Denne artikkelen har følgende innhold:

Innledning

Dette dokumentet beskriver ulike rettighetsnivåer i Mercell KGV/KAV. I Mercell kan man gi rettigheter til brukere av systemet på ulike nivå i prosjekter og underliggende elementer i et prosjekt. Ulike handlinger krever spesifikke rettighetsnivå for at de skal kunne gjennomføres, samt at brukeren har gyldig lisens til å kunne gjennomføre handlingene. Enkelte rettigheter styres også av kundeadministrator hos virksomheten. 

Rettighetsnivå 

Mercell-systemet er basert på at man som bruker med lisens kan opprette ulike elementer basert på hvilken lisens brukeren er satt opp med. Derfor er funksjonaliteten de ulike brukerne har tilgang til ulik. Hele basisen er bygget opp slik at minimum 1 bruker er definert som Kundeadministrator. Dette vil typisk være en systemansvarlig, som kan gjøre grunnleggende endringer i systemet, og administrere tilganger for andre brukere.

I elementer som Prosjekt, konkurranser og avtaler kan man definere tilgangsnivå per bruker. De grunnleggende rettighetene settes i hvert enkelt prosjekt, men man har mulighet til å gi utvidede rettigheter på enkeltelementer (planer, maler, konkurranser og avtaler) i prosjektet. Rettighetsnivå på enkeltbrukere gjøres under fanebladet “Brukere” både på prosjektnivå og øvrige elementer (planer, kunngjøringer, konkurranser og avtaler).

Nivåene er likt benevnt i alle elementene. Disse er:

• Administrere

• Tildele

• Redigere

• Evaluere

• Lese

Administrere

Dersom en bruker selv oppretter et prosjekt, så vil han ha administratorrettighet automatisk. På dette nivået har brukeren full tilgang til å utføre alle aktiviteter/endringer på alle elementer som ligger under prosjektet:

• Konkurranser - Registrere, publisere, evaluere og tildele

• Innkjøpsplan - Registrere og publisere

• Avtaler -  Registrere, aktivere og eventuelt opprette minikonkurranser

• Maler - Opprette og redigere

• Dokumenter - Laste opp, arkivere og slette

• Brukere - Legge til/fjerne tilgang for brukere i prosjektet

Forskjellen på en prosjektadministrator og en kundeadministrator er at man ikke får nedarvede rettigheter til andre prosjekter som opprettes av andre brukere i virksomheten. 

Tildele

Hvis man blir gitt tilgang på tildelingsnivå, så kan brukeren evaluere og tildele konkurranser/minikonkurranser. Han vil imidlertid ikke ha tilgang til å gjøre endringer/redigere konkurranser.

Redigere

Hvis man blir gitt tilgang på redigeringsnivå i et prosjekt, så vil man kunne gjøre endringer/redigere alle elementer som ligger i prosjektet; maler, konkurranser og avtaler. Denne rettigheten innebærer også at man kan evaluere og tildele konkurranser/minikonkurranser. Rettigheten til å redigere har nærmest lik tilgang som en administrator, men kan ikke gjøre endringer på hvilke brukere som skal ha tilgang på prosjektet.

Evaluere

Dersom man blir gitt tilgang til å evaluere, så har man rettigheter til å gjøre evaluering av tilbud i evalueringsmodulen på konkurranser/minikonkurranser. Brukere på dette nivået kan ikke gjøre endringer på elementer med unntak av å sette poengscore/kommentere på evalueringskriterier.

Lese

En bruker med lesetilgang kan se alle elementer i prosjektet, men ikke utføre noen handlinger annet enn å lese/laste ned dokumentasjon. En bruker med lesetilgang har imidlertid tilgang til å kopiere konkurranser og avtaler som ligger i prosjektet, men må da velge å legge kopien i et prosjekt han minimum har redigeringstilgang til.

Oversiktstabell - Handling og rettigheter

Tabell med oversikt over diverse handlinger og nødvendig rettighetsnivå:

Handlinger i et Prosjekt:

Alle rettigheter som er gitt på Prosjekt nedarves til de øvrige elementene. Man har imidlertid mulighet til å gå rettigheter til brukere på enkeltelementer

Handlinger på kunngjøringer/konkurranser:

Handlinger på innkjøpsplan:

Handlinger på avtaler:

Maler

Mercell anbefaler at man oppretter et eget prosjekt med virksomhetens maler og dynamiske dokumenter. For at brukere skal kunne benytte seg av malene, må de gis lesetilgang til prosjektet hvor malene befinner seg. 

I utgangspunktet er det kun Kundeadministrator som har tilgang til å opprette nye maler. Kundeadministrator kan gi rettigheter til andre brukere til dette ved å klikke seg inn på aktuell bruker og “Administrer rettigheter”. 

Dersom brukeren skal ha tilgang til å opprette maler, huker man av for “Direkte” under valget Create templates.

Administrator-roller

Kundeadministrator (Customer admin)

I Mercell må en bruker settes som kundeadministrator. Denne rollen vil ha tilgang til all data som er på virksomheten, gjøre systemendringer, samt kunne administrere hvilke brukere som skal ha tilgang til hvilke lisenser. 

En kundeadministrator kan eksplisitt velge om en annen bruker skal settes opp som dette, og også fjerne denne privilegerte tilgangen. Det må nødvendigvis alltid være minimum en bruker med rolle som kundeadministrator i virksomheten.

Valg om brukeren skal være kundeadministrator. Kun tilgjengelig for bruker som allerede er satt opp som dette av Mercell:

Nedarvet rettighet til elementer kan ikke fjernes. Skjermbilde fra prosjekt:

Kundeadministrator har tilgang til å kunne gjøre systemendringer, samt administrere brukere og tilganger:

Oversikt over en brukers lisenser, konkurranser, avtaler samt logg på aktivitet/endringer på brukeren

Prosjektadministrator

For å sette opp en rolle med tilgang til enklere funksjonalitet, som tilgang til full oversikt over status på enkeltprosjekter, så kan man alternativt bygge prosjektstrukturen på en sånn måte at brukeren som skal ha denne rollen settes som administrator på de prosjektene/områdene det gjelder. En prosjektadministrator vil kunne ha full tilgang til alle kunngjøringer og avtaler på sitt prosjekt, og status på disse.

Rollen som prosjektadministrator gis til den som oppretter prosjektet, eller av kundeadministrator. Rollen innebærer full tilgang til alle elementer i prosjektet:

Avdelingsadministrator

Alternativt kan man også strukturere virksomheten i såkalte Avdelinger. En avdeling kan settes opp med en avdelingsadministrator som automatisk vil ha full tilgang og oversikt over prosjekt som ligger under sin avdeling. Dvs. alle kunngjøringer, maler og avtaler. En avdelingsadministrator vil i motsetning til en kundeadministrator ikke automatisk få tilgang til data på “hovedvirksomheten” eller andre avdelinger, men dersom nye elementer opprettes i sin avdeling vil brukeren automatisk få full tilgang med nedarvede admin-rettigheter

En kundeadministrator kan opprette avdelinger i sin virksomhet:

Avdeling opprettet:

Gå inn på avdelingen for å legge til brukere:

Legg til en bruker fra listen over registrerte brukere:

Klikk på brukeren for å går til brukerinformansjon og sette ham/henne som avdelingsadministrator:

Nedarvet rettighet gis automatisk om et prosjekt opprettes i avdelingen:

Samarbeidspartnere 

I Mercell kan flere virksomheter knyttes til hverandre som samarbeidspartnere. Denne koblingen må gjøres av en kundekontakt i Mercell. Kontakt Mercell support eller din kundekontakt for assistanse.

Gi rettigheter til samarbeidspartner

Når en eller flere samarbeidspartnere er koblet opp, vil man på prosjekter og øvrige elementer hvor man kan gi rettigheter til brukere, kunne velge samarbeidspartneren i en nedtrekksmeny:

Velg “Hele virksomheten” hvis du ønsker å tildele rettigheter til alle brukere hos samarbeidspartneren:

Søk opp/velg aktuell bruker for å gi individuell tilgang:

En samarbeidspartner kan gis tilgang til å gjøre endringer på konkurranser og avtaler, men han kan ikke selv opprette nye objekter i et prosjekt. Selv med “admin”-tilgang får man ikke registrert nye konkurranser eller avtaler. Man kan imidlertid gis rettigheter til å utføre alle handlinger i pågående konkurranser og avtaler. 

Kjøre minikonkurranser på felles avtale

Dersom en samarbeidspartner skal kunne kjøre minikonkurranse på en avtale som ligger i en virksomhet, kan en bruker med tilstrekkelige rettigheter opprette en mal-konkurranse på avtalen og gi lesetilgang til brukeren hos samarbeidspartneren som skal opprette minikonkurransen. Brukeren kan da kopiere denne, og legge minikonkurransen i et prosjekt i sin egen virksomhet han har minimum redigeringstilgang til. Minikonkurransen vil fortsatt følge avtalen.

Spesielle handlinger i KGV/KAV 

Signering av avtaler

For å kunne starte selve signeringsprosessen, må man være satt opp med lisens til dette, samt ha redigeringsrettighet til avtalen det gjelder. For å opptre som signatar, må man gis lesetilgang på avtalen. 

Opprette minikonkurranser på rammeavtaler

For å se knappen “Lag ny konkurranse” på en avtale, så må brukeren ha redigeringstilgang på prosjektet avtalen ligger i. Årsaken til dette, er at man må ha minimum redigeringstilgang for å kunne opprette nye konkurranser i et prosjekt. Dette gjelder også minikonkurranser. Dersom man ikke ønsker at en bruker som skal opprette minikonkurranse skal ha redigeringstilgang til selve prosjektet, så kan en bruker med tilstrekkelige rettigheter opprette en mal-konkurranse på avtalen og gi lesetilgang til brukeren som skal opprette minikonkurransen. Brukeren kan da kopiere denne, og legge minikonkurransen i et prosjekt han har minimum redigeringstilgang til. Minikonkurransen vil fortsatt følge avtalen.

Opprette konkurranser på en dynamisk innkjøpsordning (DPS)

For å se knappen “Opprett konkurranse” på en DPS med kvalifiserte leverandører, så må brukeren ha redigeringstilgang på prosjektet DPS-en ligger i. Årsaken til dette, er at man må ha minimum redigeringstilgang for å kunne opprette nye konkurranser i et prosjekt. Dette gjelder også DPS-konkurranser. Dersom man ikke ønsker at en bruker som skal opprette konkurranse skal ha redigeringstilgang til selve prosjektet, så kan en bruker med tilstrekkelige rettigheter opprette konkurransen, og gi admin-tilgang til konkurransen til den aktuelle brukeren. Brukeren kan da gjennomføre konkurransen på vanlig måte.