Når du oppretter en avtale fra en tildelt konkurranse, vil leverandørens kontaktperson i konkurransen automatisk legges til som kontaktperson i avtalen. I mange tilfeller vil det være aktuelt å bytte ut vedkommende med en annen avtaleansvarlig hos leverandøren.
Hvis du registrerer en avtale som ikke er et resultat av en konkurranse gjennomført i Mercell, må du antagelig registrere leverandøren selv. Dette fungerer på samme måte som i en konkurranse. Les mer om dette her: Slik registrerer du en ny leverandør
Elektronisk signering
Husk at selv om det ofte er daglig leder hos leverandøren som skal signere, er det ikke sikkert at daglig leder skal stå som avtaleansvarlig. Avtalens kontaktperson hos leverandøren kan nemlig legge til en annen signatar, på samme måte som hos oppdragsgiver.
Du kan endre avtaleansvarlig hos leverandøren både før og etter at avtalen er aktivert.
Når avtalen er aktivert anbefaler vi i mange tilfeller at dere lar leverandøren endre dette selv. Hvis du som oppdragsgiver allikevel skal endre dette, bør det kun gjøres i samråd med leverandøren.
Leverandørene har en egen veileder som beskriver denne prosessen, du kan lese den her Endre kontaktperson i en avtale. Vi har også skrevet en veileder som forteller leverandørene hvordan de administrerer firmaets kontaktpersoner mot oppdragsgivere.
Når du skal endre leverandørens kontaktperson i en avtale, er det verdt å merke seg at du bare kan velge blant de kontaktpersonene som leverandøren har utpekt som kontaktpersoner mot din virksomhet, enten som primærkontakt eller sekundærkontakt. Dette er beskrevet i nevnte veileder ovenfor.
Endre leverandørens kontaktperson på avtalen før den aktiveres
Gå til fanen Avtalepart/Leverandør og klikk på firmanavnet. I dette eksemplet ser vi at Ola Hansen er primærkontakt.
Klikk på den blå firkanten
I boksen som dukker opp velger du hvem som skal være ansvarlig og klikker på Lagre.
Klikk på Lagre igjen.
Som nevnt tidligere vil du her bare kunne velge blant de personene leverandørene har pekt ut som aktuelle kontaktpersoner mot din virksomhet. Hvis du ikke finner riktig kontaktperson, har du 3 alternativer:
Kontakte leverandøren og be de definere en ny sekundærkontakt mot din virksomhet, slik at du kan velge vedkommende fra listen
Registrere avtalen ferdig og aktivere, og be leverandøren selv endre kontaktperson i avtalen.
Det er uansett viktig at dere har god kommunikasjon med leverandørene i slike tilfeller.
Når det gjelder alternativ 3 bør du ikke bruke dette når du oppretter avtalen fra en gjennomført konkurranse. Årsaken til dette er at tilbudet og dokumentene som leverandøren har levert i konkurransen automatisk vil overføres fra tilbudet. Dersom du registrerer et nytt firma vil du ikke få overført tilbudsdokumentene, og du må laste opp alle avtaledokumentene manuelt.
Du har nå definert ny avtaleansvarlig hos leverandøren. Nå du sender avtalen til signering eller meldinger gjennom kommunikasjon i Mercell, vil slike varslinger sendes til avtaleansvarlig.
Leverandøren på sin side kan i tillegg også velge meldingsmottakere på avtalen, på samme måte som du gjør når du velger ansvarlig og meldingsmottakere i en konkurranse.
Endre kontaktperson på en aktivert avtale
På avtalens sammendrag, klikker du på firmanavnet
Klikk i den blå firkanten
Velg kontaktperson fra listen og klikk på Lagre.
Klikk på Lagre igjen.
