Annoncer og afslut et begrænset udbud

Ifølge udbudsloven er det et krav, at udbudsdokumenterne skal gøres tilgængelige fra den dag, udbuddet er annonceret i TED-databasen. Dette betyder, at leverandører skal have adgang til kravspecifikationer, tildelingskriterier, prisformularer osv. Allerede i prækvalifikationen.

Ifølge udbudsloven er der ikke sådanne eksplicitte krav, men i vejledningen fra regeringen anbefales det, at ordregiveren har så meget af udbudsgrundlaget som muligt på tidspunktet for meddelelsen. I Mercell er funktionaliteten den samme uanset anvendelsen af regler, og du vil derfor ikke være i stand til at offentliggøre prækvalifikationen, før du har registreret alle obligatoriske dele i tilbudsfasen.

Værd at vide om dynamiske dokumenter

Hvis du bruger dynamiske dokumenter, anbefaler vi, at du opretter dine egne dokumentskabeloner tilpasset begrænset udbud; en til prækvalifikation og en til udbudsfasen. Dette skyldes, at de forskellige dynamiske dokumenter kun henter information fra den del af udbuddet, de er knyttet til. Dette skyldes, at et dynamisk dokument i trin 2 ikke kan flette information fra trin 1 og omvendt.

Registrering af prækvalifikation

Først skal du registrere prækvalifikation.

Opret nyt udbud som normalt. Under Indstillinger skal du vælge udbud-begrænset og udfylde overskriften, vælge tærskelværdi, projekt osv. På samme måde som du gør i et normal udbud.

Kontrakt eller rammeaftale?

Hvis udbuddet vedrører indgåelse af en rammeaftale, skal du under alle omstændigheder vælge Annoncering af udbud-begrænset. Rammeaftale vælges i indstillingerne, når du registrerer tilbudsfasen.

Under beskrivelsesfanen skal du udfylde II.1.4) Kort beskrivelse, II. 2.4) Beskrivelse af indkøb.

I feltet til information skal du udfylde oplysninger om kontraktens varighed (Varighedstype) Kvalifikationsfrist Du indstiller en deadline for at indsende en ansøgning om kvalifikation.

Ellers skal du udfylde de andre dele af meddelelsen på den sædvanlige måde:

beskriver kvalifikationskrav og kriterier eller regler for udvælgelse af eventuelle overflødige kvalificerede leverandører
uploader dokumenter relateret til prækvalifikationen. Dokumenterne tilhørende tilbudsfasen skal uploades der.
udfylder alle dynamiske dokumenter
vælger CPV-koder
etc.

BEMÆRK

Hvis du har tendens til at registrere krav, produkter og tildelingskriterier og udføre evalueringen i Mercell, skal du ikke registrere dette i prækvalifikationen. Du skal registrere dette i tilbudsfasen.

Oprette tilbudsfasen
Du kan ikke offentliggøre prækvalifikationen, før du har registreret alle obligatoriske dele i tilbudsfasen.

Tilbudsfasen i udbuddet oprettes under fanen Udbud.

Klik på + tegnet eller + Tilføj.

I Type vælger du, om du vil etablere et udbud, der ender i en kontrakt, en omvendt auktion eller en rammeaftale, og udfyld titlen.

Tips

Det kan give mening at give tilbudsfasen i udbuddet et andet navn end prækvalifikationen eller en klar betegnelse, der gør det klart, at dette er tilbudsfasen i udbuddet.

Du kan f.eks. kalde trin 1 som er "Prækvalifikation til udbud for …", og trin 2 "Tilbudsfase i udbud om …". Dette gør det lettere at holde styr på både dig selv og for leverandørerne. Kun prækvalifikationen offentliggøres på TED.

Husk at tilbudsfasen i udbuddet skal registreres med alle obligatoriske oplysninger, inden du kan annoncere prækvalifikationen. Dette betyder, at du skal sætte en tilbudsfrist og uploade filer/dokumenter, som når du offentliggør et almindelig udbud.

Du skal derfor have planlagt fremskridt i hele indkøbet mtp. frister, skal alle relevante filer/dokumenter og betingelser allerede når du annoncerer anmodningsfristen på prækvalifikationen.

Det er dog muligt at foretage ændringer i trin 2 på et senere tidspunkt, hvis det er nødvendigt, ligesom i almindelige udbud.

Hvis du bruger dynamiske dokumenter, henter flettefunktionerne kun oplysninger fra udbuddets trin 2.

Når trin 2 er afsluttet, skal du klikke på kloden for at offentliggøre udbuddet. Leverandørerne registrerer derefter deres interesse og indgiver en ansøgning om prækvalifikation på samme måde som de afgiver et tilbud.

Gennemfør prækvalificering og inviter til levering af tilbud
Når fristen for indgivelse af en ansøgning om deltagelse er udløbet, skal du gennemgå dokumentationen og vælge de leverandører, der skal opfordres til at deltage i udbudsfasen. De fleste gør dette med bilag uden for Mercell.

Vi antager nu, at du har valgt de leverandører, der vil deltage i udbuddet, og som vil blive opfordret til at afgive tilbud, og at du nu er klar til at sende en meddelelse om prækvalifikationsbeslutningen til de berørte leverandører.

Gå til Sammenlign kval. anmodninger eller klik på Kvalifikationskrav på statusskærmen.

I Evaluering/Status går du til Kvalifikation

Vælg hvilke leverandører, der anses for berettigede til at deltage i udbudsfasen (trin 2), og hvilke der ikke er. De, der skal opfordres til at deltage i udbudsfasen, skal have status Kvalificeret. De, der ikke er berettigede, skal have status Ikke kvalificeret.

I feltet Kommentar til leverandøren kan du skrive en kommentar til leverandøren. Du kan også uploade et dokument, der vises til de relevante leverandører.

BEMÆRK
Inden du kan sende meddelelserne, skal du også gennemgå ESPD-udelukkelsesgrunde og ESPD-udvælgelseskriter og markere leverandørens status i rullemenuen.

Når alle leverandører har fået status Kvalificeret eller ikke kvalificeret, skal du klikke på Gem. For at sende beslutningen til leverandørerne skal du klikke på knappen Kvalificer.

Du får derefter denne melding op.

Advarselstrekanten til højre for leverandørerne betyder, at der mangler information i det foregående trin. Hvis du holder markøren over trekanten, vil du se, hvad der mangler. Sådanne mangler kan være:

Intet dokument uploadet
Der er ikke tilføjet nogen kommentar til udbyderen

Hvis du ikke havde til hensigt at uploade vedhæftede filer eller skrive kommentarer, skal du klikke på OK. Ellers skal du klikke på Annuller og vende tilbage til det forrige trin.

I feltet Kommentar til kvalifikationen kan du skrive en kommentar eller en opstilling over kvalifikationsprocessen og en begrundelse.

Hvad sker der nu?
De leverandører, der blev markeret som kvalificeret, har nu mulighed for at begynde at afgive tilbud i trin 2. Du behøver ikke at sende en invitation eller aktivere trin 2, dette sker automatisk.

De leverandører, der ikke var kvalificerede, får besked om dette og adgang til de kommentarer, du har afgivet, og de dokumenter, du muligvis har uploadet. Disse leverandører vil naturligvis ikke have mulighed for at afgive tilbud i trin 2.

Hvordan ser annoncen ud for leverandørerne?

Når en leverandør finder udbuddet på udbud.dk/TED og klikker på linket, kommer vedkommende til dette billede.

Når vedkommende klikker på Meld interesse eller Vis filer/dokumenter, bliver vedkommende videresendt til Mercell hvor vedkommende kan downloade og læse filer/dokumentene knyttet til prækvalifikation (trin 1).

Leverandørene vil også finde en link til udbuddets trin 2:

to-trinns anskaffelsesprosedyre=begrænset udbud

Klikker vedkommende på linket kommer vedkommende til trin 2, og kan downloade og læse filer/dokumenter.

Når en leverandør har meldt interesse i Mercell

Når leverandøren har meldt interesse for udbuddet, vil vedkommende få tilgang til både trin 1 og trin 2.

For at levere prækvalifikationsanmodning, klikker vedkommende på Forbered bud/ Gi tilbud

For at se trin 2 i udbuddet skal du klikke på fanen udbud (trin 2) og derefter klikke på udbuddet.

Vedkommende har nu adgang til hele udbuddets indhold, men det er selvfølgelig ikke muligt at afgive tilbud.