Nedan följer en kort info om upphandlingsprocessen för TendSign Basic
Navigering
När du loggar in på TendSign kommer du till fliken “Min startsida”. För att navigera dig till
önskad del i systemet görs det dels genom toppmeny som finns överst på sidan. Toppmenyn
kommer du åt på varje sida oavsett var du befinner dig i systemet. De funktioner som just du
och din organisation har tillgång till kommer du åt från denna meny
Min startsida
Detta är din egen startsida som du alltid kommer till när du loggar in i systemet. Den informationen
som visas på ”Min startsida” är anpassad till dig. Under menyfliken med ditt namn
och en symbol med en docka och ett kugghjul, där hittar du bla information om din profil,
dina inställningar och val av språk i gränssnittet.
Utseendet på min startsida styrs bla via ”mina inställningar”. Där kan du ställa in att visa påminnelsefönster
vid inloggning i TendSign över aktuella aktiviteter.
Dels kan du ställa in lista med antal (maximalt 10 st) upphandlingar som du vill ska visas på
startsidan. Som standardval visas endast max 4 upphandlingar.
Du kan även tillåta Visma TendSigns supportpersonal att se ditt konto för att lättare kunna
hjälpa dig. TendSigns supportpersonal arbetar självfallet under absolut sekretess!
Genom att markera radiorutan för ”Ja” och sedan avslutar med att klicka på ”Spara supportval”
så är kontot som standard upplåst i endast 24 timmar, därefter måste konto låsas upp på
nytt.
För att slippa göra detta ingrepp för varje nytt ärende till TendSign, så kan man i datumfältet
skjuta fram tiden genom att exempelvis sätta årtalet långt framåt i tiden.
I toppmenyn hittar du en symbol med ett frågetecken (Hjälpfliken), där hittar du bla manualer
till TendSign samt ett hjälpbibliotek.
För att logga ut från systemet klickar du på symbolen längst upp i högra hörnet som ligger
bredvid symbolen för hjälpfliken.
Till vänster på sidan visas en lista över de upphandlingar som du arbetat med senast, med
den senast använda överst i listan. Klickar du på en upphandlings namn så kommer du till
upphandlingens startsida. Klickar du på den gröna knappen ”Till upphandlingsprocess” kommer
du direkt till det steg som du arbetade med senast.
Du registrerar en ny upphandling genom att klicka på knappen ’’Ny upphandling’’ under toppmenyn
”Upphandlingar” alternativt via ”Min startsida”. Då visas första sidan i processen som
skapar en ny upphandling.
Via toppmenyerna överst på sidan kan du också gå in och arbeta med exempelvis dina upphandlingar
och personliga inställningar.
Under Personliga anteckningar kan du skriva interna anteckningar som gäller för alla upphandlingar
du arbetar med. Du sparar anteckningarna genom att klicka på knappen ’’Spara
anteckningar’’.
Processen
När du skapar en ny upphandling sker detta i ett antal faser och steg som man går igenom
i den ordning de kommer. Det går inte att hoppa över några steg utan man är styrd att följa
denna process genom att klicka på “Nästa steg”. Processen består av följande faser:
Planera
Här gör ni de grundläggande valen för upphandlingen. Du namnger upphandlingen och väljer
upphandlingstyp samt hanterar tiden för upphandlingen.Underlag
Här skapas de dokument som ni kommer att synliggöra för de leverantörer som visar intresse
för den aktuella upphandlingen.Annonsera
Här fyller du i och skapar upphandlingens annons.Avsluta
Här kan du efterannonsera, om din upphandling kräver detta. Processen avslutas.
Upphandlingens startsida
På den här sidan visas upphandlingens viktigaste grunduppgifter såsom Namn, fas, steg,
språk, handläggare, annonseringsdag samt sista anbuds/ansökansdag.
Om du klickar på knappen ’’Till upphandlingsprocessen’’ kommer du direkt till det senaste
steget i processen.
Knappen ”Visa förfrågningsunderlagshämtare”, visar namnen på de som hämtat förfrågningsunderlaget
i systemet.
I fältet ”Anteckningar för denna upphandling” kan du skriva interna anteckningar som endast
gäller för denna upphandling. Du sparar anteckningarna genom att klicka på knappen ’’Spara
anteckningar’’.
I menyfliken på vänster sida visas underliggande objekt av upphandlingen.
– Upphandlingens startsida
– Process – där kommer du till upphandlingsprocessen och det senaste steget du
befann dig i sist du arbetade med upphandlingen.
– Dokument – där hittar du det publika förfrågningsunderlaget som ska annonseras
Menyfliken kan döljas från upphandlingens startsida genom att man klickar på dubbelpilen
bredvid vid raden för Meny. Om man vill visa menyfliken igen klickar man åter igen på dubbelpilarna
för att ta fram raden för Meny.
Skapa ny upphandling
Planera – Lägg upp upphandling
Första steget är Planera – Lägg upp upphandling. Du fyller i namnet på upphandlingen. Du
kan ange ett eget referensnummer, eller lämna det som Auto för att få ett automatgenererat
nummer.
Fyll i en kort beskrivning, använd gärna nyckelord som tydligt visar innehållet i upphandlingen.
Välj upphandlingens språk.
Informationen sparas och du går vidare till nästa steg i processen genom att klicka på knappen
’’Nästa steg”.
Planera – Upphandlingstyp
De värden du fyller i på detta steg styr sedan hur den fortsatta processen kommer att se ut.
Om du tillhör flera upphandlingssektorer, börjar du med det valet här.
Välj upphandlingstyp och därefter eventuellt något av alternativen typ av vara, tjänstekategori
eller typ av byggentreprenad.
Skriv därefter in uppskattat värde och valuta. För att visa din organisations tröskelvärde klickar
du på knappen för detta. Därefter hämtar du upphandlingsförfarande utifrån de värden du
fyllt i, genom att klicka på knappen ’’Hämta upphandlingsförfarande’’. Då visas urvalslistor för
att välja upphandlingsförfarande och tidsfaktor.
Informationen sparas och du går vidare till nästa steg i processen genom att klicka på knappen
’’Nästa steg”.
Planera – Tidsplan
Här hanterar du upphandlingens tidsplan. Systemet förelår antal dagar. För att ändra dagar
klickar du på kalender-symbolen alternativt skriver datum i fälten.
Informationen sparas och du går vidare till nästa steg i processen genom att klicka på knappen
’’Nästa steg”.
Underlag – Bifoga dokument
Här lägger du till dokument till förfrågningsunderlaget. För att lägga till ett nytt dokument
klickar du på knappen ’’Bifoga dokument’’. Då visas en ny sida där du kan söka upp den fil du
vill lägga till som dokument till upphandlingen. Filen som valts, laddas upp och läggs in som
ett nytt dokument i listan. Observera att storleken per fil ej får överstiga 50 Mb.
Du kan också välja att lägga in ett dokument via en länk-referens. Klicka då på knappen ’’Lägg
till länk’’ och en ny sida visas där du fyller i uppgifter om länken, bl.a. namn och adress. Den
angivna adressen blir sedan klickbar i listan.
För att lägga till en pärm (pärmen är en tjänst för hantering av stora förfrågningsunderlag
innehållande många filer och ritningar i olika format, inom framförallt bygg- och entreprenadsektorn),
klickar du på knappen ”Lägg till Pärm”.
Informationen sparas och du går vidare till nästa steg i processen genom att klicka på knappen
’’Nästa steg”.
Annonsera – Skapa annons
Här fyller du i och skapar upphandlingens annons. Vissa uppgifter har du redan fyllt i tidigare i
upphandlingsprocessen och dessa sätts automatiskt i de fält de tillhör.
Du klassificerar upphandlingen i annonsen genom att använda CPV- och NUTS-koder (d.v.s.
produkt- eller regionkoder). När du vill lägga till CPV-koder eller NUTS-koder använder du
någon av knapparna ‘’Lägg till kod’’ för respektive typ av kod. Då får du upp ett nytt fönster
där du kan välja en eller flera koder. Koderna du valt läggs då in listan för CPV-koder eller
NUTS-koder. Om du ändrar dig angående någon kod kan du ta bort den från listan igen
genom att klicka på knappen ‘’Ta bort markerad kod’’. Observera att du måste ange minst en
CPV-kod för att kunna gå vidare i processen.
Genom att teckna en tilläggstjänst, har du möjlighet att välja Låt Mercell Commerce CPV-koda annonsen”.
När annonsen är klar klicka “Spara utkast” och sedan “Klar”
Klicka ’’Nästa steg”
Annonsera - Publicera
Klicka “Påbörja publiceringsprocess”
Annonsen skickas nu till Mercell för granskning och eventuell cpv-kodning.
För att vi ska garantera att annonsen hinner behandlas samma dag måste den skickas innan kl 15:00 (vissa avvikelser kan förekomma vid helgdagar, se vår hemsida för närmare information).
För annonser under tröskelvärdena:
Efter granskningen publiceras den direkt i vår allmänt tillgängliga databas och underlaget blir tillgängligt för leverantörerna.
För annonser över tröskelvärdena:
Efter granskningen skickas annonsen vidare till TED för publicering. Observera att annonsen enligt ny lagstiftning inte får publiceras i en nationell databas innan den publicerats i TED, alternativt tidigast 48 timmar från tidpunkten då TED mottagit annonsen. Så fort annonsen är publicerad i TED eller senast 48 timmar efter att TED mottagit annonsen, publiceras den i vår allmänt tillgängliga databas och underlaget blir tillgängligt för leverantörerna.
Annonsera – Direktinformera
Här kan du direktinformera om upphandlingen till utvalda leverantörer via e-post. Fyll i
e-postadresser i rutan för ”Mottagare e-postlista”. Observera om du fyller i flera adresser
måste dessa separeras med semi-kolon (;).
Klicka på Skicka massbrev och sedan på ”Nästa steg”.
Om du vill sända meddelandet direkt sätter du inget sändningsdatum.
Om du inte vill skicka massbrev klickar
du endast på “Nästa steg” för att gå vidare i processen.
Avsluta – Efterannonsera
I detta steg sker efterannonseringen.
Lagen om upphandlingsstatistik började gälla den 1 juli 2020 och ändringarna i de olika upphandlingslagarna trädde i kraft den 1 januari 2021.
Annonsering av upphandling ska ske genom registrerade annonsdatabaser och alla upphandlingar ska efterannonseras. Det är även obligatoriskt att efterannonsera resultatet av en direktupphandling.
Alla upphandlingar ska som utgångspunkt efterannonseras. En upphandlande myndighet behöver däremot inte efterannonsera vid tilldelning av kontrakt som görs med stöd av ett ramavtal. När det gäller tilldelning av kontrakt enligt ett dynamiskt inköpssystem eller av kontrakt som avser tjänster av sådant slag som anges i bilaga 2 till lagen om offentlig upphandling (LOU) och bilaga 2 a till LOU går det bra att samla efterannonserna kvartalsvis.
Avsluta – Processen klar
Detta är sista steget i upphandlingsprocessen som nu är genomförd och klar!
För att gå till upphandlingens startsida klickar du på knappen ’’Till upphandlingens startsida’’.