.
Documenten laten vervallen en vervangen
Het is ook mogelijk om documenten toe te voegen en te vervangen in een lopende tender. In dit artikel wordt uitgelegd hoe dit in zijn werk gaat.